Riunioni produttive: come rendere le vostre riunioni più produttive
Ci è un segreto semplice alle efficaci riunioni: regoli un ordine del giorno e un bastone ad esso. L'ordine del giorno determina il contenuto ed i risultati della riunione e, se del caso, dovrebbe riflettere i bisogni di tutti i membri in modo da tutto ha una compera e un interesse nei risultati. Segua questi punti semplici per la progettazione e le riunioni e voi di funzionamento sarete stupiti a che cosa potete realizzare. E, appena nel caso non tutto nella vostra organizzazione sta seguendo questi punti alle grandi riunioni, io ha compreso alcune domande che chiave dovreste fare prima che accettiate tutto l'invito di riunione? sì, avete un'opzione e potete dire il nessun se associarsi alla riunione non è l'uso più efficace del vostro tempo.
Prima della riunione
Faccia circolare un ordine del giorno. Non fissi mai una riunione senza indicare chiaramente ai vostri membri che cosa lo scopo, il calendario ed i risultati della riunione saranno. Spedica un progetto d'ordine del giorno a tutto che assista. Se adatto, chieda il loro input di raffinare, aggiunga o cancelli i punti dell'ordine del giorno. Modifichi e risenta dell'ordine del giorno finale il giorno prima della riunione a tutto progettazione per assistere. Questo senso tutto ha avviso del soddisfare di riunione, dell'occasione mettere le loro propri edizioni ed interessi sulla tabella e del tempo di preparare.
Telefono avanti. Denomini i membri di riunione (o il vostro contatto chiave) il giorno prima per confermare i loro nomi e titoli) e disponibilità di riunione il periodo, posizione, numero di partecipazione della gente (e di tutte le risorse che potreste avere bisogno di per la vostra presentazione.
Chi è in carica? Scopra chi i decisori sono? ciò lo aiuterà a dirigere la vostra attenzione verso gli attori chiave così come per ottenere un tatto per il progresso della riunione basata sul loro input e risposte.
Nel corso della riunione
Inizi con l'ordine del giorno. Prima che apriate il vostro computer portatile o lanciate nella vostra presentazione, richieda alcuni minuti per preparare un ordine del giorno che tutto può vedere. Ciò è molto più adatta negli ambienti creativi o a flusso libero di riunione in contrasto con le riunioni convenzionali dove le aggiunte dell'ultimo minuto all'ordine del giorno non possono essere affatto dato il benvenuto a.
Usi il vostro ordine del giorno di pre-riunione come base e dia alla gente l'occasione suggerire tutti i temi o perfezionamenti dell'ultimo minuto. Scriva le loro risposte su un whiteboard o su pezzo di carta legato ad una parete, usando le penne colorate differenti o le iniziali per indicare quale input appartiene a quale persona. Ciò permette che identifichiate rapidamente che cosa è importante agli individui differenti? e se identifichiate i decisori? in che cosa sono particolarmente interessati. Qualche gente può essere sorpresa all'occasione contribuire in questo modo, in modo da concedi il tempo affinchè la gente considerino le loro risposte.
Continu aare chiedere. Potete avere bisogno di di continuare a chiedere, “è ci niente altro?„ Se tutto lo dice no e che il sospetto là può essere qualcosa che rimanga unsaid, chieda, “se ci fosse qualcos'altro, che cosa esso sarebbe?„ Ciò dà tutto il permesso pensare lateralmente, “immagini„ altri articoli che non potrebbero avere tuttavia pensato a, o ha voluto suggerire.
Agende nascoste. Nella maggior parte delle riunioni ci sono molti ordini del giorno? ordine del giorno dichiarato e le agende nascoste della partecipazione degli individui? che cosa è esso che vogliono uscire della riunione per se stesso? È abbastanza semplice da scoprire? faccia appena la domanda? “Che cosa altri ordini del giorno sono là per questa riunione?„ Potreste dichiarare alternativamente, “là sempre sembrate essere un altro ordine del giorno con la maggior parte delle riunioni che presenzio a, siete là un altro ordine del giorno oggi?„ È importante scoprire se ci sono altri driver, test di verifica di risoluzione o preoccupazioni prima che cominciate la riunione.
Globale contro il local. Esamini l'ordine del giorno per identificare gli articoli (specifici) globali (strategico) e locali. Prenda nota di quale appartengono a ed affrontano queste edizioni ai loro “proprietari„ durante la riunione.
