Email étiquette? plus que les mœurs
Nous comprenons tous l'importance des compétences de bonnes personnes?? quand il s'agit de notre communication interpersonnelle? Il nous aide à obtenir les résultats que nous avons besoin. Notre communication détermine les autres avis ont de nous? bien informés ou ignorants, agréable ou grossier, professionnel ou immatures. La plupart du temps, cela est en face-à-face ou des conversations téléphoniques où nous avons un certain contrôle sur l'impression que nous faisons sur d'autres.
Quand il vient à la netiquette (Network Etiquette), il n'est pas aussi facile de contrôler comment les autres nous perçoivent, et pourtant c'est encore plus important. Pourquoi? Parce que ce que vous écrivez et comment vous utiliser le courrier électronique peut déterminer si vos e-mails livrés, lire, ou il répondu? et ce que cette réponse est! En outre, il existe de nombreux? Pièges de la technologie? qui sont faciles à tomber. Avez-vous déjà vu quelqu'un envoyer accidentellement une réponse en colère ou sensibles à un groupe considérable de personnes en utilisant l'? Répondre à tous? clé?
Et avant de vous vous dites: «Je sais déjà" et arrêter de lire cet article, rendre compte que chacun d'entre nous pourraient profiter de quelques simples rappels sur le bon usage du courrier électronique, pas seulement d'un point de vue personnel mais aussi d'un point de vue commercial. Si vous faites des affaires sur Internet? et le courrier électronique utilise pour communiquer avec vos clients? alors cet article est une lecture incontournable pour vous! Vous mai savent déjà beaucoup de ces conseils, mais même les utilisateurs les plus expérimentés y trouvent les quelques règles que vous n'étiez pas au courant ou ont pris l'habitude de se rompre.
penser, d'écrire, et réfléchir à nouveau.
Email est statique, une chaîne de chemin? Contrairement à la communication en direct, il n'y a aucun moyen d'obtenir une rétroaction immédiate (à partir d'expressions du visage ou des réponses voix) pour savoir si nous voulons être efficaces, voire compris. Alors, réfléchissez à deux fois avant de frapper la touche d'envoi. Y at-il la chance de ceux que le destinataire pourrait mal interpréter ce que vous voulez leur faire comprendre? Vos pensées apparaissent comme des brusques ou en colère? Serait-ce e-mail accidentellement affecter votre réputation? Le mot écrit à la hâte mai sentiments manque et l'émotion vraie que vous voulez. Vous pourriez être en souriant que vous tapez, mais votre note pourrait apparaître comme sarcastique ou mesquin. Rappelez-vous? Il ya une personne à l'autre bout, et pas seulement un ordinateur.
Utilisation d'une ligne d'objet utile.
Ceci est la première chose que votre lecteur verra, pour ainsi utiliser l'espace pour aider à comprendre les contenu de l'e-mail avant même l'ouvrir. En utilisant la même règle d'en haut, tapez un sujet qui concerne le message que vous envoyez, plutôt que de laisser le sujet en blanc. Sans une ligne d'objet de votre note sera probablement être considéré comme une pièce du courrier indésirable? pas tout le monde reconnaîtra que vous êtes juste de votre adresse email. De nombreux fournisseurs d'accès Internet (FAI) de filtrer les e-mail suspect, et un sujet vide est un drapeau rouge. En outre, essayez d'éviter des mots génériques comme "Salut" ou "Check This Out" pour éviter que les mails des destinataires ou logiciel antivirus supprimer votre message!
Le début et la fin.
Utilisez toujours un salut, même si c'est court. Commencez votre message avec "Salut", ou "Bonjour", ou "Chère", ce qui marche le mieux pour le destinataire, et quel que soit le reflet de votre personnalité. Réfléchissez à ceci: lorsque vous appelez quelqu'un sur le téléphone, tu ne dis pas "Bonjour" avant de leur dire ce que vous voulez? Les messages électroniques ne devrait pas être différent. Au minimum, adressez votre message à la personne.
N'oubliez pas la fin de votre message aussi! Toujours signer vos messages avec votre nom, et dire "merci", ou "Cordialement", ou autre chose appropriée. Vous pouvez même configurer une signature dans votre programme de messagerie qui affiche automatiquement vos informations à bas de chaque courriel que vous envoyez. Pour les directions, utilisez vos programmes de messagerie fichier d'aide et faire une recherche à la signature.
Protégez votre destinataire l'identité? utilisé Pour:?,? CC:? et? BC:? correctement.
Il ya un peu de règles de la nétiquette simple pour utiliser les champs d'adresse par courrier électronique.
