Pour Des Planificateurs de réunions : Organisant votre bureau pour moins d'effort et plus bénéfice
Si vous découvriez votre carrière parlante a dépendu de la façon dont organisé votre bureau était, votre réaction pourrait s'étendre du calme complet à la terreur fine. Même les haut-parleurs professionnels les plus réussis poussent parfois, un "certain jour où je vais vraiment obtenir organisé," mais purgeant des dossiers, fichiers électroniques d'organisation, abordant des piles des journaux non lus, ou apprenant un nouveau programme de logiciel (même un qui vous aidera à obtenir organisé !), obtient habituellement poussé au fond de votre liste de priorités tandis que vous manipulez la crise d'aujourd'hui.
Mais pouvez-vous vous permettre d'ignorer les dossiers bourrés, les fichiers électroniques non identifiés, les disquettes non étiquetées, les aumônes diverses, les reçus nébuleux, et un bureau généralement encombré ? En années après, il était possible de remettre à plus tard ou même ignorer "obtenir organisé," mais aujourd'hui il n'est pas, pour trois raisons principales :
1. La quantité de l'information que vous devez organiser est plus grande que toujours avant. Bien que les ordinateurs nous aient par le passé promis le bureau automatisé, la plupart d'entre nous organise plus de papier que toujours avant. Avec des fichiers électroniques, des fax, le E-mail, l'audio-messagerie, et sur la ligne services, l'organisation est essentielle. 2. La demande des planificateurs de réunions pour une rotation rapide sur l'information augmente. Des réunions sont projetées avec de moins en moins le délai d'obtention. En conséquence, les planificateurs de réunions ont besoin d'information rapidement. S'ils peuvent nous envoyer un fax en 15 secondes, nous ne pouvons pas attendre une semaine pour répondre, et nous attendons à ce qu'elles nous louent.
3. Le nombre de personnes fournissant des entreprises de personnel diminue. Cela signifie que nous devons faire quoi que nous bidon pour faciliter des planificateurs de réunions les travaux. Des directeurs et le personnel à tous les niveaux sont requis de produire plus dans moins de temps, et il est à notre avantage pour les aider à accomplir ce défi.
Ainsi ce qui est "un bureau organisé?" Ne confondez pas l'organisation avec le neatness. Rappelez-vous ce vieil adage "un endroit pour tout et tout dans son endroit?" Dans mon expérience, il est à moitié exact. Un endroit pour tout est très important, mais tout dans son endroit peut ne pas être. L'effort vient, pas de l'image de fond, mais quand vous voudriez nettoyer l'image de fond, mais ne sait pas où la mettre ainsi vous pouvez la trouver encore ! Pour la mettre une autre manière, organisation vous donne l'"capacité de récupérer." La réalité des affaires parlantes est aujourd'hui que nous nous trouvons souvent en mode de crise -- vols décommandés, réunions prévues à la dernière minute, etc... La bonne organisation permet pour récupérer de ces inevitabilities de la moindre manière stressante.
Ma définition d'"organisé" est très simple : "cela fonctionne?" et " je l'aime?" Si ce que vous affecte d'autres, vous devriez poser une troisième question, "cela fonctionne pour d'autres?" Si la réponse à un quelconque de ces questions est "non," voici cinq suggestions pour vous aider à obtenir commencé sur la route à l'organisation :
1. Rappelez-vous que l'image de fond est des décisions remises à plus tard. La raison pour laquelle les bureaux et les meubles d'archivage deviennent inondés avec le papier ordinateurs -- et nos avec des dossiers -- est qu'il y a des décisions nous démuni fait. En fait, il y a seulement trois décisions que vous pouvez prendre au sujet de n'importe quel document : jet en l'air (ou, si tout va bien, réutilisez), dossier ou acte. Dans mon expérience, dans le courrier du jour typique, vous pouvez jeter 40% et dossier en l'air 40%, qui part seulement de 20% pour encombrer votre bureau.
2. Utilisez votre corbeille à papiers fréquemment et encouragez d'autres à faire la même chose. Quand j'ai commencé la première fois en tant que conseiller, j'avais l'habitude d'avoir des cauchemars que quelqu'un appellerait et dirait, "quand vous étiez ici nous avez jeté hors de... et (quelque chose de terrible) s'est produit." En 18 ans, je n'ai jamais reçu un tel appel ! Des expositions de recherches nous employons seulement 20% de ce que nous gardons, mais de la façon dont vous décidez ce que vous avez besoin vraiment ? Chaque information (papier ou électronique) demandez ces questions :
? Est-ce que ceci exige l'action ?
? Existe-t-il ailleurs ?
? Serait-il difficile d'obtenir encore ?
? Y a-t-il impôt ou implications légales ?
? Est-il assez récent à être utile ? Si toutes les réponses sont "non," mais vous ne soyez toujours pas sûr, posent une dernière question : "ce qui est la plus mauvaise chose qui pourrait se produire si je n'avais pas ceci?" Si vous pouvez vivre avec les résultats -- jetez-le en l'air.
3. Mettez en application un bon système pour maintenir des noms, des adresses, et des numéros de téléphone. Plusieurs des morceaux de papier qui encombrent vers le haut de votre vie sont considérés valables en raison d'un nom, d'une adresse ou d'un numéro de téléphone. Choisissez un système pour dépister cette information, et employez-l'uniformément. Pour la plupart des haut-parleurs aujourd'hui, un programme machine, tel que Telemagic d'ACTE, pour contrôler votre base de données de client est essentiel à moins que votre base de client soit limitée, et vous faites peu de marketing.
