10 di risparmiare tempo Calendar & Scheduling suggerimenti
In nessun luogo la linea tracciata in modo più chiaro tra 'cervelli industriale' e 'cervelli elettronici' che quando si tratta di come le persone preferiscono tenere e utilizzare i loro calendari. Questi suggerimenti programmazione sarà davvero rendere il vostro parlare di calendario a voi, se si utilizza un set confezionati, stampare un calendario computer perché ti piace il giornale 'vista' per una migliore pianificazione, oppure sincronizzare il Personal Digital Assistant (PDA) con il vostro portatile e Computer Office e non è mai hits situazione paper.Time tutti GuidelinesAlthough è diverso che possiamo imparare molto dal CEO che eseguono multinazionali. La rivista Forbes correva un articolo in prima pagina basato su interviste con gli amministratori delegati e direttori finanziari del loro orientamento una volta practices.Not prevista oltre il 75% del loro tempo, e la maggioranza prevista non oltre il 65% del loro tempo. In modo che stai cercando a non più di 2 / 3 a 3 / 4 del loro tempo quotidiano di essere programmata. Ecco la sconvolgente ragioni che questi MBA di classe mondiale si avvicinò con questi Guidelines.First Ora, tutto ciò che richiede più tempo di quanto si pensi che lo farà. In secondo luogo, salire le cose che hai a che fare con il diritto di distanza. (Non importa quanto sia importante quello che si sta lavorando è.) Ed il terzo, come ha detto un aneddoto: "Non si può mai entrare in una riunione, quando ci sono milioni di dollari a gioco dopo aver lavorato a destra fino all'ultimo minuto prima della riunione. Perché nessun altro nella stanza ha. "Prenditi una pausa prima di incontri importanti: sarete più creative.Now, non sono mai stato in un milione di dollari incontro, ma condivido con voi perché più applicare tali linee guida il tempo meglio la mia giornata lavorativa goes.The Buffer Zone (da non confondere con la Twilight Zone) Consentire un'ora in-tra una riunione linea finale e il prossimo appuntamento. Se si lavora con qualcuno che incontri orari in vostra assenza, spiegando che si vuole loro di tenere questa linea per tutti tranne che per il capo e il loro capo (o forse la tua coniuge) .Leaving / ritorno da una TripIf si è tornare al lavoro, all'inizio della giornata lavorativa, non pianificare gli appuntamenti prima di mezzogiorno. Datevi da qualche tempo a disfare le valigie e rivedere in modo radicale la posta vocale e e-mail. Se si torna al lavoro a metà, niente calendario giorno, fino al mattino seguente in modo da avere tempo di re-ingresso nel processo di elementi di azione dal vostro viaggio o invertire meetings.The è vero se si sta partendo per un viaggio: consentire a almeno una mezza giornata per preparare il viaggio stesso, nonché una revisione finale della vostra casella di posta ed e-mail per assicurarsi che non ci sono 'bombe a orologeria' nascosto tra il resto che può wait.Auto-e-risposta mailFor ogni giorno si essere in ufficio (o in tutte le riunioni dannatamente giorni ancora una volta) ha istituito un auto-e-mail di risposta che include un contatto alternativo, se del caso. Anche se siete solo sarà fuori per un giorno, informando ogni momento si sarà effettivamente disponibile, crea expectations.Voice più realistica-mail in uscita MessageWhen si è "Out of the Office" è meglio cambiare il tuo messaggio in uscita sulla segreteria telefonica pure. Far sapere loro quando sarete 'Open for Business' e chi contattare in vostra assenza. Iniziare dicendo "Aspetta! Ascoltate con attenzione questo messaggio." Molte persone skip automaticamente i messaggi in uscita. Gli altri semplicemente non ascoltare quello che in realtà è stato detto, perché ho sentito molte volte before.Be il più precisi possibile quando ci si riferisce ai chiamanti di un'altra fonte. Dare il nome della persona, telefono, e-mail, e / o indirizzo web. Più specifico che si sono i più è probabile che qualcuno possa fare lo sforzo per ottenere la loro risponde alle domande dei tuoi supplente. L'obiettivo è quello di mantenere fornitura di servizi, anche in vostra assenza. Questo whittles altresì l'arretrato in attesa di vostra return.Electronic Calendaring programmi calendari