Évitez les 7 temps et la vie erreurs voler et voir votre productivité grâce
41 façons pratiques et rapides à obtenir sur le dessus de cette montagne de travail et de libérer du temps pour les choses importantes qui a vraiment matterBy Dr Bill Robb, PhD, DEdWe sont tous tenus de faire plus et mieux avec moins en moins. Ceci est se répercute négativement sur notre productivité, notre santé et, malheureusement, sur la vie familiale. Cela est fort dommage, car plus de 20 ans de faire face à la gestion du temps face à des ateliers, j'ai constaté que beaucoup d'entre nous sont ainsi facilement évitables erreurs qui nous coûtent cher en temps? money.Time et tout ce que nous devons réaliser nos rêves et de réussir. Le temps est également l'ingrédient essentiel à jouir de notre famille et la vie. Ce rapport vous aidera à surmonter la tyrannie du «trop de choses à faire et trop peu de temps pour le faire en". J'ai choisi les sept plus grandes erreurs et a offert 41 façons d'éviter them.I suggérons de lire environ une erreur par jour? Ne vous précipitez pas. Penser À propos des suggestions et trouver un moyen de les appliquer dans votre bureau ou à domicile. Vous serez agréablement surpris si vous appliquez seulement quelques-uns des 41 suggestions. Tout succès! ERREUR NO. 1 Mise Pas clair ce que vous wantJust pense combien de fois nous sommes en interaction avec les gens. Nous avons rendez-vous et réunions. Nous donnons des présentations et assister à des conférences. Nous demandons aux gens de faire des choses pour nous. Nous écrivons des lettres à eux et rédiger des rapports pour les et faire des appels téléphoniques vers les them.In toutes ces interactions, et plus encore, la raison principale, nous perdons un temps précieux ne reçoit pas clairement ce que nous voulons. Je sais que cela paraît si simple que vous mai ne voit pas la valeur de cette suggestion, voici juste quelques-uns examples.1. Vous êtes malheureux dans votre travail actuel. Alors vous allez poser au patron pour un changement. Si vous allez à l'intérieur et simplement parler de la façon dont vous êtes malheureux, vous croiserez que se plaindre? vous donnez un problème sans solution, et le patron s'éteint et vous n'obtenez pas ce que vous want.2. En tant que patron, vous demandez à un de vos employés à rédiger un rapport sur la santé et de sécurité dans l'usine. Si vous ne le dites pas à l'employé que vous voulez une excuse pour dépenser les 30.000 $ qu'il reste dans la santé et le budget de la sécurité, ils vont s'en aller et passer trois semaines en détail tout! Je le sais parce que c'est arrivé. Donc, tout ce travail et vous n'avez toujours pas votre excuse.3. Vous présidez une réunion. Quelqu'un est en langue de bois hors du sujet (il ya toujours un? N'est pas là). Vous essayez de le ramener sur la bonne voie et il dit: «Ce que je veux dire, c'est important ». Vous ne pensez pas que ce soit et d'un mini-argument se développe. Si vous n'avez pas le but de la réunion clair, il est très difficile de porter un jugement sur la pertinence d'une contribution et vos réunions prendre plus de temps que ce qu'ils should.Do vous voyez ce que je veux dire? S'y clairement ce que vous voulez est une boussole pour vous garder sur la bonne voie. Il vous aidera à raccourcir leurs rapports et des lettres, car vous pouvez arriver au point plus rapidement. De même quand vous savez ce que vous voulez que le temps que vous prenez sur les appels téléphoniques à réduire, car une fois que vous avez atteint votre objectif, vous pouvez mettre fin à l'poliment call.From désormais sur à peu prendre 30 secondes pour vous demander: «Ce que je fais attendent de cette interaction et je peux l'obtenir manière que ce soit plus facile ou plus vite? "erreur NO 2. fait pas assez pour échapper à meetingsIf vous êtes comme la plupart des êtres humains votre plus grand épouvantail avec gestion du temps est RENCONTRES! Souvent, il nous est difficile de briser cette habitude? nous ne voyons pas comment gagner du temps lorsqu'ils sont confrontés à de réunion après meeting.Please pardonnez-moi l'être émoussé sur vous fait pas assez pour s'échapper. Je suis d'être un peu controversé pour essayer d'aider. Prenons le cas où vous pensez que vous n'avez pas le choix? vous devez assister à une réunion parce que votre patron ou le client attend d'elle! Mais avez-vous vraiment à y assister? Regardez quelques-unes de ces ideas.4. Pourriez-vous m'expliquer en détail comment vous pourriez faire autre chose que ce serait