Olap, une technologie alternative sur des feuilles de calcul
Êtes-Tableur Le sol de votre entreprise un avantage concurrentiel? 90% de "moyen" des entreprises ne sont pas convaincus que leurs prévisions et les rapports sont exacts et reliable'In une étude récente, 81% des FD de la cité que leur plus haute priorité est la précision des recettes et des prévisions de recettes et 63% se plaignaient de l'insuffisance des systèmes de prévision et de budgétisation. La FD moderne est de plus en plus la pression de toutes les parties à produire plus solides, plus utiles et une information financière fidèle. Cela se justifie par une série de facteurs: la technologie Internet est la création de nouveaux modèles d'affaires innovants qui nécessitent modelsThe financiers émergents environnement des entreprises est de créer plus de concurrence qui exige des informations reposant sur des dynamiques concurrentielles scénario analysisThe récentes scandales comptables et de la réponse réglementaire à ceux exigent un niveau plus élevé de accuracy.All l'intégrité des données et les parties prenantes au sein de l'entreprise ont besoin d'une analyse plus approfondie, basée sur des modèles complexes dans des délais plus courts, avec précision et la capacité à expliquer les anomalies dans les données présenté primordiale à la réussite de la gestion de l'enterprise.It est intéressant alors qu'une enquête de 2000 sur les sociétés des meilleures pratiques de l'Hackett Group a révélé que deux tiers des "world-class" et 90% de "moyen" des entreprises ne sont pas convaincus que leurs prévisions et les rapports sont exacts et fiables. Pourquoi? Les deux grands systèmes à partir desquels ces données sont collected.Multiple systèmes ERP sont utilisés pour rassembler les données pour la budgétisation, de prévision et de reporting. L'inter-compatibilité de ces systèmes peut provoquer inaccuracies.Second, feuilles de calcul encore composer une grande partie de la de budgétisation, de prévision et les fonctions de reporting de la finance department.There est un corpus croissant de recherches montrant les problèmes liés à l'utilisation de feuilles de calcul au sein du ministère des Finances. Cette mai être bien et bon, les feuilles de calcul mai ne pas être le meilleur système à utiliser dans le département des finances. Toutefois, une solution satisfaisante n'a pas été présenté pour l'utilisation des feuilles de calcul, et que les recherches sur l'utilisation de feuilles de calcul est de peu de valeur pratique pour la finance mondiale. La question demeure: "Peut remplacer d'autres technologies au sein de feuilles de calcul du Département des finances?" Pourquoi les feuilles de calcul utilisées? Tout tout simplement parce qu'ils peuvent être. Professionnels de la finance avec très peu de connaissances en développement de logiciels, de programmation ou de conception d'application sont en mesure de développer des modèles complexes qui peuvent être utilisés pour gérer les fonction des finances. Aussi, les feuilles de calcul sont largement utilisés et disponibles au sein de l'entreprise et la majorité des utilisateurs de l'information et ont accès à la connaissance de la manière d'utiliser spreadsheets.So, quel est le problème avec feuilles de calcul de toute façon? Une étude de Coopers and Lybrand a montré que 90% de l'ensemble des feuilles de calcul avec 150 lignes contient des erreurs. Une autre étude menée par KPMG a montré 92% de feuilles de calcul traitant de questions fiscales eu des erreurs et de 75% a errors.In comptabilité générale, les problèmes liés à la feuille de calcul peut être divisé en deux domaines principaux: la conception, du développement, la souplesse et la transparence des processesIt interne est précisément parce que la plupart des Finances personnes qui sont chargées d'élaborer et de maintenir les modèles, ne sont pas formés à la conception et le développement de modèles de feuille de calcul qu'il ya un problème. Pas de directeur financier ou informatique permettant un véritable et / ou inexpérimentés, administrateur de base de données à développer et à maintenir le vaste et complexe que les bases de données transactionnelles exécuter entreprises. Pourtant, quand il s'agit de la conception et le développement de rapports de gestion, c'est qu'ils ne sont pas techniquement formés à l'utilisation de Spreadsheets.Spreadsheets sont par nature inflexible à des changements dans la conception des modèles qu'ils carte. Ceci est dû à la méthode d'utilisation des feuilles de calcul de lier les données, qui est une cellule par cellule. Les structures internes formule écrite dans la feuille de calcul ne sont pas des modèles