Comment faire pour exécuter votre plus grande conférence jamais
Comme la plupart des réalisations de qualité, un magnifique réunion dépend de la planification et de préparation. Ces éléments sont essentiels à une bonne conférence et cet article explique les bases de ce que vous devez do.Planning La première étape de l'organisation de toute conférence est la planification. Votre plan doit commencer par ces questions: Que voulons-nous notre public de rentrer chez eux et disent de la réunion, outre le fait qu'ils avaient une époque formidable? Quelle est la clé message que nous voulons que notre auditoire à retenir? Quelles mesures avons-nous voulons que notre auditoire à prendre après avoir assisté à cette conférence? En d'autres termes, commencer votre planification avec les objectifs globaux de votre réunion. Écrivez ces objectifs vers le bas et faire en sorte que toutes les personnes concernées ne les connaît - à partir de gens qui distribuent le café pour les intervenants eux-mêmes. Les réponses à ces questions seront votre énoncé de mission pour la réunion. Vous devez avoir une claire ensemble d'objectifs simples pour votre réunion sinon il sera fail.Having définir vos objectifs, vous devrez trouver comment vous allez les atteindre. Défi de tous vos hypothèses au sujet de votre conférence proposée. Pour exemple: Pensez-vous vraiment besoin d'une conférence pour atteindre vos objectifs? Sera une autre sorte de réunion ou assemblée ne dispose même pas? Avez-vous besoin d'un grand rendez-vous ou un certain nombre de petits, des plus intimes? Est-ce que la nécessité de réunion être une affaire formelle à queue, ou d'une rencontre informelle? En d'autres termes, juste parce que vous avez été fixé pour tâche d'organiser une conférence, cela ne signifie pas que vous devez faire! Si il ya une alternative, méthode supérieure de la réalisation de vos objectifs, choisissez cette route à la place. Ne pas opté pour une conférence simplement parce qu'elle semble être une bonne idea.Choose vos messages clés supposant que vous avez défini votre dévolu sur une conférence, vous aurez maintenant besoin de travailler ce que les messages que vous voulez transmettre. Celles-ci proviennent de votre énoncé de mission. Il convient de noter, cependant, qu'il ya beaucoup de recherches pour sauvegarder le fait que votre auditoire? peu importe comment expert? volonté rappelle seulement une poignée de messages de votre réunion. Généralement, la journée du moyen ne peut offrir quatre ou cinq messages principaux. Une fois que vous avez défini vos messages clés, d'élaborer l'ordre dans lequel ceux-ci faire plus de sens. Essayez de produire une séquence logique afin que l'un des principaux messages vient clairement de la précédente. Il sera ainsi beaucoup plus facile pour votre auditoire se souvienne de la réunion. Ne mettez pas vos messages ensemble dans une sorte de séquence interne, comme par le département de l'entreprise. Au lieu de cela, mettez vos messages ensemble qui serait considérée comme logique par le public. Si vous ne savez pas ce qui serait logique pour eux, vous avez besoin de faire des études d'audience pour le découvrir. En effet, la découverte autant que vous le pouvez au sujet de votre public est indispensable à tout meeting.Describe votre auditoire, vous avez maintenant une bonne idée de ce que vous voulez dire à votre conférence. Mais qui va être à l'écoute? Vous avez besoin d'une définition de votre public qui aidera tous les intervenants. Votre définition de l'auditoire doit décrire un membre typique de l'auditoire? âge, sexe, titre professionnel, le travail intérêts, goûts et dégoûts, les qualifications professionnelles, etc Avec votre énoncé de mission de conférence et vos messages clés, la description de votre public vous fournir un aperçu très clair de votre réunion. Ensemble, ces trois articles vous diront: Que direz-vous Pourquoi me direz-vous qui voudra être à l'écoute ce qu'ils feront description de votre auditoire sera également fournir vos haut-parleurs avec un bon guide pour ce qu'ils ont à dire pour faire passer leur message. Savoir qui ils parlent est un formidable encouragement pour les intervenants, car ils peuvent beaucoup plus mieux cibler leurs talks.You