ProgramsMost computer sono collegati a un database di contatti in cui tutte le informazioni pertinenti di contatto è accessibile. Contatto programmi di gestione sono i migliori generazione dei loro contatti più semplici / antecedenti il calendario, e sono destinate al centro di tutte le informazioni sui contatti, automatizzando e documentando la sua comunicazione (e-mail, telefono, documenti, e-note, fax, ecc.) E 'veramente un rapporto basato modo di thinking.In Inoltre, è possibile utilizzare qualsiasi contatto / Contact calendario o programma di gestione per impostare rapidamente un facile strumento di gestione del progetto che verrà visualizzato senza problemi sul tuo finestra di visualizzazione del calendario o su printouts.Enter un nuovo contatto nel vostro record di contatto, utilizzando il nome del progetto (o nome in codice) per il campo nome del contatto. È ora possibile pianificare le operazioni, le cose da fare, le chiamate, e soprattutto incontri il tuo calendario associato al tuo lavoro sul progetto stesso, non con il cliente o di un altro membro del team. Questo ti permette di programmare il tuo pietre miliari su vari progetti, e il tempo dedicato a progetti specifici su la società calendar.In quali calendari loro rete questa è una tecnica particolarmente importante, perché quando qualcuno è alla ricerca di un tempo aperto a pianificare una riunione e il vostro calendario mostra riunioni di progetto, che hanno più probabilità di passare ad un altro date.Color-Coding calendario (cartaceo o elettronico) codifica a colori è molto efficace modo per tenersi dritto con molte e svariate attività della vita moderna. Codifica a colori sarà misfiles ridurre di ben il 90%, anche se non si cambia niente altro sulla tua system.For deposito coloro che fanno uso di un calendario di carta / planner, a matita o una penna cancellabile può essere utile soprattutto se si riscrive la tua Calendario spesso. Raccomando che i clienti portare due penne cancellabile nella loro organizzatore, per appuntamenti di lavoro nero e blu per ones.I personali, consigliamo di utilizzare i quattro colori penne a sfera per la pianificazione appuntamenti con categorie come il nero-business, blu-personali, rosso, viaggi elementi di progetto verde-azione. Acquista abbondanza di qualsiasi tipo di penne / matite usate per colorare il codice del tuo calendario! Il codifica a colori non deve da questo complicato e se si utilizza uno dei tanti calendari eccellente del calcolatore intorno a voi può automaticamente codice colore le voci come appaiono sullo schermo e in uso printout.I un programma chiamato Contact Management ACT. Esso include la possibilità di assegnare una gamma di colori priorità a qualsiasi attività. Tuttavia, dato che io non pianificare nulla che non sia prioritario io uso i colori per le mie categorie di black-business, blu-personale, Red-projects.Also, mi raccomando il display a colori PDA sul nero / grigio / visualizza il bianco. L'area del display del PDA sono limitate in modo che il colore vi dà un miglioramento della funzione visiva. Prestare attenzione quando si utilizzando la funzione di calendario per verificare il giorno prima e il giorno dopo quella che stai guardando la pianificazione di eventuali complicazioni nel coordinare il activities.Applying una qualsiasi di queste linee guida vi aiuteranno alcune. Applicare tutti i consigli che si possono eventualmente, cambierà il vostro modo di lavorare per il meglio. Just do it! Time-Saving Calendari e Pianificazione Consigli di Eve Abbott, tratto dal suo nuovo libro, "How to do Space Age Lavora con online Stone Age Cervello TM "Copyright, ultimo libro Eve Tutti i diritti Reserved.Eve Abbott Abbott è disponibile sul http://www.organize.com Ricordatevi di firmare per più di tempo del Extraordinaire dell'Organizzatore punte di risparmio. Godetevi il cervello libero quiz per aiutarti a lavorare al vostro personal best! "How to do Space Age di lavoro con una pietra TM Brain Age" è un divertente, offrendo guida interattiva semplice, le valutazioni in linea per contribuire a rendere il vostro
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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