उत्पादकता पर स्पॉटलाइट: कैसे काबू पाने ई मेल से समाचार अधिभार
क्या तुमने कभी ई मेल से अभिभूत महसूस करते हैं? क्या तुमने कभी के माध्यम से अपने दिन wading के अधिक खर्च आपका ई अपने काम के प्रबंध से मेल? तुम तरीके से कम समय बिताना बनाने के प्रबंध और संदेश का जवाब के लिए क्या देख रहे हो? की खोज कैसे काबू पाने ई मेल से समाचार प्राप्त अधिभार को और अधिक प्रभावी ई मेल संदेश लिखने और ई की मात्रा को कम करने के और अधिक उत्पादक-mail.Write प्रभावी ई मेल MessagesStart आपका ई मेल से समाचार प्राप्त प्रभावकारिता में सुधार के द्वारा बनाने के लिए और सामग्री का पालन करें आसान स्वरूपण, और पूर्व का उपयोग करके-responses.Create साफ़ ContentConsider इन रणनीतियों समझ के साथ अपने संचार के उन्नयन के लिए, ई मेल संदेश लिखा:? दूसरों की मदद प्राथमिकता कैसे अपने ईमेल पर शामिल करके कार्रवाई के लिए एक स्पष्ट, विशिष्ट विषय पंक्ति, और संदेश के शरीर में महत्वपूर्ण विषय की जानकारी दोहरा.? संदेश के शरीर में अपनी उम्मीदें परिभाषित करें. क्या आप चाहते हैं अपने प्राप्तकर्ताओं अधिनियम, जवाब, पढ़ना है, या ई मेल से समाचार प्राप्त FYI करें केवल? संदेश में केवल एक विषय को शामिल करें. अगर यह संभव नहीं है, तो वर्णन और संख्या के रूप में अनेक विषयों 5 मदों में बुधवार की बैठक में जोड़ें एजेंडा.? अपने संदेश के लिए आपको पते टाइप जब जांच जो आपके ईमेल हो रही है. कई कार्यक्रमों के लिए ऑटो का प्रयास, एक ई मेल पता भर नहीं है जो आपकी इच्छित प्राप्तकर्ता हो सकता है.? हो और अपने स्वर से सावधान भाषा. किसी दूसरे के साथ संवाद के रूप में, अपने दर्शकों को संदेश मैच. जब तक पाठक हास्य के अपने सूखी अर्थ समझता है, उदाहरण के लिए, वे या भ्रमित हो सकता है बजाय खुश से नाराज हो.? यह हो सकता है मोहक ब्लैकबेरी और IM (त्वरित संदेश), लेकिन केवल ऐसे FYI करें या ASAP के रूप में बहुत आम संक्षिप्त, इस्तेमाल की दुनिया में acronyms उपयोग के लिए, जब तक तुम बिल्कुल निश्चित है कि व्यक्ति प्राप्त कर रहे हैं आपके ई मेल पता है कि वे क्या मतलब है.? जाहिर है अजनबियों से अपने आप को अपने संदेश में पहचान और संदेश signature.Format पठनीय ई मेल MessagesSimplify में ई मेल संदेशों को आप, साफ आसानी से पढ़ने को साथ भेज स्वरूपण:? बात पर आते हैं. से अधिक नहीं पाँच या छह लाइनों के पैराग्राफ कम पढ़ने को कम करने के लिए.? सीमा ई एक मुद्रित पृष्ठ पर मेल पाठ. यदि आप अधिक पाठ है, संदेश या कम एक शब्द भी संलग्न विचार दस्तावेज़. पिछले प्रतिक्रिया है कि अब मौजूदा विनिमय के लिए प्रासंगिक हैं हटाएँ.? का प्रयोग करें आकार में 10 और 12 अंकों के बीच सुर्खियों को छोड़कर फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट शैली है कि पढ़ने में आसान है का चयन करें. लागू रंग किफ़ायत.? अलग पैराग्राफ और विस्तार के क्षेत्रों में रिक्त लाइनों और सफेद स्थान जोड़ें.? भागो वर्तनी परीक्षक और पुन: क्लिक करने से पहले संदेशों को पढ़ा स्पष्टता और व्याकरण के लिए एक आखिरी बार Send.Use Prewritten ResponsesIf आप एक से अधिक कुछ मूल संदेश और फिर से भेजने के लिए, ऐसे उत्पाद जानकारी के लिए एक अनुरोध के जवाब के रूप में, हस्ताक्षर है कि ई में डाला जा सकता है के रूप में उन लोगों की प्रतिक्रियाएं बचाने के विचार मेल इतनी है कि आप नहीं है उन्हें retype. संदेश का बहुमत है, डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर है कि आपका पूरा नाम, पद या शीर्षक, फोन, वेबसाइट, और अन्य से संपर्क करें ई की मात्रा को शीर्ष तरीके के MailSome information.Reduce शामिल बनाने के लिए ई की मात्रा में कटौती मेल आप प्राप्त करने के लिए संदेश है कि आप भेजने की संख्या का प्रबंधन, अनावश्यक अनुवर्ती जवाब तक कम है, और निर्धारित जब व्यक्ति