Si votre e-mail est envoyé à une seule personne ou adresse e-mail, le placer dans le "To:" field. Cela devrait être la personne qui est responsable de vous envoyer une réponse.
Lorsque votre e-mail est envoyé à plus d'une personne et tous les destinataires ont vraiment besoin de savoir qui est bien c'est d'accueil, mettre tous les adresses dans le? CC:? domaine.
Par courrier électronique envoyé à plusieurs destinataires qui n'ont pas de véritable raison de connaître les noms et adresses électroniques de tous ceux à qui il est adressé, à mettre toutes les adresses dans le? BCC:? domaine.
(certains logiciels de courrier électronique requiert au moins une adresse d'être placé dans le To:? domaine. Saisissez votre adresse e-mail dans le To:? article si cela est nécessaire.)
Par défaut, pas tous les e-mail programme a le champ Cci disponibles pour le visionnement. Si vous ne pouvez pas voir le champ Cci dans votre programme, vérifiez vos programmes de fichier d'aide pour les instructions.
Donner la mémoire d'un coup de main.
Lorsque vous répondez à des courriels, inclure une copie de la note avant que vous avez échangés avec la personne sur le sujet, ne pas seulement envoyer un nouveau. Je mai recevoir 50 courriels par jour qui nécessitent une réponse et ce n'est pas toujours possible de se souvenir de chaque single «conversation» avec chaque personne unique. S'il vous plaît ne faites pas votre lecteur de partir à la recherche grâce à leur dossier "éléments envoyés" ou e-mail 'recycle bin' pour rafraîchir leur mémoire!
Utilisez la confirmation de lecture " avec parcimonie.
Dans certains cas, il est essentiel que les deux parties savent qu'un message a été reçu. Toutefois, en journée normale-to-day activities vous ne devez pas demander une confirmation de lecture pour chacun des messages que vous envoyez. C'est ennuyeux pour le destinataire d'avoir à cliquer sur ce pop up box chaque fois qu'ils ont votre adresse email. Et c'est une invasion de la vie privée. N'oubliez pas? juste parce qu'ils ont reçues, il ne veut pas dire qu'ils ont lu nécessairement, pourquoi recevoir une confirmation de lecture ne prouve pas autre chose que le message a été reçu. Et pour le jour aux communications par jour, est-ce vraiment nécessaire?
URGENT!
Le garçon qui criait au loup. Ne pas envoyer tous vos messages comme urgentes, ou prioritaire. Si vos destinataires continuez à recevoir des messages marqués de cette façon, puis éventuellement le point d'exclamation rouge perd de son efficacité? sauf à renforcer la façon dont Important Vous pensez que vous êtes. Réservez ces messages pour ceux qui sont d'une importance capitale!
formatage spécial éviter.
Pour votre quotidien, des messages par jour, ne pas utiliser les fonds de couleur email, coloré les polices, les polices de caractères spéciaux, d'images ou d'autres "belles" type de formatage à vos messages. Gardez-les nettoyer? ce qui rend plus facile pour le destinataire prévu de les lire et y répondre. Il est préférable d'envoyer des messages en texte brut pour veiller à tout le monde sera en mesure de les lire, car tous n'ont pas mis leur e-mail pour recevoir des courriels HTML. Vous seriez étonné de la gravité de votre acte mai coup d'œil à quelqu'un d'émissions pour leurs e-mails sur un périphérique de poche ou un les vieux ordinateurs. En gardant votre propre e-mails, ils vont également se chargent beaucoup plus rapidement pour le destinataire!
Ne pas crier!
Si vous tapez tout en majuscules, votre lecteur verra cela comme crier, ou ils seront pense que vous avez été tout simplement trop paresseux pour utiliser le formatage de texte approprié. Il est également néfaste pour les yeux? Saviez-vous que cela prend plus de temps pour lire quelque chose d'écrit en majuscules qu'il n'en faut pour lire quelque chose qui est bien formaté?
La preuve, vérifier l'orthographe et utiliser le bon formatage.
écriture pauvres sont le reflet direct de vous! Et le lecteur n'oublie jamais la personne qui a écrit un message indéchiffrable. Spell contrôle permettra d'éviter la plupart des mots mal orthographiés, mais vous devez toujours prouver votre e-mail au cas où vous avez écrit le mot incorrect (qui a été orthographié correctement). Par exemple, le mois et papillon de nuit, où et étaient, tous l'air correcte à un programme de vérification orthographique. Utilisez des majuscules, la ponctuation et le formatage. Les paragraphes vont à votre cas de changement de sujet, ou si elles deviennent trop longues. Ne pas utiliser le formatage excessif (trop gras, trop de points d'exclamation et d'interrogation, etc) Trop de n'importe quoi fera de votre message difficile à lire. Vous voulez que votre message soit facilement lisible, ainsi que compréhensible. Relisez-il de veiller à ce qu'il font sens, et ne prennent jamais le lecteur sait ce que vous entendez, toujours le préciser pour eux. Le temps nécessaire à la preuve et la vérification orthographique est minime par rapport à l'impression durable que vous ferez si vous ne prenez pas la temps.