une aide précieuse à l'équipe / service, au lieu de gaspiller du temps à la réunion? Est-ce que le patron refuse vraiment quand il / elle pour montrer comment vous pouvez faire plus pour aider votre patron ou un client ou d'un département à l'époque où vous ne serez pas attend.6. Si quelqu'un doit être à cette réunion at-elle pour vous? Pourriez-vous trouver quelqu'un qui pourrait aller à ta place? Ce pourrait être un collègue? et vous allez l'aider avec quelque chose. Ce pourrait être un jeune collègue qui trouveront l'expérience passionnante et une chance pour le développement personnel de soi que vous souhaitez les informer correctement et informer le Chair.7. Même lorsque vous avez personnellement à assister à une réunion il ya des choses que vous pouvez faire pour sauver votre temps. Par exemple, si vous êtes assez hauts que vous pouvez offrir à compiler l'ordre du jour et même de présider la réunion. Si cela permettra d'économiser quelques heures, pourquoi pas? Vous pourriez participer effectivement en parlant uniquement lorsque vous pouvez contribuer à l'objectif, en demandant poliment aux gens de se rendre au point, en intervenant lorsque des personnes sont arguant inutilement ou en demandant si les gens sont prêts à faire un decision.8. Bien sûr, vous voulez être professionnel, mais si votre patron ou le client n'accepte pas de de ce qui précède, prendre un autre travail avec vous et faites-le dans la réunion (même si c'est de penser à quelque chose). Soyez prudent et faire semblant de participer de temps en temps en faisant un commentaire ou poser une question.MISTAKE NO. 3 rapports permettant de prendre overYou sais ce que c'est. Tu passer des semaines à préparer un rapport et personne ne le lit correctement. Ou vous avez fait un travail brillant de la recherche et la mise en page et quelqu'un dit: "Bill,« reçu »est décliné à tort à la page 64". Pour reprendre quelques contrôle sur notre vie professionnelle nous avons besoin de contrôler la façon dont nous traitons reports.9. Pensez à un rapport que vous avez besoin d'écrire et de demander au patron / client si vous pouvez la ferraille. Montrer le patron ce que vous allez faire dans le temps gagné. S'il vous plaît n'essayez ce parce que certains patrons n'ont pas le temps de réfléchir à la valeur de chaque rapport. Donc, en n'ayant pas à faire un rapport, vous aider vous-même et votre organisation.10. Lorsque vous entendez le mot "rapport" get l'habitude de penser: "Est-il une autre façon, je pouvais obtenir le client / patron de l'information dont ils ont besoin?" Peut-être une courte note un rapport oral ou aurait plus d'impact et vous pourriez être eux les informations plus rapidement. Se souvenir de patrons ne veulent pas de rapports? ils veulent de l'information pour les aider à faire decisions.11. Si la démolition d'un rapport n'est pas autorisé, demandez la fréquence doit être réduite. Par exemple, imaginez combien il serait si vous pourriez présenter un rapport une fois par trimestre au lieu d'une fois par mois. Il suffit de demander? vous réussirez 50% de la temps12. Si un rapport doit être écrit, trouvez quelqu'un qui souhaiterait avoir l'occasion. Une assistante expérimentée pourrait rédiger un plan. Vous pouvez commander une personne extérieure pour le faire. Peut-être vous avez un collègue, vous pouvez commercer. Il mai profiter et être bon en rédaction des rapports. Vous ne feriez pas une tâche qu'il n'aime pas ou à laquelle il n'est pas aussi bonne que vous are.13. Assurez-vous bien comprendre le bref rapport et exactement ce que vous avez à faire? Demandez à la personne qui a commandé le rapport pourquoi il le veut. Si vous pouvez obtenir un son réponse à cette question, vous allez libérer des tonnes de temps. Savoir "pourquoi" vous permet d'utiliser votre initiative? de trouver des moyens plus rapides - pour obtenir l'information required.14. Attention aux «prendre piège de la maison". Parce que ce n'est rien à voir avec les personnes directement en face nous avons tendance à remettre notre rédaction de rapports et finir par prendre à la maison. Pour éviter ce piège sélectionner un jour et le créneau horaire dans l'agenda et du budget, disons, deux heures d'écriture le rapport. Faites tout ce qu'il faut pour répondre à ce moment limit.15. N'oubliez pas la règle 80/20. Vous aurez atteint 80% de perfection dans le temps vous prendre pour préparer le deuxième projet. Après cela, obtenir une autre personne pour le lire et corriger les erreurs et vous