dynamiques, donc si il ya un changement à la nature d'une formule dans une feuille, il n'est pas automatiquement représentés dans tous les les feuilles ou des cahiers d'exercices. Chaque changement de modèle, si petite soit-elle, doit être reproduite manuellement dans chaque fiche d'information et / ou workbook.Further, il n'est pas possible de suivre la méthode est utilisée pour le modèle de voiture dans un tableur. La raison en est que toutes les formules qui sont utilisées pour se connecter et manipuler les données dans le modèle sont cachés. Il ya un grave manque de transparence de la sous-jacents et formules donc la méthodologie utilisée pour conduire le models.Data IntegrityEven si il ya des questions telles que décrites ci-dessus, ces questions sont plus sur la longueur des délais nécessaires pour développer, maintenir et de changement Modèles de feuille de calcul. Si les ressources sont disponibles, ces questions ont trait à l'utilisation efficace des ressources. Sur plus d'inquiétude est l'intégrité des données dans les feuilles de calcul reported.Data tendance à être tenue à cahiers distincts qui sont distribués et ont travaillé sur une variété d'utilisateurs dans des régions éloignées. Ces cahiers sont ensuite reliés par la formule à l'autre. Ces liens, cependant, briser le modèle entier. Si vous changez les données dans un classeur, il n'y a pas moyen de savoir si ces changements ont été inclus dans l'ensemble du modèle. Cela, pour le ministère des Finances est la plus importante chute de Spreadsheets.As décrites ci-dessus, parce que les formules de calcul sont cachés, il n'est pas possible d'établir l'exactitude de ces formules, sans une grande quantité de l'examen manuel. Aussi, chaque classeur est une entité distincte, juste parce que l'un classeur est dose correcte signifie pas que tous les autres cahiers d'exercices utilisés dans le modèle sont correctes. Les erreurs dans les feuilles de calcul sont un inconvénient pour la plupart accepté ministères des Finances, mais ce fait est rarement communiqué à users.OLAP, une alternative technologyOLAP, ou le traitement analytique en ligne est une technologie qui a été appelé en tant que telle en 1993 par le Dr Codd qui a inventé le modèle de base de données relationnelle. OLAP a été utilisé initialement comme un mot à la mode pour le différencier des OLTP (On-Line Transaction Processing). T a été remplacé par de A à mettre l'accent sur la capacité d'analyse de la nouvelle technologie, par opposition à la transaction les capacités de la base de données relationnelle la technologie. Aujourd'hui, OLAP est utilisé comme un terme générique pour les différentes technologies qui servent à l'automne dans le cadre d'aide à la décision, l'intelligence d'affaires et de direction des systèmes d'information entre les utilisations others.OLAP Dimensions à la carte de la sous-jacents fondamentaux de l'entreprise. Par exemple, dans un typique Global FMCG l'Dimensions utilisé serait: Business Unit: la carte qui serait la structure sous-jacente de l'entreprise, à la fois la loi constituent un morale point de vue utilisé pour l'établissement de rapports financiers et gestionnaire de l'établissement de rapports mensuels de mai que les responsabilités d'un point de vue. Avec des feuilles de calcul, un point de vue est tout ce qui peut être réalisé avec un model.Product: la carte qui forment la suite logique de l'offre de produits. Cela comprend Brands, Sous Brands, SKU, Pack Taille, couleur, etc. Là encore, cette profondeur d'analyse exigerait une vaste et complexe tableur model.Geography: cette dimension de la carte de la géographie physique du monde. Il pourrait être utilisé pour satisfaire aux exigences Segmental Reporting for Financial Reporting. Il pourrait également être utilisé pour identifier la devise utilisée pour report.Customer: Cette dimension est de première importance dans le cycle des ventes et les débiteurs et de la carte Les clients qui achètent products.Measures: Ceci est la principale dimension où les données sont stockées et ne contiennent en général le premier grand livre des comptes. Toujours dans cette dimension serait résumé des mesures pour dire que l'ensemble des ventes, GP et GP%. Non-financiers les données pourraient être stockées dans cette dimension telles que nombre de personnes. Il est possible d'utiliser les calculs de cette dimension qui rivalisent avec ceux disponibles dans les spreadsheets.Period: Cette dimension de la carte toutes les exigences relatives aux rapports périodiques. Mois, trimestres, Demi et Years.Dimensions, fonctionnel Concepta clé OLAP est fonction de l'utilisation de ses dimensions qui sont utilisés pour