Besoin de système de gestion de documents (dms)
Document de gestion de l'entreprise ou de gestion de l'information est peut-être l'un des plus importants de l'entreprise des solutions qui vont apporter une solution aux différentes exigences de la loi SOX. Plusieurs sections de la loi SOX ont un incidence directe sur la manière dont les documents numériques, des dossiers de l'entreprise sont créées, revu, approuvé, le stockage, la recherche, le transfert, la gestion et destroyed.Knowledge: Document & Records ManagementEstimates ont été faites le calcul d'une grande proportion significative (certains le disent, plus de 70%) des documents détenus par une entreprise sont en format numérique et pourrait ne jamais être vu dans hardcopy.According Gartner du rédacteur en chef James Lundy: La gestion des dossiers sera un top 10 pour de nombreux chefs de l'information dans les prochaines year.In suivantes, nous allons discuter des différentes sections de la loi SOX qu'une solution de gestion des documents pourrait aider à se with.SOX sections: la Section 302: Selon l'article 302, le chef de la direction et chef des finances ont personnellement certifier les états financiers et les révélations faites par la société sur l'authenticité et l'exactitude. Cela exige un système en place qui fera le CEO et le CFO convaincu que toutes les informations que l'entreprise fait sont exacts et authentiques. Cela peut se faire de deux façons: La première est de ruissellement de la responsabilité de la CEO et le CFO de la baisse des niveaux de gestion et en réponse à bulles jusqu'à l'enseigne-offs de la baisse des niveaux de gestion sur tous les documents qui sont des contributions à la société est de concevoir filings.Second globale des processus d'affaires qui produisent des dépôts de la société. Les méthodes de travail seront conçus de manière très rigoureuse à respecter toutes les dispositions et la bonne mise en œuvre et la formation de tous les personnel liés à l'activité des processus sera réalisé et testé sur une base périodique. En outre, les processus d'entreprise eux-mêmes seront ouverts à de rigoureuses vérifications internes qui seront effectués de temps en time.One, ou une combinaison de ces deux pratiques vont un long chemin en vue d'assurer une bonne compliance.For ces deux options, il est clair qu'une forte échelle de l'entreprise système de gestion des documents fournira les base sur laquelle la conformité seront réellement effectuées. Dans le premier cas, le signe compromis peut être configuré en utilisant un module de workflow du système de gestion de documents. Dans le second cas, les processus d'affaires lui-même sera configuré dans le système de gestion de documents et tous les documents d'entrée ou de soutien seront également partie de la DMS et de subordination et la liaison appropriée sera faite entre le fonctionnaire dépôts de la société et tous les documents d'entrée à it.As la preuve de l'appui des dossiers de la société financière-finale telle que déposée ou déclarés, il est important d'archiver tous les e-mails, des feuilles Excel, des messages instantanés ou d'autres communications et des documents qui ont été échangées qui a conduit à un dépôt final certifié par le chef de la direction et chef des finances. Ce processus permettra de sauvegarder la CXO à la demande que tous les rapports financiers sont conformes à leurs connaissances et leur raison la diligence a été effectuée avant la certification des reports.Section 404: Le chef de la direction et chef des finances est nécessaire de fournir un rapport d'évaluation et de certification que les «contrôles internes» ont été évalués et travaillent amende ou qu'il ya des faiblesses et des mesures appropriées sont prises. Le respect de cette exigence est l'un des plus difficiles de la loi SOX et exige toute une série de personnes, les processus et technologies. Toutefois, DMS a un rôle important à jouer dans this.All les e-mails et des documents joints à l'ordre chronologique devront être archivées dans le but de prouver que les contrôles internes appropriés. Idéalement, un module de workflow fournira l'assurance que les contrôles internes sont implemented.Section 103: nécessite le stockage des documents pour une période de 7 ans pour les sociétés d'audit. La société auditée naturellement veulent reproduire la documentation pour se prémunir contre toute anomalie ou mauvaise communication ou de mauvaise gestion. Aussi une autre partie de l'acte requiresSection 409: besoin en temps quasi réel des rapports de tous les documents événements internes ou externes pour les investisseurs et les organismes de réglementation. Ceci peut être accompli en utilisant un seul ensemble de l'entreprise système de gestion de documents avec des «alertes» et notifications et le flux de travail configuré en fonction de la conception de la conformité axée sur les processus d'affaires. Ce système permettrait de s'assurer que toutes les informations pertinentes est immédiatement relayée à la direction (chef de la direction et CFO) et le comité de conseillers et avec le minimum de délai et de latence. DMS dispose des capacités appropriées pour le respect de conseillers pour fournir une recommandation (dans le délai prévu de délai) liées à chaque alerte et d'intensifier le rapport à la CxOs avec les recommandations appropriées. Le CxOs peut alors décider si elle mérite la divulgation dans le cadre de la loi sur la base des recommandations de leur conformité Comité ou Advisors.Section 802: prévoit penlties pénale sciemment modifier, détruire, de dissimuler et d'autres activités, telles que l'introduction de faux documents, liés à entraver ou d'influencer un cours ou potentiellement prochaine enquête par un organisme fédéral. Cela appel pour la tenue de l'ensemble des documents dans un système où absolument personne dans la société peut les modifier, une fois qu'ils sont finalisés. Aussi ce qui appelle une document officiel de politique de conservation et de destruction qui est strictement respectées (en fait, peut être prouvée à respecter) et qui consiste à faire en sorte que pas de document qui tout organisme d'enquête, il faudrait se d'être détruits ou supprimés. L'occasion de nouvelles, la loi exige que, dès que l'entreprise vient de connaître une éventuelle enquête tous les documents ayant trait