Prenez le temps d'envoyer une réponse.
Même quand quelqu'un courriels que vous quelque chose qui n'a pas besoin d'une réponse directe, le suivi avec eux en temps voulu juste faites-leur savoir que vous avez reçu leur message. C'est incroyable de voir combien de fois les gens vont demander des conseils, et même pas répondu à une courte? Merci? quand ils reçoivent leur réponse. Un simple message disant que l'expéditeur est suffisante. Et cela leur permet de vous le savez n'a recevoir, que ce n'était pas juste rester coincé quelque part dans le cyberespace.
Si on ne demande pas, ne l'envoyez pas!
Peu importe ce que vous pensez mai être acceptable, vous ne pouvez pas quelqu'un de votre e-mail Produit / service sans leur permission. Moins qu'ils ne demandent que vous leur envoyer un mail, ou vous avez déjà eu affaire avec eux, alors il est illégal de leur envoyer un e-mail, point final. Tout bénéficiaire peut facilement transmettre votre message à leur FAI et que vous déclarez pour l'envoi de messages électroniques non sollicités (SPAM).
Ce rapport se traduirait par la suppression immédiate de tous vos sites web / e-mail de la plupart des serveurs. Tu ensuite s'inscrire à une liste de? interdite expéditeurs? ce qui signifie que les serveurs ne permettrait pas à tous les messages attaché à votre nom de domaine à être reçus par leurs clients - les personnes que vous envoyez vos messages à.
Vous pourriez penser,? mais je reçois des e-mails tous les jours sur les produits / services que je n'ai pas demander de renseignements au sujet de.? Envoi de messages électroniques non sollicités (SPAM), c'est un peu comme les excès de vitesse. Lot's of les gens le font, mais il est contre la loi, et peu importe combien de temps vous mai s'en tirer comme ça, vous êtes tenu de vous faire prendre!
Compresser, compresser, Compress!
Si vous envoyez un courrier électronique avec plusieurs grandes pièces jointes, il est souvent préférable de les envoyer en quelques courriers électroniques distincts, de sorte que vous n'envoyez pas un document qui est trop grand d'en ouvrir encore. Ou, vous pouvez essayer de compresser vos messages dans un fichier zippé. Il ne réduit pas la taille des images ou des photos beaucoup, mais il fonctionne très bien pour le texte, des tableurs et des fichiers programme. Ceci est très facile à faire, et fera de votre taille de fichier plus petit, et le destinataire comme beaucoup plus heureux. Check out www.winzip.com (pour ceux sur PC).
Les canulars comme des conseils utiles.
Si cela semble trop beau pour être vrai, ça l'est probablement. Ne transmettez pas de tout ce qui est envoyé pour vous. Nous avons tous vus? la chaîne de lettre e-mails cette promesse si vous transférez à x nombre de personnes que vous serez payé, ou vous allez gagner quelque chose, ou vous aurez de la chance pour toujours. C'est tout un canular, une escroquerie, et le seul résultat est un très grand nombre de transmissions de courriel qui ralentir les serveurs à travers le pays. Si vous recevez l'un de ces e-mails d'un ami, la réponse à eux (d'une façon très agréable) et leur expliquer pourquoi ce n'est pas vrai, ou demandez-leur de cesser de les transmettre à vous.
Virus, ou des conseils virus?
De nombreux virus se propagent par e-mail se faisant passer pour des avertissements concernant? un virus! Si quelqu'un vous envoie une alerte au virus, qui contient généralement des instructions pour éliminer un virus de votre ordinateur ... google.com pour vérifier que le virus de faire avant tout. Il ya des chances, c'est aussi un canular, et si vous ne supprimez que "fichier incorrect" de votre ordinateur, vous supprimez en fait une composante nécessaire élément essentiel de votre système!
Wow, c'était beaucoup d'informations à prendre en une seule fois, mais je vous félicite pour coller le dehors et de lire l'article complet. S'il vous plaît le partager avec votre famille, vos amis et collègues.
A propos de l'auteur:
Angela Nielsen est le président de la NIC Media Group, une compagnie primée de développement web situé à San Diego, en Californie. Pour en savoir plus sur Angela Nielsen, et
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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