modéliser les principes fondamentaux sous-jacents de l'entreprise. Les relations au sein de ces dimensions sont représenté graphiquement et manipulée. Il est facile de déterminer ce qui constitue «Total des ventes», par exemple, ou ce que les régions géographiques ont été inclus dans «la région 3 '1.Figure Voir la figure 1? Graphical OLAP InterfaceAlso, ces relations sont facilement manipulés. Si, par exemple, le groupe a restructuré afin que l'Italie se situe dans la région 3 au lieu de la Région 1, comme indiqué dans la figure 1, il s'agit de faire glisser et baisse de ce pays dans la région 3. Voir Figure 2. Cela rend la gestion de l'aide de modèles développés OLAP relativité simple et intuitive par rapport à des feuilles de calcul. Aussi, les modifications apportées sont appliquées à tous les données dans la base de données OLAP. La feuille de calcul de modèles devraient être individuellement changed.Figure 2? Facilité de gestion ModelsOften, il ya plus d'un titre de représentant d'une relation. Par exemple, brut Bénéfice au modèle ci-dessus est tirée par les échanges internes et externes. Il est possible de modéliser les différentes façons d'en tirer bénéfice brut comme le montre la figure 3. Il peut aussi y avoir des relations qui sont mus par des fondamentaux. Les «rapports alternatifs» sont facilement modélisés. Par exemple, les pays de la dimension géographique peut être partie d'une région ainsi que d'une zone. Voir figure 3.Contrast avec la situation, si les feuilles de calcul ont été utilisés pour conduire ce modèle. Il ne serait pas possible de considérer tous ces aspects simultanément. Très probablement, les données seraient en tant que hiérarchie des feuilles de calcul liées les unes avec les plus haut niveau de consolidation et de résumer l'information dans le niveau inférieur des feuilles de calcul. Les feuilles du bas dans la hiérarchie, de stocker des informations de plus petites régions géographiques tandis que le niveau supérieur feuilles de calcul qui contiennent de l'information de plus en plus importantes régions de la feuille de calcul jusqu'à ce que le top serait de consolider et de résumer les données complètes pour l'ensemble de la région dans laquelle l'organisation a été operating.The serait déconnecté des feuilles de calcul, le manque de transparence de l'ensemble du modèle et être très difficile de rénover dans un délai acceptable. La capacité de visualiser et de manipuler la carte des hiérarchies, ainsi de représenter les différents points de vue des relations entre les éléments de dimensions est un avantage évident de OLAP.Fast, Fast, FastThis est le principe de la plupart des décideurs d'aujourd'hui. Toutefois, l'accès aux données et aux informations besoin pour prendre des décisions tendent à être tenue dans les systèmes transactionnels qui le décideur, soit la dose n'a pas accès ou ne comprennent pas. Cela exige l'auteur de la décision de demander des informations à préparé par le ministère des Finances. Il est évident qu'il est temps de retard dans le demi-tour de ces requests.OLAP est une technologie qui peut être distribué à de nombreux utilisateurs en utilisant une variété de plates-formes. Comme il ya un seul magasin de données OLAP dans le «Cube», les données et informations peuvent être consultées par de nombreux utilisateurs simultanément, quelle que soit leur dimension location.As la carte et des hiérarchies les fondamentaux de l'entreprise, l'analyse de données est un processus intuitif. Il n'est pas nécessaire de comprendre les sources de données et que ces informations deviennent compréhensibles et accessibles à une population plus large de l'entreprise. Managers peut répondre à leurs questions, sans l'analyse des données des demandes formelles à la Commission financière Department.Fixed Format de rapports par Drillable ReportsSpreadsheet fixe le format des rapports sont des rapports. Ils ne peuvent pas représenter les données lieu dans les de toute autre manière. Si une analyse plus poussée est nécessaire, cette analyse n'est pas disponible dans la feuille de rapport. Toute autre analyse, il faudra un nouveau rapport qui sera généralement besoin d'un nouveau modèle pour être développés. Rapport ad hoc des demandes d'analyse et d'enquête sont difficiles à obtenir dans une feuille de calcul environnement. Avec OLAP, en tant que sous-jacents fondamentaux de l'entreprise et les données sont stockées dans une seul magasin de données, la capacité à analyser les données de manière ad hoc est inhérent à la technologie. Données dans le cube OLAP est stocké de façon efficace spécifiquement adaptés à l'analyse. Il est donc possible de analyse des données dans