Riunioni efficaci: perché la maggior parte le riunioni sono uno spreco di tempo
Se la vostra società detiene una riunione di una settimana o di decine di riunioni di un giorno, è essenziale che questo tempo sia utilizzato in modo efficiente ed efficace. La maggior parte delle riunioni sono meno efficaci di quanto potrebbero essere non perché sono gestita male, ma perché riunione di tutti i gestori di trascorrere il loro tempo concentrandosi su una o due ore quando le persone saranno raccolti intorno al tavolo o schermo video. Smart riunione dirigenti sanno che è il azioni che si prendono nel corso dei tre giorni immediatamente prima della riunione, che sono di gran lunga più importante della riunione itself.When tuo Meeting inizia la chiave per rendere il vostro incontro di successo inizia molto prima della prevista in tempo di iniziare il vostro incontro. Proprio come ogni atleta conosce l'importanza di stretching prima di esercitare, di alto livello riunione i dirigenti sanno che come trascorrere il vostro tempo la settimana prima di un incontro è importante o come più importante della riunione tempo itself.Common segni che un manager ha speso troppo tempo concentrandosi sulla riunione stessa, e non abbastanza tempo incentrato sulle attività che portano alla riunione le persone prossimi alle vostre riunioni impreparati, alcune persone che suggerisce molte delle idee, e un modello di coerenza tra gli elementi che scorrono nella parte inferiore del tuo agenda.Roger Burns, un veterano di 30 anni di incontri ad alto livello lo descrive come questo, "Spesso i primi 20 o 30 minuti del nostro incontro sarebbe stato speso con le persone sfogliare i documenti che avevo inviato loro più di una settimana fa. Essi non avevano ancora preparato e non aveva alcuna idea di cosa domande che mi andava di chiedere nei prossimi minuti. "Se si, come molti, questi sintomi vengono visualizzati più spesso di quanto non. Qual è, dunque, un incontro per fare gestore? Come si possono evitare queste insidie comune? La risposta è semplice, ma inizia una settimana prima della riunione è prevista per start.The Tre P di successo Riunioni: Preparazione, partecipazione, priorità Sebbene un meeting di successo richiede una manodopera qualificata promotore, che è solo una parte del puzzle. Altrettanto importante è l'attività che si è verificato prima della Prima meeting.The P: Preparazione efficace uso del vostro incontro tempo si basa su tutte le parti in corso di preparazione a partecipare. Questo significa che ogni persona ha già letto la partecipazione alla riunione dei materiali prima della riunione in corso. In aggiunta a questo, la riunione i partecipanti dovrebbero essere le domande che verranno discusse prima della meeting.Historically, la maggior parte delle riunioni di iniziare con il presidente chiede una domanda a quelli presenti. Per fare un esempio, se siete stati in possesso di un incontro di pianificazione strategica, una buona domanda potrebbe essere: "Che cosa lei pensa siano i punti di forza della nostra organizzazione? "A questo punto la discussione si muove intorno al tavolo, con ogni persona che abbia il processo di due minuti per le domande, trovare una soluzione intelligente del suono, e esprimere la soluzione coerente alla group.The problema con questo metodo è che la maggior parte delle buone idee non sono in questi due minuti. Le buone idee vengono, come si guida a lavorare, come si addormentarsi, come lei sono in la doccia? i tempi si sono molto probabilmente non con i vostri colleghi di lavoro nel corso di una riunione. (A meno che non si sono le vostre riunioni di routine di partecipazione nella società spogliatoio!) Dare le domande che stanno andando a chiedere ad ogni riunione partecipante prima della riunione è essenziale per ottenere i migliori idee dei partecipanti. Essa affida loro anche un motivo per leggere il materiale che avete distribuito prima della meeting.The momento migliore per distribuire i materiali e le domande sono da tre a sette giorni prima della riunione. Questo dà ai partecipanti la possibilità di riflettere sulle questioni e domande, ma non abbastanza a lungo da dimenticare le buone idee e perché gli piaceva loro. Il recupero è rapido e chiaro. Vedrete più attività in meno tempo? risparmio di denaro e la sua organizzazione che consente di ottenere le vostre idee attuate faster.The seconda P: Ottenere la partecipazione migliori idee migliori dal vostro popolo è essenziale per il vostro incontro per avere successo. L'altra metà di questa equazione è ottenere un'ampia base di partecipazione per cui vi è la proprietà di una soluzione piuttosto che resentment.If questi due elementi sono così importanti per le riunioni di successo, perché è così raro che si verificano contemporaneamente? Il primo motivo è raramente accade è perché la tua idea migliore di persone sono spesso affollati vostro popolo. Più di questi tempi non di alto valore che le persone sono come le macchine popcorn pieno di idee sono già programmati per gli altri incontri, quando si sceglie il vostro incontro volte. Anche se talvolta è possibile rinegoziare il tuo incontro per soddisfare le loro disponibilità, non è possibile regolare ogni momento e per ogni need.The seconda ragione è raramente ottenere il migliore idea alle persone di partecipare e di avere