En utilisant la section de notes du programme pour dépister l'information vous pouvez employer pour établir des rapports, et pour déclencher les dates importantes de décision, peut être la différence entre la réservation et ne pas réserver. Un Rolodex peut être un outil d'organisation très valable. Employez-le pour maintenir des services tels que la réparation d'ordinateur, les graphiques, etc., comme l'accès rapide aux clients et aux collègues fréquemment contactés.
En outre, vous pouvez l'employer comme système de mini-classement. Une friandise d'information trop petite pour un dossier traditionnel -- par exemple, une note d'un bulletin de E-mail au sujet de ce que la copie de couleur apporte aux meilleures ventes. Quand vous voulez classer quelque chose dans votre Rolodex, demandez-vous, si je voulais cette information encore, quel mot je penserait à d'abord?"
4. Créez un système de fichiers de papier qui fonctionne facilement et uniformément ! Si votre système de fichiers ne fonctionne pas, ignorez-l'et commencez plus de ! Il prend inutilement enfonçant et du temps de dépenser l'information d'organisation de temps où vous n'employez pas. Il est beaucoup plus facile de commencer l'excédent que pour l'essayer et fixer. Nettoyez votre espace de dossier plus accessible, et mettez ces dossiers dans moins d'espace accessible si vous n'êtes pas confortable les jetant. Commencez votre nouveau système, et comme vous avez besoin de l'information à partir des vieux dossiers, incorporez-l'au nouveau système.
Classez l'information selon la façon dont vous l'emploierez, pas où vous l'avez obtenue. Par exemple, classez les aumônes de conférence que vous avez reçues à une convention de NSA sous la matière de la conférence. Pour déterminer où classer un morceau de papier, demandez-vous : Si j'ai besoin de ceci encore, à quel mot est-ce que je penserai ? La réponse à cette question est le titre de dossier. Classez les dossiers par ordre alphabetique. La clef au succès continu de votre système de fichiers est un index de dossier -- une liste de vos titres de dossier. Employez votre index de dossier pour déterminer où classer un morceau de papier juste comme vous aviez l'habitude un diagramme des comptes pour déterminer quel compte pour charger des dépenses. Gardez une copie près des meubles d'archivage et voyez que les collègues ont une copie.
Il est plus facile de localiser où un papier pourrait être situé près de balayer rapidement l'index de dossier qu'en maniant maladroitement par des tiroirs des dossiers -- et probablement manquant très vous avez eu besoin. Les aides d'index de dossier non seulement vous localisez un document particulier, mais l'éviterez de créer un dossier pour l'"voiture" quand vous avez déjà l'"automobile." Rappelez-vous de la garder un document actif. Handwrite change pendant que vous ajoutez ou supprimez des dossiers, et imprime hors de nouvelles copies selon les besoins.
5. Contrôlez votre papier sur la route comme vous faites dans le bureau. Chaque morceau de papier que vous vous rassemblez sur la route peut être divisé en trois catégories : jet en l'air, dossier ou acte. Jouez un jeu avec vous-même pour voir combien vous pouvez obtenir dans la corbeille à papiers avant que vous obteniez de nouveau au bureau !
Portez les chemises de dossier marquées par action spécifique. Par exemple, l'"Loi" est pour les papiers, qui exigent l'action quand vous retournez. Note dans le coin droit supérieur la mesure spécifique que vous voulez prendre. Un dossier d'"appel" le rend facile d'employer les 15 minutes avant un vol pour faire un ou deux appels rapides. "discutez (votre aide) contient des papiers qu'elle peut manipuler. En conclusion, soyez sûr d'inclure un marqué "dossier" -- avec une copie de votre index de dossier. Car vous obtenez des papiers le long de la manière dont vous voulez classer, examinez l'index de dossier pour assurer le mot-clé, l'écrivent dans le coin droit supérieur. Quand vous retournez, classer sera facile. (considérez louer votre vieux de dix ans !)
Ainsi, vous voulez obtenir organisé ? "où faites vous commencez?" Un bon endroit dans la plupart des bureaux est un "jour Propre-Dehors de dossier" avec tous les membres de votre personnel. Obtenez l'abondance des sacs de détritus, portez les vêtements confortables, et la pizza d'ordre. Les gens me demandent souvent, "combien de temps il prendra pour obtenir organisé?" Il n'importe pas -- début juste quelque part ! Plus vous attendez longtemps, plus le temps où il prendra, et plus il sera plus difficile. Et rappelez-vous, comportement humain n'est pas comme un programme machine -- il ne peut pas être installé. Il doit être consolidé. L'étude nouvelle un temps de prises de modèle de comportement, mais les récompenses sera en valeur votre effort !
Ã"â© Barbara Hemphill est l'auteur de Kiplinger apprivoisant le tigre de papier au travail et apprivoisant le tigre de papier à la maison et le co-auteur de l'amour il ou le perd : Encombrer-Libre Vivant Pour toujours. La mission de l'institut de productivité de Hemphill est d'aider des individus et des organismes pour créer et soutenir un environnement productif ainsi ils peuvent accomplir leur travail et apprécier leurs vies. Nous faisons ceci en organisant l'espace, l'information, et le temps. Nous pouvons être atteints à 800-427-0237 ou à www.ProductiveEnvironment.com
Source D'Article: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster obtenir le code html
Ajouter cet article sur votre site Web dès maintenant!
Webmaster envoyer vos articles
Aucune inscription requise! Remplissez le formulaire et votre article est dans le Messaggiamo.Com répertoire!
