Comptes à payer: un document de gestion et de solution de workflow
Comptes à payer est un seul domaine de la gestion des bureaux où les problèmes se posent en raison de la complexité des transactions, et la grande quantité de documentation qui est generated.A quantité disproportionnée de temps et ressources administratives est consommé vient de démarrer pour le paiement des factures approuvées. Le problème est aggravé lorsque les factures sont perdus lors de l'autorisation de circuler et encore plus de temps est perdu dans le process.Typically récupération de ces documents comprennent des factures d'achat de la part des fournisseurs, des factures de vente aux clients et les commandes générées par customers.Even si les documents manquants est récupéré à partir de le système, le délai aura causé de graves inconvénients. Si elle n'est pas récupérée, les effets sur les entreprises sont régulièrement perturbateur, et dans des cas extrêmes, disastrous.TokOpen est un puissant et la gestion du document workflow solution logicielle qui va bien au-delà des documents de capture et de stockage. Particulièrement flexible, le package permet aux systèmes d'être configurés pour répondre à des clients spécifiques needs.How TokOpen worksAutomated permet l'entrée des données de factures à être numérisés, indexés et stockés dans le système, un temps considérable en évitant la saisie manuelle. Automatisé de la lecture peut prendre deux formes: une tête de lecture (numéro de référence, nom du client et montant); ou ligne complète point de lecture. Sinon, la facture d'informations peuvent être saisies manuellement si required.Once dans le système, les factures sont acheminés par voie électronique par le biais d'un processus de flux de travail qui comprend tous les notifiantes le personnel autorisé lorsque la facture est en attente de leur approbation. Rapports en ligne sont générés automatiquement lorsque les factures en attente d'approbation sont en retard ou manquants. Ces rapports sont configurables, ils peuvent être mis en place pour couvrir d'autres facteurs essentiels à la réussite de paiement completion.Internal de sécurité est intégré dans le système, les contrôles d'accès et de s'assurer que seuls le personnel autorisé peut ouvrir des factures ou des documents connexes. Les audits sont automatiquement mis à jour sur tous les documents à mesure qu'ils progressent dans le système, de sorte que chaque fois qu'ils sont ouverts ou modifiés, l'heure, la date, l'identité et les détails des activités sont logged.Where les documents sont dans la système, celles-ci sont stockées dans le même fichier à côté des factures afin de permettre de trouver rapidement et facilement. L'accès peut être acquise par d'autres systèmes, dans ce cas, les dossiers et les documents sont affichés dans un standard Web browser.Invoice approbation est intégré avec le reste du processus de comptes créditeurs, et les factures sont accessibles via des systèmes comme SAP ou JDE.TokOpen en action? un cas studyTokOpen est actuellement utilisé par un grand Japonais multi-national, avec plusieurs bureaux au Royaume-Uni. Un bureau traite les factures d'achat pour tous les autres bureaux de la Grande-Bretagne et ils sont d'abord traitées à l'aide du système Oracle Financials. Pour toutes les nouvelles factures, un code-barres est généré et jointe à chaque document.An Accounts Clerk scanne ensuite tous les documents en TokOpen. Ceci est réalisé à partir d'une numérisation et d'indexation dédiée de travail, en utilisant TokOpen Tri Office.All documents sont entreposés ici et ensuite transféré sur une base quotidienne à l'TokOpen serveur, qui est au Royaume-Uni, un autre bureau. Tri Office lit les codes-barres, puis examine les données d'origine dans Oracle pour extraire les données d'index supplémentaires telles que le numéro de facture, le fournisseur numéro de site et code.Standard navigateur accessMost documents sont récupérés par les utilisateurs du navigateur Web standard, en utilisant TokOpen Web, et un total de 260 employés utilisent ce moyen d'accès. Un nombre restreint d'utilisateurs ont également accès à la TokOpen Desktop, et l'accès est prévu pour les personnes sur la base d'une approbation hierarchy.Invoices sont traitées au moyen d'un efficace processus de flux de travail électroniques. Une fois numérisées, État de la facture est réglée sur facture reçue. TokOpen garantit que les utilisateurs peuvent uniquement consulter les documents qui leur ont été attribués dans une workflow.A stricte d'autorisation la hiérarchie est en place, basée sur la taille des factures traitées. Donc, si un membre du personnel tente d'autoriser une facture qui dépassent leur limite d'autorisation, TokOpen achemine automatiquement à un membre du personnel au prochain niveau d'autorisation. Cela continue jusqu'à l'autorisation de la hiérarchie jusqu'à ce que la facture arrive à un membre du personnel qui a eu l'autorisation de signer la facture que la valeur et le paiement est fait completed.TokOpen ensemble puissant et efficace de gestion des documents, facile à utiliser, basé sur le Web access.Tokairo est un fournisseur international de la gestion des documents (TokOpen) Les systèmes d'éducation et de solutions (Tokam). Tokairo a son siège au Royaume-Uni, avec une société sœur aux Etats-Unis responsables pour les Amériques. http://www.tokairo.com REF = TO2EZ
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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