15 sensi controllare più efficacemente il vostro email
? Siete stanco di ricerca dei messaggi che di E-mail conoscete siete in qualche luogo?
? È il vostro elettronico "in scatola" piena dei messaggi antiquati?
? Facciali frequentemente ottengono i ultimatums dal vostro È reparto "puliscono il vostro atto?"
Amilo o odilo? o entrambi! ? il E-mail è sempre più il metodo primario per la comunicazione in mondo digitale odierno? sul lavoro e nel paese. La ricerca mostra quella che introduce il E-mail negli aumenti dell'azienda che stampano da 40%.
Nei seminari, chiedo spesso ai membri, "quant0 di voi stampano verso l'esterno il vostro E-mail?" Aumento di vasta maggioranza la loro mano? timidly! Ma affrontiamola, a volte carta è altamente pratico. Le proposte complesse, per esempio, richiedono spesso le discussioni dove avete bisogno di una copia stampata che provocano le note fisiche, rendente il E-mail elettronico meno importante che la versione stampata.
D'altra parte, stampare tutto non è probabile una buona soluzione. La chiave al E-mail in carico sta determinando quando mantenere la copia su carta e quando mantenere la copia elettronica, tenente presente che a volte entrambe possano essere pratiche. Nel caso descritto precedentemente, per esempio, la versione stampata ha valore per la discussione e la versione elettronica ha valore per la generazione delle versioni nuove dopo la discussione. In il uno o il altro evento, i principii della metodologia di carta della tigre miglioreranno il rendimento di aumento e di comunicazione.
6 punte per trasmettere E-mail che i vostri destinatari ameranno:
1. Usi la linea tematica per descrivere chiaramente il soggetto del vostro E-mail. Ciò è utile per il destinatario e per voi se desiderate trovare un messaggio avete trasmesso.
2. Includa soltanto un oggetto per il messaggio di E-mail. Questo metodo notevolmente faciliterà la limatura ed il ricupero di E-mail.
3. Per un E-mail lungo o complicato, generi il E-mail nel vostro programma di elaborazione di testi ed allora copii al vostro E-mail. Se avete un impulso errato di E-mail durante il processo di trasmissione, potete richiamare facilmente il vostro messaggio!
4. Nel rispondere a qualsiasi E-mail, attaccatura abbastanza di vecchio messaggio affinchè il destinatario si ricordino del contenuto del E-mail originale, ma per cancellare le informazioni o duplicazione inutili.
5. Eviti di trasmettere i collegamenti di E-mail per quanto possibile. Le riceventi stanno diventando più riluttanti ad aprire i collegamenti dovuto la prevalenza aumentante dei virus che possono venire tramite i collegamenti. In alcuni casi, potete trasmettere un collegamento ed includete il collegamento nel corpo del E-mail, con la spiegazione che il collegamento avrà formattazione migliore, ma il destinatario potrebbe ottenere il gist del messaggio senza aprire il collegamento.
6. Studii la possibilità di usando il vostro software dell'amministrazione del contatto (quale la LEGGE!) per trasmettere tutto il vostro E-mail uscente. Con molti programmi, potete fissare i vostri messaggi uscenti di E-mail ai destinatari ed altri contatti relativi e compariranno automaticamente nella scatola di out del vostro programma di E-mail.
9 punte per il controllo del vostro E-mail ricevuto:
1. Per evitare un E-mail d'eccesso in scatola, generi i dispositivi di piegatura. Per esempio, potreste avere dispositivi di piegatura per ciascuno dei vostri rapporti diretti, per ogni progetto, per un comitato che voi sedia e per gli argomenti di interesse particolare. (per esempio, ho un dispositivo di piegatura "le statistiche" poiché ho bisogno frequentemente di quell'Info per i mezzi.)
2. Ogni volta che aprite il vostro E-mail ricevuto, applichi il sistema di FAT? (Lima-Comport-Getti) ad ogni E-mail.
3. Se non siete sicuri voi bisogno esso, gettilo! Diverso di un wastebasket di carta, potete richiamare sempre il E-mail da rifiuti elettronici usando "la caratteristica del messaggio del ritrovamento" disponibile nella maggior parte dei programmi di E-mail. (se l'azienda svuota i rifiuti senza vostra conoscenza, generi un dispositivo di piegatura chiamato "i miei rifiuti.")
4. Applichi "la regola 2-Do" per quanto possibile. Se potete rispondere in 2 minuti, allora facciala subito. Prenderà più lungamente per archiviarla e richiamarla ancora che "facciala appena!"
5. Per il E-mail che occorre più tempo rispondere, o lascili in Inbox o archivi in un dispositivo di piegatura adatto quale "Action"or "risposta."
6. Se usate la tigre che di carta l'azione permanente archivia per il controllo della vostra carta (chiamata, discute, in linea, ecc.), voi può usarla per classificare la copia su carta del E-mail che richiede la vostra azione, come "discute con John."
7. Per il E-mail desiderate mantenere nella disposizione elettronica, resistenza al dispositivo di piegatura adatto come descritto nella punta # 1.
8. Se avete bisogno o desiderate di una copia su carta di un E-mail per riferimento futuro, la stampate fuori e la archiviate nel vostro sistema di amministrazione di carta, cioè tigre di carta, in modo da voi può trovarlo ancora in 5 secondi o in di meno!
9. Dopo che rifiniate con un dispositivo di piegatura di E-mail (quale un progetto specifico), potete immagazzinarli su un disco magnetico o su un disc della CHIUSURA LAMPO nel caso lo avete bisogno più successivamente.
Avete alcuni "trucchi del commercio" che non ho descritto, o avete domande circa quelle abbia suggerito, tatto libero al E-mail me - amore di I sentirsi da voi.
Ã"â© Barbara Hemphill è l'autore di Kiplinger che addomestica la tigre di carta sul lavoro e che addomestica la tigre di carta nel paese ed il co-author di amore esso o lo perde: Stip-Libero Vivente Per sempre. La missione dell'istituto di rendimento di Hemphill è di aiutare gli individui e le organizzazioni per generare e sostenere un ambiente produttivo in modo da possono compire il loro lavoro e godere le loro vite. Facciamo questo organizzando lo spazio, le informazioni ed il tempo. Possiamo essere raggiunti a 800-427-0237 o a www.ProductiveEnvironment.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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