les soumettre. Ceci n'est pas une excuse pour mauvaise présentation mais le temps passé en travail sur chaque mot et chaque numéro sur la couverture et mise en page n'a pas de durée effective.By maintenant, vous allez recevoir dans le Swing de trouver des façons de protéger votre temps. Continuez à penser? c'est la réponse! ERREUR NO. 4 sous-estimation du temps de nature voraces des callsThere téléphone ne fait aucun doute que la plupart d'entre nous sous-estimer le temps qu'ils passent au téléphone par environ un tiers. Vous savez que cinq minutes de communication peut se transformer en une pièce de vingt-minute. Le téléphone est grande? Il sauve-nous assister aux réunions mais en même temps, si elle avale incontrôlée notre temps. Donc, même si les sept conseils de cette leçon sont faciles à suivre? vous devez commencer à les appliquer si vous ne faites pas si already.16. Doucement et poliment garder amener la personne à qui vous parlez de retour à ce que vous veulent ou de ce qu'il / elle attend de vous. Naturellement, vous ne pourrez pas être impoli à ce sujet. Attendez 30 secondes de la vie sociale dans le chat et puis dire quelque chose comme «On dirait que vous avez passé un bon moment en Espagne Bill. Pourrais-je vous demander votre aide t-il?? "ou" John Salut. Comment allez-vous tenir? [à l'époque, après la réponse] «Ecoute, seriez-vous capable de se réunir??" 17. Disposer de données nécessaires / notes à portée de main avant de commencer l'appel. Non seulement cela économiser temps, il donne à d'autres le signal que vous êtes organisé. Si vous téléphoner à prendre rendez-vous avec quelqu'un, vous avez votre journal de prêt et marquer la date want.18. Fixez les délais pour les appels plus longs. Dites aux gens ce que cette limite est au tout début de la conversation. Après une brève présentation sociaux habituels, dire quelque chose comme: "Bill, j'ai besoin de seulement trois minutes de votre temps" ou "Jane avez-vous obtenu deux minutes? "19. Terminez l'appel poliment fois que vous avez réalisé ce que vous vous apprêtez à réaliser. Dis quelque chose comme:« Merci Sue, je ne vais pas vous retenir plus longtemps "." Merci pour votre temps, George, il était bon vous parle? doivent se précipiter? See you next week at? ". Je sais ce robot-like sons et rude, mais avec juste un peu de pratique il devient un moyen naturels et professionnels de faire des business.20. Get populaire directe nombre et éviter le retard de devoir se rendre à la réception. Aussi, demandez des numéros de téléphone mobile peuples »: si vous ne pouvez pas les mettre sur un téléphone fixe, vous pouvez habituellement les joindre sur leurs téléphones mobiles. La plupart des hauts personnes et la plupart des décideurs entrer dans le bureau plus tôt et quitter tard, ce téléphone avant 08.30 ou après 17.00.21. Soyez très agréable pour les réceptionnistes et les assistants personnels. Bien sûr que vous feriez cela de toute façon parce que c'est la bonne chose à faire. Toutefois, soyez très gentil. Présentez-vous, prenez cinq secondes pour le bavardage, expliquez votre problème et de dire «s'il vous plaît» et «merci». Un simple «s'il vous plaît" peut vous faire économiser temps où vous accédez à une décision maker.22. Chaque semaine, demandez à un collègue pour prendre vos appels pour une heure afin que vous puissiez obtenir autre chose faite. Vous pouvez en retour un autre jour ou faire une autre tâche pour ce collègue qu'il / elle déteste doing.MISTAKE NO. 5 Sous-utilisation ou l'utilisation excessive de technologyHow pourrions-nous survivre sans notre technologie? Imaginez combien tout serait lente et combien le «travail d'âne", nous serions encore faire. Il suffit de penser de l'époque nous avions des déchets si nous avons eu à rédiger des rapports complexes sans traitement de texte! Cependant, comme vous le savez, cette merveilleuse technologie peut rapidement nous asservir si nous ne la regarde pas. Il accélère les choses et si nous le permettent, il peut gouverner nos vies. Voici donc quelques réflexions sur l'utilisation de la technologie afin de libérer de notre temps? temps, nous pouvons utiliser pour améliorer la qualité de nos lives.23. Utiliser un répondeur pour filtrer les appels téléphoniques et prendre des messages. Il est maintenant de bonnes pratiques commerciales pour le faire. Toutefois, revenir à des gens aussi vite que possible. Obtenez le tout dernier modèle qui vous permet de récupérer les messages et modifier votre message à distance