को व्यक्ति संचार एक बेहतर विकल्प है. की संख्या घटाएँ संदेश तुम अपने अगले ई मेल, लिखने के लिए सक्रिय रूप से कम कितना ई मेल भेजना चाहते हैं इससे पहले कि तुम भेजें:? पढ़ें सभी मूल संदेश का जवाब देने से पहले एक विषय पर जवाब. विरोध ई मेल के साथ शामिल हो रही धागे जो आपके उद्देश्यों प्रभाव नहीं है.? भेजने और क्या नहीं, भेजने से अपने कर्मचारियों को हतोत्साहित, "संदेश" में खनकती है कि बस महत्वहीन के रूप में ऐसी प्रतिक्रिया कर रहे हैं "धन्यवाद" और "तुम्हारा स्वागत है." उत्तर जंक मेल से मत करो. नहीं? सभी को उत्तर दें बचें जब तक सभी प्राप्तकर्ता के लिए आपकी प्रतिक्रिया देखने की जरूरत है. अन्यथा आप अपने ई मेल से समाचार प्राप्त कूड़े के लिए योगदान दे रहे हैं.? प्रतिलिपि (कार्बन कॉपी) लाइन का प्रयोग करें जब विषय प्रभावों प्राप्तकर्ता का काम करते हैं. हालांकि ऐसा लगता है एक विभाग या आपके संगठन में सभी को एक संदेश भेजना आसान हो सकता है, पहले, कौन जानना चाहिए? खुद से पूछते हैं "क्यों?" ज्यादातर लोग हैं जो एक कार्बन कॉपी मिल मान वहाँ वे कुछ करने की अपेक्षा की जाती है.? गुप्त प्रतिलिपि का उपयोग करें (अंधा कार्बन कॉपी) बड़ी वितरण सूची को छिपाने के लिए या का चयन करें प्राप्तकर्ताओं के नाम छिपाने. सभी प्राप्तकर्ता एक संदेश, लेकिन जवाब नहीं होगा जवाब कर सकते हैं गुप्त प्रति सूची जो ई की मात्रा को कम कर देता में किसी को भी मेल द्वारा प्राप्त वे आपका ई में अव्यवस्था get.Eliminate-कम ई मेल संदेश, दूसरे तरीके में संदेशों को कम करने में लग शुरू करने के लिए MailIn इसके अलावा अपने इनबॉक्स:? आपकी कंपनी की वेबसाइट पर बार बार अनुरोध जानकारी प्रकाशित करें और सुनिश्चित करें कि वेबसाइट जल्दी अद्यतन जब परिवर्तन हो रहा है बनाते हैं.? जब तुम बाहर भेज रहे हैं कि सूचना के संदेश की आवश्यकता नहीं है राय, कोई जवाब नहीं की आवश्यकता है या FYI करें केवल के साथ औपचारिक भाषा और आरंभ और अंत में संदेश का उपयोग करके अनावश्यक प्रतिक्रिया हतोत्साहित करते हैं.? सदस्यता समाप्त इलेक्ट्रॉनिक न्यूज़लेटर है कि तुम और पढ़ नहीं दूसरों की चाल से बाहर करने के लिए अपने इनबॉक्स यात्रा या अन्य नीचे समय के दौरान पढ़ने के लिए फ़ोल्डर्स के लिए. डाक से सदस्यता समाप्त कि आप शुरू तुम और जंक मेल के प्रवाह को खुला नहीं कर सकते हैं या नहीं. नहीं? यदि यह एक विकल्प उपलब्ध है, सेटअप कार्यालय के बाहर एक संदेश है कि आने वाले जब आप उपलब्ध अपना ई मेल का जवाब नहीं हैं संदेश का जवाब. स्पष्ट रूप से अपनी प्रतिक्रिया समय राज्य है, तुम वापस कब होगा, और जो अपने absence.Choose आवाज के दौरान संपर्क किया जा सकता के बजाय ई MailThere अक्सर बार जब फोन या सामना करने वाली चेहरा वार्तालापों को ईमेल के लिए एक बेहतर विकल्प हैं. फोन उठाओ या एक बैठक की व्यवस्था जब:? निर्माण तालमेल महत्वपूर्ण है.? विषय भावनात्मक रूप से आरोप लगाया. है? कई मुद्दों को सुलझाने के लिए intertwined रहे हैं या वहाँ लंबा इंटरएक्टिव मेल अधिभार ई काबू पाने में आपकी सहायता और अधिक उत्पादक और तुम से मुक्त हो सकता है के लिए इन रणनीतियों discussions.Implementing की आवश्यकता है अपने Inbox.ÃƒÆ एक ¢ एक, ¬ Å ¡Ãƒâ € SA, © 2005 एक डॉन बजोर्क BuzbeeDawn बजोर्क Buzbee से है सॉफ्टवेयर प्रो? और एक प्रमाणित Microsoft Office विशेषज्ञ और Microsoft Office विशेषज्ञ मास्टर प्रशिक्षक. डॉन शेयर स्मार्ट और आसान तरीके से प्रभावी ढंग से एक अध्यक्ष, प्रशिक्षक और सलाहकार के रूप में अपने काम के माध्यम से सॉफ़्टवेयर और प्रौद्योगिकी का उपयोग करें. महान Microsoft Office सॉफ्टवेयर युक्तियाँ और चालें या करने के लिए जाएँ http://www.SoftwarePro.com
Article Source: Messaggiamo.Com
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