ou quelque germane à cette enquête sont immédiatement ordonné indestructible ou inaltérable par n'importe qui, y compris la CxOs de l'entreprise. C'est pourquoi il est important d'avoir une fonction liée à la création! Tion et d'accepter «alertes» de la direction juridique de l'entreprise sur les potentiels à venir ou en cours d'enquêtes et, en conséquence, l'information immédiate "saut" de tous les documents connexes. Cette fonction sera d'assurer la conformité avec cette section et de mettre une éventuelle peine de prison et une forte amende et, bien sûr, la perte de section credibility.This a une forte influence sur les dossiers ou un document politique de gestion d'une entreprise. L'entreprise doit développer une politique de gestion de document et à y adhérer en temps voulu et de manière rigoureuse. Si ce n'est pas le cas, la société est exposée à de graves coûts et les dommages en termes de fourniture de documents à des parties hostiles, en "pré-procès découverte ", le processus juridique de fournir tous les documents pertinents à la partie adverse dans une poursuite. Il expose également la société à des accusations de dissimuler ou de détruire les documents pertinents, à condition de le faire à une date ultérieure scène, avant même toute procédure judiciaire engagée contre l'entreprise à la Enron, Arthur Andersen liées documents.Document fournir les systèmes de gestion de plusieurs avantages à l'entreprise. Depuis un système informatique est une entreprise congelés dans un processus particulier de logiciels et de matériel de mise en œuvre, il s'avère que les processus d'affaires est, consciemment et avec diligence à respecter. Dans le pire des cas, cela prouve que le respect est suivie dans l'esprit. Maintenant, si le respect est suivi à la forme peut être trouvée à partir des résultats du système et aussi de la vérification de celle-ci à divers stades du processus. Le la capacité à suivre une piste d'audit sur tous les documents créés ou transformés grâce à elle est extrêmement utile dans l'exécution des activités de conformité et de prouver la conformité à un stade ultérieur. La capacité à créer crée automatiquement un audit des flux de processus paths.The DMS permet aussi d'accéder à tous les documents à tout moment avec une relative facilité. Il agit également comme un centre de dépôt de documents (à la fois structurées et non structurées). Tous les documents divulgués au public peuvent être enfermés dans la forme définitive et que les images ne peuvent être modifiées ultérieurement. Ceux-ci peuvent être stockées et supprimés selon les horaires des différents de réglementation et de conformité des actes du gouvernement. Document d'information et qui est censée être limitée à la consommation dans le haut niveau de la gestion peut aussi être strictement contrôlés et les contrôles internes sur ceux-ci peuvent être appliquées de façon rigoureuse. Au moment opportun les documents peuvent être "publié". Whistleblower: Pour cette section de l'acte, il est important qu'un système de gestion de documents est fournie à enregistrer toutes les dénonciateurs de communication tout à fait en sécurité, où aucune des personnes non autorisées mai être en mesure d'y accéder et de stocker toutes communications.An indirecte obligation pour les systèmes de gestion de document dans l'entreprise est dans le but de stocker les documents relatifs à l'entreprise le respect des politiques, leurs mises à jour, des amendements, les politiques de contrôle interne de l'entreprise et d'autres documents de même nature que l'aide à prouver la conformité enterprise.The processus à la société doit faire des politiques sur les aspects suivants de documents: Création Homologations Publishing rétention Access Distribution Lifecycle Cette politique contribuera à la mise en œuvre du exigences contradictoires de la conservation des documents à des fins de conformité et le document de suppression de la réduction du coût de la conservation des documents et de l'amélioration opérationnelle efficiency.Initial étape consiste à définir le document politique de conservation. La deuxième étape est d'étudier les systèmes de gestion des documents en place dans l'entreprise et la troisième étape consiste à créer un document de gestion system.Have un répertoire centralisé de documents.Have un cadre structuré et hiérarchisé architectureHave de sécurité et contrôle d'accès * Un rapport du réseau de distribution ou de gestion de documents et de Workflow System va verser à ce chef de la direction et le chef de la direction financière au sein de la délais prescrits et de leur permettre de suffisamment de temps pour prendre leurs propres décisions définitives sur les situation.Finally, un système de distribution de l'information doit exister à verser rapidement cette information, si jugé important par le chef de la direction et le directeur financier à des investisseurs et autres parties intéressées ou par les autorités prévues par la SOX.Author: Dr. V. Vikas Gupta. Email: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. dans www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-estate-web-software.comAbout Le AuthorDr. Gupta est le fondateur et président de Istrat. Il est un B. Tech. de l'IIT, Bombay et fait son MS (Ingénierie) et doctorat en sciences de l'ingénieur (Ph.D.) de Columbia Univ., New York. Après son doctorat, il a travaillé à l'Université de Californie, à Irvine en tant que chercheur et en tant que Asst. Professeur à l'IIT Kharagpur.He est responsable de l'établissement de la stratégie et la direction de l'entreprise et s'occupe de la stratégie et l'exécution de la stratégie. Il fournit une perspective globale de l'entreprise et constitue un pont entre les ressources IT indiennes, y compris les talents et les produits, et clients du monde entier avec des exigences. Il fournit les Indiens IT talent avec une compréhension des paramètres importants à l'échelle mondiale client (à savoir, la qualité, de fiabilité et de la livraison, en plus des coûts). De même, il fournit les clients du monde entier avec une compréhension de l'ampleur et la profondeur de l'expertise de la main-d'œuvre indienne IT (à savoir, Architecture & Design expertise, le développement de produits et expertise en gestion de projet et
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