depuis n'importe telephone.24. Gardez votre téléphone portable éteint la plupart du temps et ne donnent pas votre numéro à chacun. Ayant votre mobile allumé signifie que n'importe qui avec votre numéro peut vous contacter à tout moment, n'importe où. Cela crée une invitation ouverte et les gens vont vous contacter - même avec des questions sans intérêt. Si vous avez peur que les gens ne peuvent pas faire face sans vous cela signale un besoin de développer votre peuple more.25. Doublez votre productivité à l'aide d'un dictaphone. Si vous n'avez jamais utilisé celle de votre propre voix sonne bizarre au début mais cela prend seulement une semaine ou deux pour s'habituer. Utilisez le dictaphone pour les minutes des réunions, de courtes notes lorsque vous êtes en voyage (mais conduisez pas, bien sûr) et pour les premiers projets de lettres de longue haleine. Demandez à quelqu'un d'autre à transcrire le tapes.26. Assurez-vous que vous savez et votre personnel sait comment obtenir un bénéfice maximal de l'équipement dont vous disposez. Par exemple, systèmes téléphoniques modernes vous permettent de faire toutes sortes de gain de temps des choses comme le stockage des numéros les plus utilisés. Photocopieurs vous permettre d'assembler, agrafer et même mis des draps haut sur un existant document.27. Aller encore plus à électroniques de stockage et de livraison. Plus les données / documents, nous avons numérisé plus vite nous pourrons y faire des recherches. Vous pouvez configurer un publipostage et imprimer des lettres de 1000 personnes (personnalisée) tandis que vous obtenez à autre chose. Demandez aux gens si des versions électroniques des rapports et des factures sont acceptables? Ils sont de plus en plus? et en fait-preferred.28. Ne perdez pas de temps à lire des manuels d'instruction pour les quotidiens nationaux et le bureau objets technologiques. Ils sont presque toujours mal écrit et trop compliqué. Obtenez de l'aide? maintenant! Trouver quelqu'un (un ami, un enfant, un voisin ou un professionnel) qui peut expliquer les choses pour vous? même les payer? il vaut la peine itMISTAKE NO. 6 A défaut d'organiser la masse des informationThere fait aucun doute que nous, les humains souffrent de la surcharge d'information au travail et dans notre vie sociale. Nous souffrons d'un excès de choix et luttent pour donner un sens à toutes les données pompée à nous tous les jours, tous les jours. Je sais par expérience que vous trouverez les suggestions huit brilliant! 29. Éduquer les gens en leur expliquant qu'ils n'ont pas à vous envoyer rapports / données / Newsletter plus. Réduisez vos abonnements? même les plus libres et les bulletins bin / magazines déballés. Pensez-vous vraiment besoin de lire le journal tous les jours? 30. Stockent des informations sur CD-ROM ou de disquette à disque et stocker des documents par voie électronique pour un transfert rapide et plus rapide. À une entreprise de faire la numérisation pour vous? c'est le travail trop intensif pour vous ou votre staff.31. Concevoir un système de classement qui fonctionne pour vous. Il est difficile de décrire tout autre système utile parce qu'il dépend de ce que vous avez besoin. A titre d'exemple voici ce que j'ai: Un fichier pour chaque atelier ou un produit, telles que la gestion efficace du temps, présentation efficace Compétences, un leadership efficace et une vingtaine d'autres: un dossier pour chaque client, un dossier pour chacune des tâches administratives telles que la comptabilité, des dépenses et des factures; un fichier pour chaque fournisseur majeur; un fichier pour chaque courant projet. Même si beaucoup de mes projets sont à court terme, chacun a son propre dossier A4 dans lequel tout le papier en cause est placed.32. Tenir la famille Vital / information du pays dans un seul dossier et de garder ce dossier dans un seul endroit. Il suffit de penser le temps que nous déchets pour rechercher des choses telles que des polices d'assurance, la banque de numéros de compte, les détails du prêt, les immatriculations de véhicules, les certificats d'état de circuler, de licences et ainsi on.33. Cette semaine, le plan de votre journal, à une heure de passer par des slideshows et jetez-vous n'avez pas besoin. Faites de même pour la semaine prochaine et la semaine d'après. Une heure par semaine et vous économiserez une demi-journée! 