les rapports à la volée, «Drilling Down» ou «Up» pour les données sous-jacentes qui constitue le chiffre rapporté. La capacité de percer à travers les données déclarées est même possible de la transaction, le dernier niveau de analysis.The des données en temps réel dès que dreamAs un extrait des données se fait à partir de différents systèmes ERP utilisés dans l'entreprise, les données ne sont pas à jour, comme elle mai ont changé depuis l'extraction. Le la majorité du temps passé sur l'établissement de rapports, de budgétisation et de planification de l'extraction des résultats et la vérification des données extraites. Spreadsheets ne se prêtent pas à l'extraction des données en temps réel et tout capacité d'une feuille de calcul pour extraire des données est spécifique à une source de données. Divers systèmes ERP ont la fonctionnalité d'extraction de données dans des feuilles de calcul, mais cela signifie que la flexibilité dans les entreprises le développement de ses systèmes internes est réduite. Il est un cercle vicieux, parce que le système ERP peut extraire des données sur des feuilles de calcul, des feuilles de calcul sont utilisées. Parce que l'extrait de feuilles de calcul de données à partir d'un ERP, que les ERP doit être used.The nature de l'activité mondiale du marché nécessite des données en temps réel, une exigence que les feuilles de calcul ne pas être à la hauteur de. Toutefois, comme l'OLAP est une base de données, la technologie, il est capable de communiquer avec d'autres bases de données de façon transparente ce qui permet d'extraire des données depuis la source des systèmes à la demande. Les données en temps réel de rêve n'est plus un rêve. Il est maintenant possible de faire rapport hebdomadaire, quotidienne, même avec des horaires précis, d'une information accessible par un large éventail d'utilisateurs avec peu ou pas de comprendre les structures de données sous-jacentes sources.ConclusionsThere reste sans aucun doute une place pour les feuilles de calcul au sein de la ministère des Finances. L'utilisation de feuilles de calcul comme un outil pour la conduite du Reporting, de la planification et de budgétisation des fonctions de l'entreprise sont cependant discutables. Il est clair qu'il existe d'autres technologies disponibles qui conviennent à cette fonction sont better.There deux raisons principales pour lesquelles les feuilles de calcul sont encore utilisés aujourd'hui et les raisons pour lesquelles l'utilisation des technologies de remplacement dans le département des finances a été poor.Firstly, il ya un manque de compréhension dans le département des finances de l'alternative technologies disponibles pour fournir des solutions aux problèmes rencontrés. Il ya aussi un manque de compréhension au sein du département des problèmes rencontrés dans le département des finances. Un ministère ne comprend pas le problème, l'autre ministère ne comprend pas la solution.Secondly, les justifications de dépenses. L'acquisition et la mise en œuvre de nouvelles technologies a besoin de fonds et les avantages ne sont pas facilement quantifiables en termes financiers ne sont pas immédiatement sentir. La plupart des projets nécessitent dur nombre retombées dans l'année afin de justifier les dépenses. Avec les données précision, facilité d'analyse et d'utilisation ainsi que les délais que les principaux avantages de l'OLAP, il est souvent difficile à justifier spend.The la majorité des entreprises de classe mondiale ont aujourd'hui adopté OLAP comme une technologie clé en fournissant des informations aux décideurs. La principale question qui devrait être posée n'est pas de savoir si les feuilles de calcul doit rester la principale plate-forme pour l'établissement de rapports, de budgétisation et de prévision. Au lieu de cela, les entreprises devraient se poser eux-mêmes à quel point l'avantage concurrentiel qu'elles sont prêtes à perdre de l'utilisation de l'inexactitude, de la date et l'inflexibilité des informations avant les technologies de remplacement sont investigated.Shaun Stoltz est la gestion Directeur de données C Ltd, les systèmes de financement du conseil en stratégie. Il peut être contacté à shaun@data-c.com ou ceo@inkorus.com.www.gemolap.com www.inkorus.com www.istrat.co.inAbout Le AuthorHaving servi dans ses articles Entreprises d'assurance avec PricewaterhouseCoopers, Shaun a été identifié et une formation de vérificateur de systèmes informatisés d'information où il a commencé son voyage dans la connaissance des technologies. Tout au long de sa carrière, Shaun a
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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