Strategie per la progettazione e le riunioni efficaci di condotta
Avete saputo che gli uomini d'affari spendono circa la metà del loro tempo che si siede nelle riunioni? Infatti, 40 - 50 per cento delle loro ore lavorative sono consumati dalle riunioni, secondo uno studio dalla scuola di Annenberg delle comunicazioni a UCLA e dall'università di addestramento del Minnesota & di centro di ricerca di sviluppo.
Le riunioni sono inevitabili - se siate un uomo d'affari o un membro di un volontario, sociale, o un'organizzazione civica. Ma le riunioni possono essere un senso molto efficace ed efficiente comunicare, se progettato correttamente e condotto. Aiutarlo a staccare le riunioni riuscite, sotto sia alcune strategie chiave da seguire. Potete avere bisogno di soltanto di parlare loro alcune, se state conducendo una riunione informale. Per una riunione con le conseguenze importanti, dovreste dare tutta la o la maggior parte considerazione attenta di queste zone.
Prima della riunione
In primo luogo, dovrete definire lo scopo della riunione e sviluppare un ordine del giorno con la cooperazione dei partecipanti chiave. Allora distribuisca l'ordine del giorno e faccia circolare il materiale di base, i documenti lunghi o gli articoli davanti a tempo. Ciò inciterà i partecipanti a ritenere preparati, coinvolto ed aggiornato, in modo da possono essere aspettano per dare i contributi importanti alla riunione.
Dopo, scelga un tempo adatto per tutto montare. È inoltre importante regolare una scadenza e un bastone ad esso, tanto come possibile. I partecipanti hanno altri impegni e saranno più probabili presenziare alle riunioni se le rendete produttive, prevedibili e corte come possibile.
Se possibile, installi la stanza in modo da i membri possono affrontarsi in un cerchio, semicerchio - o file a forma di U per i grandi gruppi. La posizione che scegliete dovrebbe soddisfare confortevolmente il formato del vostro gruppo. Le stanze che sono latta troppo piccola ottengono stuffy e generano il tensionamento; una più grande stanza sta più bene e consiglia all'espressione specifica.
Nel corso della riunione
Greet i membri e renda loro il benvenuto di tatto, persino latecomers una volta adatto. Se refreshments chiari di serv e possibili da contribuire a rompere il ghiaccio ed a rendere tutto tatto comodo.
Cominci la riunione in tempo, in modo da potete concludersi in tempo. Inizi rivedendo l'ordine del giorno e stabilendo le priorità per la riunione. Attacchi molto attentamente all'ordine del giorno, ma inoltre consigli alla discussione del gruppo raccogliere tutti i punti della vista. Mantenga la conversazione messa a fuoco sul soggetto e non esiti a chiedere le soltanto osservazioni di originale e costruttive.
Discussioni di conclusione di Tactfully quando stanno andando in nessun posto o diventano troppo suscettibili. Come capo, regoli un buon esempio ascoltando attentamente e mostrando l'apprezzamento per l'input dei partecipanti.
Mantenga il verbale della riunione per il riferimento futuro nel caso una domanda o un problema si pone. Ricapitoli tutti gli accordi raggiunti e concluda la riunione su una nota positiva. Per esempio, abbia volontario dei partecipanti per ripartire i loro punti di vista su che buone idee o sviluppi positivi ritengono derivati dalla riunione. E prima che tutto vada, non si dimentichi di regolare una data, una data e una località per la riunione seguente.
Dopo la riunione
Sia sicuro trascrivere e distribuire il verbale della riunione in tre o quattro giorni. Ciò contribuirà a rinforzare l'importanza della riunione ed a dare a partecipanti un'annotazione libera ed esatta di che cosa ha avvenuto. Continui su tutte le decisioni della delegazione ed accertisi che tutti i partecipanti capiscano ed effettuino le loro responsabilità. Dia il riconoscimento e l'apprezzamento a progresso eccellente ed attuale. E messo qualsiasi commercio non finito all'ordine del giorno per la riunione seguente.
Dovreste anche valutare le riunioni e lavorare periodicamente a tutte le zone che devono migliorare. Ricordisi di, riunioni che sono prevedute efficacemente - dall'inizio a rivestimento - possono lasciare i partecipanti con un senso della realizzazione ed aumentano il successo generale della vostra organizzazione.
Circa L'Autore
Copyright Ã"â© 2004
Kate Smalley
Segretaria Del Connecticut
Servizi freelance della trascrizione e di segreteria
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mailto:kms@connecticutsecretary.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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