L'arte di wastebasketry
I vostri armadi deposito farcite così pieno che è difficile recuperare i file e documenti? Se siete come l'80% delle persone nel pubblico a cui sto parlando, la risposta è "Sì". "Ci sono cose nella vostra deposito gabinetto probabilmente si potrebbe buttare? "La maggior parte, ancora una volta, rispondere" Sì ". Che cosa è il problema? Certamente un grande ostacolo è il tempo. Alcuni possono dire la pulizia del deposito gabinetto non farvi soldi. La mia risposta è "Davvero?" La ricerca mostra la persona media spende ogni anno 150 ore in cerca di informazioni fuorvianti. Che cosa accadrebbe alla vostra linea inferiore se si aggiunge che il tempo di ottenere nuovi clienti o la vendita di nuovi prodotti o servizi per i vecchi clienti? Spesso la gente dice di me "E non manca mai. Ogni volta che buttare via qualcosa, ho bisogno che il giorno dopo." Per cui ho risposto, "Mi potrebbe dare un esempio? "Molto mi silenzio. Determinare se si desidera conservare ogni pezzo di carta chiedendo a tutti voi questi" Arte di Wastebasketry? "domande: 1. Ciò richiede alcuna azione da parte mia? Solo perché si ricevono informazioni, anche se è il tuo capo da doesnt-media è necessario tenerlo! Se non richiedono l'intervento, file, o buttare subito! Se è solo uno FYI, leggere e toss.2. Questo esistono altrove? E 'in libreria? Sapete un esperto in materia, che sarebbe certo di avere informazioni più complete, se si ha realmente bisogno? È l'originale depositato altrove? È necessario mantenere una copia cartacea se essa esiste già nel computer? 3. Questa informazione è abbastanza recente per essere utile? Oggi, l'informazione diventa obsoleta in tempi molto brevi. Esprimi la tua voglia di un cliente di decidere se scegliere o meno di propri servizi sulla base di un periodo di tre anni opuscolo? Le informazioni contenute in un 6-mese-vecchia rivista articolo su software per computer è indubbiamente stata superata, in quanto dispone di un prodotto scaricato revisione da un servizio on-line. In molti casi, è più opportuno per tenere traccia della fonte delle informazioni, in modo da poter ottenere la versione più recente, piuttosto che mantenere le informazioni itself.4. Posso identificare specifiche circostanze in cui io uso questa informazione? Di solito ", solo nel caso in cui" non è abbastanza buono! File classificati "Varie" sono di poco valore, perché non c'è niente da attivare a guardare lì. Se non è possibile individuare in che modo devi usare il informazioni? almeno abbastanza bene che è possibile che il file di riferimento per il futuro, è improbabile che vi ricordo che avete, e tanto meno essere in grado di trovare later.5. Ci sono tasse o implicazioni giuridiche? Ecco dove "nel caso in cui" le opere. Purtroppo, siamo spesso richiesto di far risorgere la carta che ci sono invece molto dimenticata. A volte, dopo aver superato le informazioni nel vostro file possono creare inutili problemi. Un cliente della miniera è stato citato. Quando il file della società sono stati subpoenaed, il perseguimento di avvocato trovato il mio cliente unsigned contratto proposta, e lo ha utilizzato per dimostrare l'intento illecito. Il mio cliente ha perso la tuta e ha dovuto pagare $ 147.000. Ha avuto il file era stato correttamente puliti; non credo che sarebbe happened.If si risponde "No" a tutte le precedenti domande, ma non sono ancora comodo buttare via qualcosa, chiedo un ultimo domanda: 6. Qual è la cosa peggiore che potrebbe accadere se non ho avuto queste informazioni? Se si riesce a vivere con la tua risposta, è buttare? e vivere felicemente mai dopo. Per anni ho orchestrata "File Pulizia Out Giorni "con le imprese. Ho usato per vivere nella paura che qualcuno venisse a me poi con un orrore della storia abbiamo buttato fuori qualcosa, e di cui hanno bisogno in seguito. In 20 anni, non è mai accaduto! Di recente un donna mi ha detto che una delle grandi frustrazioni della sua pubblicità è stata spesa per il personale volta alla ricerca di materiali provenienti da progetti client anni 'prima. Ho proposto un piano. Perché non istituire una politica aziendale che "Abbiamo clienti materiali mantenere per tre anni." Alla fine di ogni anno, di inviare una lettera al cliente dicendo: "Abbiamo i seguenti materiali dal progetto abbiamo fatto insieme. La nostra politica è quella di mantenere clienti materiali per un periodo di tre anni. Se non sapere da voi in 60 giorni, i materiali saranno distrutti ". Qual è la cosa peggiore che potrebbe succedere? Quattro possibilità che io possa pensare. (1) Non si rifiuti tempo prezioso alla ricerca di qualcosa che porta nulla di nuovo per la società, (2) La vostra politica si fa guardare molto professionale, o (3) La tua lettera ricorda il cliente della vostra disponibilità, e si ottiene un nuovo contratto! Chi dice di utilizzare il cestino non fare soldi? E (4), qualcuno da qualche parte, probabilmente è comunque? nonostante i nostri sforzi! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © Barbara Hemphill è l'autore di Kiplinger's Domare la tigre di carta sul luogo di lavoro e Domare la tigre di carta a casa e co-autore di Love It o Lose It: Vivere senza ingombrare Forever. La missione di Hemphill Produttività Istituto è quello di aiutare le persone e le organizzazioni di creare e mantenere un ambiente produttivo in modo da poter compiere il loro lavoro e godere della loro vita. Lo facciamo con l'organizzazione dello spazio, le informazioni, e di tempo. Possiamo essere raggiunto al 800-427-0237 o al
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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