un'ampia base di proprietà allo stesso tempo ha a che fare con la dinamica all'interno riunioni. Ogni persona all'interno della sua organizzazione è cablata diversamente e per ogni persona che è comodo per esprimere e sostenere le idee in una riunione ci sono altri che non hanno questo dono. Per coloro che sono bravi a verbale manovra, ottenendo il sostegno nel corso di una riunione è come uno sport. Per coloro che si sentono meno in questo ambiente confortevole sostenendo una posizione possa sentire come la tortura. È evidente che uno luogo è necessario per permettere a tutti la possibilità di partecipare alla soluzione in un modo che non è in pericolo, democratico e costruisce direttamente nelle proprietà process.Do non sottovalutare il valore di questo aumento partecipazione. Idee, iniziative e anche le direttive che sono considerati come aventi un'ampia base di sostegno sono attuati più velocemente e con un più elevato livello di qualità. In aggiunta a questo, è meglio fare quando le idee più persone partecipare? soprattutto quando le persone che partecipano sono quelli più vicini a quelli d'azione non incubate nei loro uffici direzionali. Tutto questo ti aiuta a innovare più velocemente rispetto alla concorrenza, per arrivare sul mercato più veloce con le vostre idee, e vincere la battaglia della costanza quality.The Terza P: priorità In un mondo perfetto avremmo illimitata nel tempo ogni giorno per ottenere tutto fatto. Purtroppo viviamo in ogni orologio e ogni giorno. Troppo spesso i nostri incontri sono pieno zeppo di punti all'ordine del giorno vi posto in ordine hanno mostrato sulla nostra scrivania o il loro ordine, abbiamo jotted su una nota adesiva di colore giallo, mentre il telefono cellulare, senza alcun livello di importanza o urgency.The migliori gestori riunione capire che tutte le voci su un ordine del giorno non meritano parità di peso, e hanno la priorità le questioni di partenza con i più urgenti. Questo permette minuti del tuo meglio per essere dedicato alla più importante items.Unfortunately le priorità del leader non sempre sono le priorità del gruppo. Ci sono molti momenti in cui la posizione dei file e sono un argomento scottante che ha completamente scivolato passato la gestione. Efficace riunione dirigenti hanno un sistema atto a individuare e risolvere i problemi solo issues.The tale vantaggio di avere un tale sistema in atto è l'aumento della produttività in più aree di vitale importanza. Di concentrando l'attenzione di tutti sui temi che sono più importanti per il vostro successo sarà rapidamente una diminuzione del valore aggiunto non e maggiore redditività per la nuova serie di efforts.A Strumenti Ora che abbiamo cambiato la nostra attenzione da una riunione ore circa per la piena settimana fino a un incontro? tutta una nuova serie di strumenti deve essere aggiunto al tuo toolbox.There sono una moltitudine di strumenti già presenti e rappresentava per aiutare con l'effettiva incontro: da flip grafici bianco schede elettroniche, dalla video-conferenza per l'ultimo software di collaborazione che consenta un gruppo di persone modificare un documento da luoghi in tutto il mondo, le società hanno mantenuto aggiornato con una serie di e-riunione solutions.One strumento nuovo per questo settore di mercato è ehuddle. Ehuddle è basato su Internet uno strumento utilizzato dalle aziende di pre-e post-riunione per riunione aumentare l'efficacia delle riunioni. Ideato da una semplice e-mail a riunione i partecipanti, ehuddle diamo tutti coloro che sono invitati alla riunione vedere le domande che stanno per essere inviate, riflettere sui possibili risposte, e di valutare un elenco di possibili soluzioni. Tutto questo accade in attività i giorni fino alla riunione garantire che i partecipanti sono pronti per l'incontro? aver già pensato al questioni importanti e valutati ogni altra possibile solutions.Ehuddle online utilizza un formato proprietario che è anonimo e democratico. Questo non solo consente ai membri della vostra commissione che non ha potuto fare il riunione per dare un contributo, ma crea anche un ambiente in cui nessuno ha paura di proporre idee. La proprietà è costruita nel processo, perché ognuno di noi ha avuto una mano nel valutare ogni solution.Smart riunione i dirigenti sono anche utilizzando strumenti come ehuddle per impostare una parte del giorno. Lasciando membri tra le file di un qualsiasi gruppo di brainstorming e di rango questioni che sono importanti per loro, l'ordine del giorno automaticamente riflette le esigenze del organization.The ritorno sugli investimenti per strumenti come ehuddle è realizzato in modo rapido. Manager riconosce il denaro perso in riunioni non ottimizzati, i bassi livelli di partecipazione, di attività e distratti. Matura con la maggiore produttività, più rapida identificazione e risoluzione di rilascio, e più rapido time-to-market lo strumento e si porta rapidamente che si tratta di soldi ben spent.Utilizing questo set completo di strumenti prima di un incontro consente il leader di camminare nella sala conferenze o video-conferenza fiducioso che le basi sono state gettate meeting.About per il successo di un autore? Pat Quinn è un autore, presentatore, consulente aiutare
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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