Sopravvivere in Amercia aziendale: parte 1 - e-mail
C'è un proverbio, "L'offesa migliore è una difesa grande". In nessun luogo è lo stesso applicato migliore nel mondo aziendale che in un uso intelligente della posta elettronica. In questa epoca di tecnologia, E-mail è un strumento multiuso che può essere adattato in modelli organizzativi di ciascun utente. In primo luogo, avremo la base da fare e non fare fuori dalla way.Do non utilizzare l'indirizzo di lavoro quando la compilazione di moduli su siti esterni. Questo può portare grandi quantità di spam che possono avvertire il reparto IT nel guardare la tua attività più strettamente. Free Internet mail basata, come Hotmail, sono i tuoi migliori options.Do non trasmettere qualsiasi materiale discutibile a co-lavoratori. In particolare nelle imprese di grandi dimensioni in cui si può avere più di un John Smith di lavoro, l'invio di qualsiasi sessualmente esplicito o offensivo materiali alla persona sbagliata può ottenere è licenziato. E non dimenticate, Big Fratello è sempre a guardare. Sviluppo di software hanno raggiungere il punto in cui sviluppi possono eseguire la scansione e-mail per parole chiave e visualizzare il messaggio themselves.Never inviare una e-mail con rabbia. La parola scritta è una potente cosa. Mail Angry può scatenare una raffica di risposte, con l'espansione delle liste di distribuzione. Se hai sbagliato, anche un certo punto il vostro attacco multi-point, l'intero contenuto sarà oggetto di critiche. Se si avevano ragione, tutti su quella lista, e tutti coloro che hanno sentito parlare, sarà in apprensione per te ad un certo punto negli esempi future.Those di base sono noti ai più, ma seguito da pochi. Non dare la tua azienda un vantaggio su di voi, soprattutto uno che avrebbe potuto essere evitato con tanta facilità. Le società sottoposte costante evoluzione, attraverso acquisizioni, ridimensionamento, spostando il fulcro. Non si sa mai chi si sta andando a riferire, o che società si può finire di lavorare per. Le regole descritte qui, sia di base e avanzata, dovrebbe essere applicato in ogni momento, compresi i rapporti con i fornitori. Attraverso un progetto comune, o la fusione, si possono trovare a lavorare con qualcuno che hai usato per sedersi su lati opposti contro. Lavorare sul modo migliore per proteggersi è aiutata con la posta elettronica, in modo da prendere il tempo per imparare a utilizzare il sistema di e-mail ai suoi limiti. Qui sono alcuni suggerimenti avanzati per seguire: Passo 1Organize cartelle locali in categorie dettagliate. Come si sceglie di farlo, dipende dal singolo individuo, sulla posizione che hanno. Se si gestisce il personale, si voglio ripartiti in nomi e anni. Se si lavora principalmente su progetti, poi vorrete nomi diversi progetti e prodotti. Cercate di non avere più di 1 sub-cartella. I file si perdono se si deve cercare di guardare troppo deep.Step 2Sectionalize tutte le email in queste cartelle. Se un email particolare bisogno di essere seguito, quindi impostare un flag per ricordare. Migliore per impostare il flag di almeno uno - due giorni prima, in modo che non tiene lei da 3If surprise.Step tua casella di posta locale è l'intasamento del computer, salvare tutti i file su CD, dispositivi portatili o qualche altra struttura di stoccaggio. Potrebbe essere necessario contattare il dipartimento IT per maggiori dettagli. Fare Assicurarsi di individuare correttamente ogni unità di contenimento memorizzata per retrieval.With informazioni facile la continuità di questo sistema a 3 fasi, si sarà in grado di proteggersi meglio contro la giorno per giorno le questioni che accadono nel Corporate mondo. Ecco alcuni esempi di come si può usare la posta elettronica a vostro vantaggio: Conferma tutto per iscritto. Alcuni gestori si rifiutano di inviare i dettagli delle loro richieste per iscritto. Essi parlarvi di essa e si aspettano di prendere appunti o ricordi. Tuttavia, se qualcosa va storto, come risultato diretto di attuare il loro ordine, molti manager non si assume la responsabilità. Sono stato testimone di questa volte più di me cura di remember.To combattere questo, ho sviluppato il perfetto meccanismo di difesa. Vorrei documentare la richiesta, i risultati e le azioni da intraprendere come indicato dal mio capo, e di rinviarlo a loro per iscritto. Io non chiedere una risposta, né voglio copiare gli altri a meno che non sono stati coinvolti allo stesso livello con me (direttiva del team). E 'stato sufficiente che si sia capito che avrei potuto difendermi. Questa azione non verbale, ha anche consentito la rapporto di lavoro a continuare tutto amicably.Keep. Inviati cartelle, di posta aziendale, allegati, presentazioni, anche la posta eliminata. In tal modo, sarete in grado di affrontare qualsiasi mis-informazione rivolte tu. Tutte le applicazioni e-mail hanno un filtro di ricerca che è possibile utilizzare per trovare facilmente quello che stai cercando. Potrebbe essere necessario analizzare le centinaia di e-mail dalla stessa persona, ma varrebbe la pena di it.Some aggressivi e-mail deve essere prima risposto di persona. Ci sono persone che amano far finta che sono Napoleone nelle e-mail, ma quando li si incontra, sono solo brevi. Personaggi napoleonici sono essi stessi intimidito quando costretti a verbalizzare i loro problemi. Una volta che il problema è risolto, solo allora una risposta tutto ciò che inizia con le parole, "Come abbiamo visto?" Mai impegnarsi in raffiche scritta. Se la gente comincia a essere aggiunti alla lista di distribuzione, tagliare la risposta successiva breve. E-mail non deve mai essere un sostituto per la discussione. Nel momento in cui dire questo cominciando ad accadere, è necessario inviare la tua email prossimo con "Al fine di trovare una risoluzione, possiamo creare un ponte per discutere ulteriormente ". È anche possibile chiamare la persona direttamente, anche se deve essere fatto in tone.In stesso caso in cui si deve rispondere, a ciò che può essere considerata solo uno attacco, via e-mail, poi prendere il tempo per trovare un obiettivo 3rd party a leggere attraverso di essa. È importante che tu non lasciare buchi o lacune nella vostra argomenti. È necessario rimuovere tutte le emozioni dal tuo testo, e concentrarsi sui fatti di base. Ancora più importante, il tono deve sempre concentrarsi sulla risoluzione del problema, e la soluzione per quello che è attacked.Executives si sono sempre alla ricerca di persone che possono rimanere voi come una testa calda, o un bulldog.About Il Whittaker AuthorGary è caporedattore di TEN Magazine. È possibile controllare le storie di più su una varietà di soggetti sopra a http://www.tenwebzine.com.editor @ tenwebzine.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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