Riunioni efficaci per telefono - parte 2, come tenere una teleconferenza
Anche un ben pianificato teleconferenza può andare male. Alcune persone trattare qualsiasi riunione come un'attività occasionale sociale invece che come un serio progetto di business. E una teleconferenza comporta delle sfide particolari, perché la gente frequentare li nella privacy delle loro funzioni, senza essere in grado di vedere o essere visto dagli altri participants.Use queste tecniche di tenere un incontro più efficace phone.1) Inizia con un rapido giro di presentazioni in modo autonomo che ognuno può scoprire chi è presente e sentito di tutti gli altri voice.2) Applicare la regola di "un oratore alla volta." Conversazioni multiple rovinare una teleconference.3) Insistere sul fatto che le persone annunciare quando si uniscono o lasciare il conference.4) Se la gente deve lasciare nel corso della riunione, la chiusura di guadagno su tutte le questioni che hanno partecipato in prima di partire. Ad esempio, "Pat deciso di preparare un preventivo di spesa entro il prossimo Lunedi. Is that corretta, Pat? "Make adeguamenti del giorno (se del caso) in base al PARTECIPANTI.5 rimanenti) Tenere tutti concentrati sulla questione in discussione. Se qualcuno introduce un concetto che sembra non collegati, ad esempio," That Sembra interessante. Come si fa, che si riferiscono alla questione? "6) Record della conferenza. In primo luogo, questo vi aiuterà a preparare minuti. E in secondo luogo, essa incoraggia la gente a fare osservazioni pertinenti. Naturalmente, si dovrebbe annunciare che si sta registrando la riunione prima di start.7) Stato il tuo nome ogni volta che si parla. Questo aiuta tutti a sapere che hai speaking.8) Se stai parlando sul tuo cellulare scrivania, usare il portatile al posto del vivavoce. A viva voce, anche se utile, distorce la tua voce, raccoglie suoni di sottofondo (come Office Equipment), e fa una cattiva impressione su chi ascolta. Se si deve avere entrambe le mani libere mentre si parla, di ottenere un auricolare. Nota: E 'più cortese di parlare alla gente attraverso il ricevitore (al posto del vivavoce) su qualsiasi telefono cellulare call.9) Parlare chiaramente per assicurarsi che si è capito. Necessario uno sforzo supplementare per enunciare attenzione e parla lentamente. Naturalmente, si desidera suono natural.10) Quando indicando i numeri, scrivere fuori, mentre si parla, perché che definisce il tasso al quale tutti gli altri sta catturando them.11) poi chiedere al parte che riceve per confermare i numeri (o di altri dati critici) da ripetere loro. Anche se questo può sembrare scomodo, impedisce malintesi. Meglio ancora, inviare una copia scritta di tutti i information.12 critici) Quando possibile, di programmare le sue dichiarazioni da annotare una descrizione sommaria delle vostre idee chiave prima di parlare. Ciò contribuisce a un incontro più efficace, ti aiuta a sembrare più riflessivo, ed evita l'imbarazzo di fare un gaff.13 verbale) Utilizzare il migliore, il più concentrato capacità di ascolto. Oltre ai contenuti a pagamento, così come le inflessioni, il tono della voce, la selezione di parole, l'accento, assunse le intenzioni, e il tuo intuition.14) Evitare di mischiare carte, muoversi, o toccando oggetti. Tutti gli altri si sente il rumore. E 'di distrazione e irritating.15) realizzazioni Rafforzare distribuendo copie di idee chiave e gli accordi nel corso della riunione. È possibile inviare questi, ad esempio, via e-mail o fax.16) Stay pienamente presente durante l'incontro. Evitare di lavorare su altri compiti, come la lettura di posta elettronica o documenti di archivio. Questi ridurre la sua capacità di partecipare in modo intelligente meeting.17) Evitare di utilizzare il tasto mute per parlare con qualcuno nel proprio ufficio durante l'audioconferenza. In primo luogo, questa scortesia mostra per entrambe le parti - la persona nel suo ufficio e le persone in teleconferenza. Esso tiene anche la vostra attenzione dalla riunione, provocando di perdere informazioni importanti. E deve essere avvertito che le persone si sono trovati in gravi difficoltà quando il pulsante di disattivazione failed.18) minuti Preparare subito dopo l'incontro. Invia un progetto di partecipanti per confermare che il tuo note accuratamente descrivere i risultati della riunione. Minuti dovrebbe essere rilasciato entro un giorno o due dopo la riunione, al fine di essere utile. Dopo che, diventano stale.Properly condotta, teleconferenze contribuire all'efficienza delle imprese efficaci. Utilizzare le tecniche di cui sopra per assicurarsi che le vostre riunioni farlo .- - - --IAF Certified Professional Facilitatore e autore Steve Kaye aiuta i gruppi di persone tenere riunioni efficaci. Il suo workshop innovativi hanno informato e ispirato la gente a livello nazionale. La sua agevolazione produce risultati che la gente di sostegno. E i suoi libri mostrano come tenere riunioni efficaci. Iscriviti alla newsletter gratuita alla sua http://www.stevekaye.com. Call 714-528-1300 o visitare il suo sito web per oltre 100 pagine di idee preziose.
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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