Riunioni efficaci per telefono - parte 1, come pianificare una teleconferenza
Teleconferenze può essere un vantaggio o un busto. Sul lato positivo, che permettono alle persone in luoghi diversi a partecipare alle riunioni, senza dover viaggiare. Sul versante negativo, possono degenerare in lotte frustrante con le chiacchiere incontrollate. Ciò si verifica perché le persone non hanno il contatto visivo, che impedisce la comunicazione efficace e offre l'opportunità di misbehave.Here 's come impostare una riunione efficace phone.1) Piano di uno semplice riunione. Idealmente, l'incontro dovrebbe durare meno di 30 a 45 minuti. Le persone non sono in grado di concentrarsi sulle telefonate lunghe. Essi si stancano. La loro attenzione derive. Hanno bisogno di fare una pausa. Progetta la tua riunione in modo che sia breve e, fino al punto. In questo modo tutti possono concentrarsi sulle questioni e partecipare effectively.2) Scrivete il vostro obiettivo per la riunione. Quindi assicurarsi che questa dichiarazione rappresenta veramente il risultato che si desidera avere al termine della riunione. Mancanza di una chiara e ben obiettivo dichiarato è la seconda causa di cattivi incontri. Next controllare se una teleconferenza è il modo migliore per ottenere questo obiettivo. Annullare la riunione, se si può raggiungere l'obiettivo con qualsiasi altro approccio, ad esempio tramite l'invio di una nota, fare una telefonata, o il pensiero attraverso una soluzione di yourself.3) Preparare un ordine del giorno. Una teleconferenza senza un ordine del giorno è come un viaggio senza mappa - nel buio. Senza un ordine del giorno, si perde il controllo e perdere tempo. L'agenda dovrebbe includere l'obiettivo della riunione e le istruzioni dettagliate per ogni parte della riunione. Dovrebbe essere così completo e specifico che qualcun altro possa utilizzarlo per eseguire il meeting.4) Distribuire l'ordine del giorno almeno un giorno prima della riunione. Questo permette a tutti di pensare i vostri problemi e preparare per la loro partecipazione. Se del caso (ad esempio, per le questioni controverse e complesse) invito i partecipanti per confermare di aver ricevuto l'ordine del giorno e per verificare se hanno osservazioni su come l'incontro potrebbe essere reso più efficace. Utilizzare questo come l'opportunità di ascoltare le loro idee, invece di lavorare sui problemi o discutere con them.5) distribuire tutti i materiali relativi ai problemi prima della riunione. Ciò include contorni, progetti, schemi, prodotto opuscoli, e dati. Poi, i partecipanti possono utilizzare questi strumenti per partecipare in modo più efficace. Per esempio, si può seguire una traccia, guarda diagrammi, o leggere i dati nel corso della riunione. Questo aiuta a compensare la mancanza di contatto visivo in una teleconference.6) Invito solo coloro che possono contribuire direttamente alla riunione. In teoria, questo dovrebbe essere meno di otto persone. Se invitare altre persone, diventa molto difficile da tenere una riunione efficace. Con un gruppo più grande, alcuni dei partecipanti saranno perduti ascoltatori in silenzio, che è una perdita di tempo. È sempre possibile inviare una copia del verbale per le persone che hanno bisogno di conoscere il lavoro svolto durante la teleconferenza meeting.A è più di una telefonata. Si tratta di un incontro. E un incontro è un'attività commerciale che dovrebbe essere guidata da una ben congegnata obiettivo supportato da un piano dettagliato. Con corretta pianificazione, il tuo teleconferenze si distinguerà come un leader efficace .- - - --IAF Certified Professional Facilitatore e autore Steve Kaye aiuta i gruppi di persone tenere riunioni efficaci. La sua innovativa workshop hanno informato e ispirato la gente a livello nazionale. La sua agevolazione produce risultati che la gente di sostegno. E mostrano come i suoi libri di tenere riunioni efficaci. Iscriviti alla newsletter gratuita presso la sua http://www.stevekaye.com.Call 714-528-1300 o visitare il suo sito web per oltre 100 pagine di idee preziose.
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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