Comprendre la gestion des documents
Le terme "document" et "bureau sans papier" est l'objet d'innombrables articles et de livres. Tout le monde veut atteindre cet objectif noble, mais pas tout le monde comprend ce que signifie vraiment le terme. Avant de pouvoir s'engager sur le chemin de la réalisation totale de gestion de documents, il est important que vous avez une bonne connaissance de base des termes et des concepts qui vont avec it.Once vous commencer à enquêter sur les différentes solutions logicielles qui sont disponibles que vous allez courir dans un document de gestion des abréviations, acronymes et termes généraux, que vous pourriez ne pas être familier. Voici un aide-mémoire "qui vous aidera à comprendre la matière que vous rencontrerez, ainsi que les conversations que vous allez avoir de solution de gestion des documents providers.Electronic Document Capture (EDC) C'est le terme générique qui renvoie à l'ensemble du processus de conversion de documents papier dans leurs équivalents électroniques. Il porte sur des notions telles que la numérisation, de reconnaissance de texte, de conversion d'image et de l'indexation pour une récupération ultérieure. En d'autres termes, il s'agit d'une expression fourre-tout pour la process.Optical ensemble de la gestion des documents de reconnaissance de caractères (OCR) OCR est un processus qui reconnaît les mots qui sont imprimés sur un document physique. OCR est généralement utilisé lors du traitement des documents qui sont imprimé en "normal" imprimante ou la machine à écrire fonts.Intelligent de reconnaissance de caractères (ICR) Ce processus est similaire à l'OCR, mais est généralement capable de traiter certains des documents manuscrits sur des formulaires spéciaux. Il peut aussi reconnaître et traiter les "marques" et bar codes.Electronic Document Management System (EDMS) Parfois dénommés Document Management (DM) ou Système de gestion de documents (DMS), ce terme englobe non seulement la conversion électronique des documents papier, mais la gestion électronique des documents créés, y compris le traitement de texte et de courriel. EDMS systèmes sont utilisés pour localiser et afficher des documents, ainsi que de maintenir différentes versions de la source document.Electronic Record Management System (ERMS) Aussi connu sous le nom de Record Management (RM) ou Record Management System (RMS), ce terme se réfère à des systèmes qui sont utilisés pour s'assurer que des dossiers importants tels que la paie, des ressources humaines, les dossiers des patients, des contrats, etc, sont stockés et disponibles pendant leur durée de lifetime.Web Content Management (WCM) Aussi appelé Système de gestion de contenu (CMS), ce terme désigne un logiciel qui est utilisé pour stocker et publier des contenus sur un site Internet. Un CMS sépare le contenu Web HTML sous-jacent de la conception de sorte que toute personne autorisée peut publier ou supprimer le contenu d'un site web sans avoir à connaître HTML.Workflow Management (WFM) WFM systèmes sont utilisés pour la préparation des documents de gestion dans un environnement structuré où certains établissement, d'examen ou d'approbation des mesures doivent être fait dans un ordre défini. WFM systèmes directs les documents au bon peuple, dans le bon ordre, jusqu'à ce que l'ensemble du processus a été completed.Knowledge Management (KM), ces systèmes sont utilisés pour faire le total des legs "connaissance" d'une organisation à la disposition de tous. KM systèmes éliminent le besoin pour les salariés à «réinventer la roue» lorsqu'ils traitent de questions, des processus, ou de toute autre question qui a déjà été traitée par quelqu'un dans l'organisation. Une Foire Aux Questions (FAQ) est un bon exemple d'un KM system.Now que vous avez une compréhension des termes de base que vous rencontrerez, votre prochaine étape est de déterminer le type de système de gestion de document qui répond le mieux à vos besoins. Après cela, vous pouvez commencer le processus d'identification des solutions disponibles et de choisir celle qui répond à votre organisation needs.Cavyl Stewart est le propriétaire de http://www.find-small-business-software.com. Jamais encore loin d'esclaves à des tâches ennuyeuses de logiciels peu coûteux peuvent faire deux fois plus vite. Découvrez comment en vous abonnant à son 100% gratuit ecourse contenu original: "Découverte de 52 moyens de faire plus avec le logiciel", par l'envoi d'un email vide à: 52-ways@getresponse.com
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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