34. Compiler vos propres répertoires. La plupart d'entre nous ne dans une certaine mesure, pour dire le numéro de téléphone et adresses. Mais il est surprenant de voir combien de temps vous allez économiser si vous gardez des numéros encore plus comme celles des principaux contacts dans d'autres ministères et entreprises des fournisseurs. Également, ce faire à des fins domestiques - les cinémas locaux, amicale des gens de métier, aéroport, gare, hôtel et lieux des enfants school.35. Pour chaque projet que vous avez sur l'aller (et un projet pourrait être n'importe quoi - le travail et domestique - produire un résumé du projet feuille du dessus. Cette première feuille tiendra un registre de fonctionnement de la dernière action prise et que vous avez à faire ensuite. C'est idéal pour les personnes Reprenant où vous l'avez laissé et pour vous de articles transfert à votre "to do" list.In la dernière partie de ce rapport, nous allons aborder certaines bonnes choses réelles? Comment utiliser votre subconscient pour vous aider à surmonter PROCRASTINATION.MISTAKE NO. 7 combattent pas tergiverser enoughAll dur de l'techniques dans le monde et tout l'imagination, de coûteux systèmes de gestion du temps sera d'aucune utilité si vous sabote notre subconscient. La procrastination est un obstacle terrible subconscient So let's apprendre à surmonter it.Procrastination est intentionnellement, de manière habituelle ou la mise hors inconsciemment que vous savez quelque chose doit être fait aujourd'hui. Dans ce bref rapport nous ne pouvons pas aller dans les nombreuses raisons pour lesquelles nous, les humains tergiverser donc je vais aller droit en sept très utile "trucs" .36. Trick votre subconscient en disant: «Je vais faire juste cinq minutes de la valeur? C'est tout juste cinq minutes, puis je m'arrête». Devinez quoi t-il? Une fois que vous avez commencé à vous sentir bien à propos de poursuivre. Continuez à prendre des petits pas supportable, avec des pauses entre les deux. Ce n'est généralement pas le temps effectif, mais si c'est ce qu'il faut pour vous aider à surmonter procrastination, pourquoi pas? 37. Vient de commencer. La difficulté est de début. Souvent, c'est la pensée de quoi faire et comment le faire qui provoque l'inertie. Une fois que vous avez fait cela, c'est facile. Start Anywhere? commencer par n'importe quoi. Effectuez une table des matières d'un rapport, pour example.38. Rappelez-vous que la situation va empirer? générer une certaine crainte positive. C'est ce qui arrive par défaut, de toute façon. Nous gardons remettre à la crainte d'un montant négatif conséquences est plus grande que la peur de faire le travail? puis nous agissons dans l'urgence avec tout le stress qui l'accompagne. N'attendez pas que la crainte réelle de téléphone de votre patron appel demandant pourquoi le projet n'est pas complète. Garder vous rappelant que les tâches désagréables ne deviennent pas plus agréable avec time.39. Demandez de l'aide? aussi précocement que possible. Sollicitez l'aide et des consultations avec votre manager et les collègues et personne d'autre. Pourquoi lutter quand un commentaire ou une suggestion d'un autre pourrait vous donner la clé pour surmonter l'inertie et d'économiser des heures? 40. Faites les choses difficiles en premier. Si vous ne la plus petite chose la plus difficile, mais tout d'abord qu'il se fini et le reste semble plus facile. Par exemple, si vous faites une série d'évaluations du personnel en commençant par celles qui vous font sentir un peu mal à l'aise parce que vous aurez à demander à quelqu'un d'améliorer leur performance.41. Visualiser, d'autant que vous pouvez, comment bien vous vous sentirez. Imaginez le soulagement que vous aurez l'impression lorsque le budget pour l'année est terminée, les comptes sont avec les comptables ou lorsque le rapport est long submitted.For 20 années a aidé le Dr Bill personnes et les organisations obtiennent de meilleurs résultats à l'aide de leur temps au maximum. Se passionne pour économiser et à temps parce que c'est tout ce que nous devons parvenir à nos buts et nos rêves. Le projet de loi dit les choses comme il est. En savoir plus reprendre le contrôle de votre temps et la vie à www.mytimemanagementsecrets.comCopyright (c) 2004 Dr William Robb Edition électronique autorisée mais la publication en version papier interdite sans la permission écrite 20 années permissionFor Dr Bill a contribué savoir plus reprendre le contrôle de votre temps et la vie à http://www.mytimemanagementsecrets.com/
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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