Questo processo della ordine del giorno-regolazione può sembrare lungamente, ma è così importante. La decisione degli ordini del giorno efficaci per le riunioni indica che stimate il tempo dei membri e che volete riguardare le informazioni ed il soddisfare che è relativo loro. Una volta che il vostro ordine del giorno è deciso potete accelerare la riunione richiamando ogni articolo, mettendo a fuoco la vostra presentazione sulle funzioni più importanti al vostro pubblico e dimostrando il rispetto per le loro edizioni, preoccupazioni e sensibilità.
Controlli il tempo. Assicuri che sempre cominciare (senza riguardo a se tutto è arrivato) e rifinire le riunioni in tempo ed all'inizio della riunione confermiate il tempo disponibile con i membri, “noi abbiate fino a 1.00pm insieme oggi?„ Ciò dà tutto l'occasione confermare la loro disponibilità per la durata della riunione, o avvisarlo se devono andare presto. Ciò può essere informazioni cruciali? lo permette dà la priorità ai vostri punti dell'ordine del giorno per accertarsi che passiate il tempo sui giusti soggetti, mentre la gente di destra è ancora nella stanza. Sempre iniziando e rifinendo sulla gente di tempo imparerà che cosa prevedere e fare uno sforzo supplementare anche per avere luogo in tempo, piuttosto che rischiano di mancare fuori sul soddisfare o sull'imbarazzo di entrare una volta che la riunione ha cominciato.
Come siete che ritenete? È importante ottenere un senso di come la gente sta ritenendo circa la riunione? compreso il loro investimento di tempo, anticipazione circa che cosa sarà discusso o che cosa i risultati potrebbero essere come pure le loro preoccupazioni circa le edizioni che le interessano. Potete realizzare semplicemente questo chiedendo, “come è tutto che ritiene circa l'odierna riunione? È ci tutte le edizioni o preoccupazioni?„ Nel commercio non richiediamo sempre tempo riconoscere le sensibilità che entrano in una riunione, ma le sensibilità interessano la risoluzione.
Prenda nota. Accerti che qualcuno sia stato dato l'operazione di presa delle attività di minuti, delle note, o semplicemente di registrazione nel corso della riunione? ed assicuri che questi si distribuiscano subito, in 24 ore della riunione siano ideali. Se la riunione è ragionevolmente informale potrebbe persino essere adatto fotocopiare le note dei minuto-acquirenti poichè la riunione è liquidazione e dare una copia a tutto prima che andassero. Eviti il lavoro supplementare dei minuti di battitura a macchina a meno che sia necessario assolutamente.
Domande da chiedere prima dell'accettazione della riunione
Che cosa stiamo facendo? Che cosa è l'ordine del giorno per la riunione? Evit diare tempo-sprecare le riunioni non accettando gli inviti alle riunioni che non hanno un ordine del giorno libero.
Chi altro sta venendo? Chieda a questo problema per accertarsi che la riunione sia fissata al giusto livello per voi e che la gente adatta è implicata.
Che cosa posso fare? Scopra perché state invitando alla riunione. Assicuri che ci sia un buon motivo affinchè assista.
Quando? Sia rigoroso con il vostro tempo. Trovi che fuori quando la riunione è fissata per cominciare e rifinire. Assicuri che siate in tempo e se la riunione assomiglia a superare, lasci la gente sapere che andrete al tempo di rifinitura assegnato.
È necessario? Nel possibile, assista soltanto per la vostra sezione dell'ordine del giorno. Non si sieda con le discussioni inutili di riunione che attendono per ottenere alla parte che preoccupazioni voi.
Che cosa è richiesto? Scopra che cosa dovete preparare in anticipo. Se non dovete preparare qualche cosa, sia sicuro che siete chiaro circa perché la vostra presenza è necessaria.
Dove è? Chieda le istruzioni libere compreso l'indirizzo, il numero del pavimento ed il numero della sala riunioni evit diare sprecare il tempo che cerca la sede della riunione di riunione. Se possibile, ottenga un numero che di telefono del contatto potete denominare se siete fatto ritardare o avendo difficoltà che trovate la posizione.
Possiamo teleconferenza? Non è necessario sempre da essere là in persona? potreste conservare il tempo e la teleconferenza di corsa preferibilmente?
Che cosa è seguente? Alla fine della riunione (o all'estremità della sezione state rimanendo per) scopra quando i minuti ed i piani d'azione saranno disponibili.
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Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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