Organizzazione Del Vostro Email
Mantenere il vostro email organizzato è di importanza fondamentale, particolarmente nelle regolazioni di piccola impresa corporativa o. Quando usate il email per gli scopi di affari, essenzialmente state maneggiando le lime del cliente. A causa dell'importanza di questo per persino il più piccolo dei commerci, quelle lime dovrebbe rimanere come organizzato come possibile. non grumo giusto tutto del vostro cliente che di carta le lime in un angolo voi? La maggior parte di noi non, così qui sono alcuni sensi mantenere le lime del email (corrispondenza) organizzate pure.
Se il vostro inbox del email di affari attualmente è stipato di con le centinaia di vecchi articoli, metta un certo tempo da parte alla radura esso fuori. Questo primo spazio può occorrere parecchie ore, in modo da potete desiderare delegare un certo tempo di sera o di fine settimana di affrontarlo.
Metodi Della Limatura
Prima di iniziare la limatura reale degli articoli, dovrete brainstorm la vostra struttura organizzativa. Se non avete un programma solido del software dell'amministrazione del contatto, suggerisco fortemente l'investimento in uno. La mia preferenza è GoldMine e spiegherò perchè ulteriore sopra in questa sezione. Per ora, dovete semplicemente decidere come lavorate e che sistema di classificazione funzionerà il più bene personalmente per voi. Se avete bisogno dell'aiuto che fornisce la limatura e le idee organizzative, qui sono alcune popolari:
1. Dispositivi di piegatura Nomi Del Cliente? Generi i dispositivi di piegatura del email che sono chiamati lo stessi dei vostri clienti. Tutto il email a o da un cliente particolare sarà archiviato al dispositivo di piegatura specifico del email di quel cliente.
2. Dispositivi di piegatura Nomi Di Progetto? Se lavorate soprattutto con i progetti, potete generare i dispositivi di piegatura del email che abbinano oltre, esistere o i nomi futuri di progetto. Da là, potete archiviare tutto il email relativo al progetto, senza riguardo a chi è a o da, nel dispositivo di piegatura corrispondente di progetto.
3. Dispositivi di piegatura di anno e di mese? Generi i dispositivi di piegatura del email che sono chiamati per ogni mese ed anno. Allora archivi tutto il email trasmesso o ricevuto in quanto month/year nel dispositivo di piegatura di corrispondenza.
4. Stampi Lo Specchio Del Governo Della Lima? Generi i dispositivi di piegatura del email chiamati per abbinare il vostro sistema del Governo della lima della stampa. Allora archivi il email nei dispositivi di piegatura del email nello stesso senso che archiviate le carte dalla stampa nel vostro sistema della copia su carta.
Una volta che avete deciso come desiderate organizzare il vostro email, installano i dispositivi di piegatura ed allora passano attraverso ogni articolo nel vostro inbox. Ciò è la parte che può occorrere le ore in modo da si assicura voi mettere abbastanza tempo da parte completamente di completare il lavoro.
Mentre state fascicolando i vostri messaggi, potete trovare parecchi articoli che ancora non sono stati indirizzati ma devono essere. Provi a richiamare questi prima della limatura loro, o faccia una nota sul vostro calendario o lista di to-do. Alternativamente, se il vostro sistema del email ha la possibilità, potete contrassegnarli più successivamente per completamento. Sia informato tuttavia: Se archiviate i messaggi via non siete probabili richiamarli più successivamente a meno che facciate prevedere qualcosa a che vi ricordi. Così, se potete, è migliore ora richiamarli ed ottenerli allontanato.
Se il vostro programma del email ha la capacità di collegare i messaggi ai contatti, suggerisco fortemente usando questa caratteristica. Ciò è il motivo che principale uso il software di GoldMine. Con GoldMine, posso mantenere una storia corrente per ogni persona che entro in contatto con. Tutti i messaggi del email trasmessi o ricevuti possono essere archiviati nella destra di storia con gli appuntamenti, le telefonate, i fax, le note di progetto e qualunque altra corrispondenza che mi sono accumulato.
Utilizzando il software dell'amministrazione del contatto che archivia il email secondo la persona da quale il email proviene o a, non dovete continuamente cercare attraverso i vari dispositivi di piegatura del email quando prova a trovare un articolo specifico.
Abitudini Continue
Ora, una volta che avete speso il tempo iniziale necessario per organizzare il vostro inbox, è ragionevolmente facile da mantenerlo organizzato da quel punto in avanti. Può prendere un po'di sforzo entrare nell'abitudine nella nei prima settimana o due, ma solitamente la gioia di averla tutti gli aiuti fuori puliti per motivarla nel mantenerla pulita.
Circa l'autore:
(C) 2002, Ustioni Di Kathy.
Questo articolo è un brano dalla relazione del Kathy: "non metta oggi nel email che cosa non desiderate vedere domani sulle notizie del titolo" - una guida alla comunicazione efficace e professionale del email. Leggala liberamente a http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective-Email/
Questo articolo è la cortesia fornita di http://www.SasEzPublications.com- potete ristampare liberamente questo articolo sul vostro Web site o in vostro bollettino ha fornito questo avviso di cortesia ed il nome dell'autore ed il URL rimangono intact.
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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