Scavando dall'ammasso di carta - parte 2
Precedentemente abbiamo notato che le carte devono essere fascicolate prima che potessero essere archiviate correttamente. Continuando dal nostro ultimo articolo, la vostra specie li ha lasciati con due mucchi - 'per archiviare 'e 'per gettare away/recycle.' Avete gettato il garbage/recycling, così ora voi avete una pila di carte da archiviare. Rifiniamo la specie e generi un sistema di classificazione di base. Mantenga nelle cose di mente tre:
Un sistema di classificazione ha uno scopo principale: per permettere che troviate rapidamente ed esattamente & richiamiate le vostre informazioni. Le vostre lime sono mólto come una biblioteca. Quando entrate in una biblioteca, desiderate potere andare a destra alla mensola e trovare il libro che desiderate. Immagini a caso se la biblioteca non avesse sistema di classificazione e libri messi sulle mensole. Quanto tempo lo pensate li prendereste per ottenere frustrati e dare in su la ricerca? La mia congettura è che non andreste probabilmente mai di nuovo alla biblioteca.
Le vostre lime sono la biblioteca della vostra vita. Non potete avere bisogno spesso del vostro lavoro di ufficio, ma quando lo avete bisogno, desiderate potere trovarlo veloce. È circa prevedibilità. Le sorprese sono grandi sui compleanni. Con lavoro di ufficio, desiderate la prevedibilità ed accelerate. E scoprendo che i mezzi veloci delle carte li hanno nel giusto posto.
Per generare il vostro sistema di classificazione, segua questi punti:
1. Vasta specie - fascicoli le vostre carte nelle vaste categorie, quale 'assicurazione, ''programmi di utilità, ''investimenti, ''hobby e 'corsa '(le vostre categorie dipenderanno dal tipo di carte che dovete archiviare.) Ottenga un mazzo di sacchetti del supermercato ed identifichi ogni usando le vostre categorie. Afferri una manciata di carte dalla pila e cada ogni carta nel sacchetto adatto. Di nuovo, non cercano le date, gli importi o altri particolari? state separando le cose nelle categorie grandi, quali le carte di credito, le operazioni bancarie, le tasse, ecc. Come passate attraverso le carte, rimuova tutto l'articolo che coinvolge un'azione e regolilo da parte, in un sacchetto separato identificato 'azione.' Le carte da azione sono facili da selezionare. Vi richiedono di fare qualcosa entro una determinata data ed includono le fatture, biglietti di parcheggio, RSVPs e forme, applicazioni, ecc. che hanno una scadenza. Quando siete la fascicolazione fatta, avrete un sacchetto del roba di operazioni bancarie, un sacchetto di roba auto, un sacchetto del roba della carta di credito, ecc. Tenga presente che le categorie varieranno dalla persona alla persona.
2. Specie specifica - dopo, fascicoli il contenuto di ogni sacchetto nelle categorie più specifiche. Per esempio, 'la forza dei programmi di utilità è fascicolata 'in acqua, ''gas, ''elettrico 'e 'cavo. 'contare 'ha potuto essere separato dal cliente #, o 'dal risparmio, ''controllare 'e 'prestito di automobile.' (non importuni con il mucchio 'de Acton '. Otterremo a quello presto.) Di nuovo, le vostre intestazioni particolari dipenderanno dai tipi di carte che avete. Ma il principale è lo stesso. Ciascuno di questi mucchi suddivisi finalmente otterrà il relativo proprio dispositivo di piegatura della lima.
3. Lima - ora che la specie è completa, è tempo di installare un sistema di classificazione. Manteniamolo semplice. Le fatture, le dichiarazione e le annotazioni simili saranno archiviate cronologicamente, con la fattura più recente nella parte anteriore. Per esempio, prenda le vostre dichiarazione di visto ed organizzile entro la data di dichiarazione, da più vecchio a più corrente. Ottenga un dispositivo di piegatura vuoto, identifichilo visto e metta le dichiarazione all'interno. Faccia lo stesso per ogni programma di utilità, il cliente della banca e l'altro mucchio da punto 2. Gli acquisti importanti vogliono ciascuno ottengono una lima separata. Così, se comprate una nuova lavatrice, generi una lima della lavatrice. Metta la vostra ricevuta, la garanzia, il manuale e l'altro Info relativo a quella lavatrice all'interno. Se l'apparecchio richiede le riparazioni, metta quelle ricevute nel dispositivo di piegatura anche. gli articoli Non-non-dated, quali le manuali d'istruzione e gli articoli inoltre entreranno nelle lime giustamente identificate.
4. Lime di azione - ricordisi delle carte da punto 1, che richiedono la vostra azione? Fascicoliamole in due mucchi ed assegni ogni mucchio alla relativa propria lima. Il primo gruppo includerà gli articoli, quali le fatture che devono essere maneggiate questa settimana. Qualche gente gradisce denominare questa 'una lima del tickler '. Suggerisco la scrittura dell'ogni operazione su una lista di to-do, poichè mettete il lavoro di ufficio nella lima. Metta tutti gli articoli che devono essere maneggiati entro un mese, ma non necessariamente questa settimana nel secondo mucchio. Metta questi articoli in una lima identificata azione di giorno '30 '. L'idea è rivedere regolarmente la vostra lima 30-Day e trasferisce gli articoli nella lima del tickler, poichè raggiungete la data di una settimana di scadenza.
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Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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