avons maintenant achevé l'ensemble des principales parties de votre planification initiale et votre besoin de passer au détail des preparation.Preparing votre conférence La première étape de préparation est l'écriture de scénario. Vous devez à tout le moins un script aperçu de votre événement. Souvent, les gens à produire un programme de conférences qui montre le minutage et la liste des orateurs. Mais ce n'est pas suffisant. Votre script contour doit être beaucoup plus qu'un simple programme. C'est parce que toutes les personnes impliquées à la conférence doit savoir exactement ce qui arrivera, quand il aura lieu et comment elle aura lieu. Sinon, il pourrait ne pas être possible pour vous assurer de répondre à votre conférence script mission.Your devrait commencer par la logique ordre de vos messages clés que vous avez produite à l'étape de planification. Puis attribuer parfois, le moment à chaque message. En général, aucun message clé doit prendre plus de 20-30 minutes de livrer, la durée d'attention de l'homme est relativement court, et vous aurez besoin de beaucoup de pauses pour garder votre public «vivant» et «frais». Par ailleurs, à ce stade, à décider où tenir votre longues pauses, comme le café, le déjeuner et ainsi de suite. Ces pauses de temps devons toujours venir dans votre programme aux points de dramatique. Vous voudrez laisser votre public avec quelque chose de puissant pour parler de assurez-vous donc le principal message avant une pause est controversée, affectifs ou d'étonnant à certaine façon. Cela permet de garder votre auditoire en haleine et désireux de revenir dans la pièce pour plus. Cela signifie que vous mai nécessité de bien organiser des pauses au timings inhabituel? n'optent pas pour le café à 11h, par exemple, parce que c'est «normal». Au lieu de cela, mettez café immédiatement après un message controversé, même si cela signifie la rupture de café à 10.30 ou 11.30. En d'autres termes, la forme de votre réunion autour des messages, non la tradition. Par l'organisation de votre timing de cette façon, vous aiderez à assurer le maximum d'impact de vos messages clés et donc à soutenir votre mission conférence. Votre script de conférence peuvent maintenant avoir quelques détails ajoutés. Par exemple, vous pouvez maintenant mettre certains moments précis sur votre programme. Celles-ci comprennent la longueur de chaque présentation, la longueur de chaque lien entre les pourparlers et le calendrier de toute musique, vidéo ou multimédia autres vous avez décidé d'inclure. En d'autres termes, votre script conférence qui détermine combien de temps une vidéo ou une présentation sera? pas les éléments qui déterminent le calendrier du programme. Essentiellement, on travaille un peu comme un producteur de télévision, ces personnes ont des horaires fixes à leur disposition? 30 minutes, 50 minutes, une heure. Qu'est-ce qu'ils ont à faire est propre à toute la musique, le dialogue et tout se casse en ce moment? pas moins et pas plus. C'est ce que un script de conférence professionnels sera semblable? Un calendrier détaillé de chaque élément devant être inclus. Loin des conférences un trop grand nombre de décider ce qu'il faut inclure et ensuite essayer de travailler sur les timings afterwards.Choosing vos haut-parleurs de votre préparation peut maintenant passer à décider que vous devez utiliser comme haut-parleurs. Vous vous rendrez compte que vous avez fait beaucoup de travaux déjà, et que les orateurs devront cadrer avec vos plans si la conférence est d'être un succès. Vous n'avez pas besoin prima donna qui disent avoir besoin d'une heure pour donner leur parler quand votre script ne permet que 20 minutes. Personne, absolument personne, n'est plus important que votre auditoire. Par conséquent, le script qui a été préparé à partir de leur point de vue est pratiquement intouchable. Orateurs devront être le genre de personnes qui vont cadrer avec vos besoins, vous ne pouvez vous permettre d'adapter votre programme s'articule autour des haut-parleurs. Sinon, vous ne satisfont pas à votre mission de conférence. Pour vous assurer d'obtenir les bons haut-parleurs, préparez-vous un «Speaker's contrat». Ceci est une liste d'exigences que vous avez de vos haut-parleurs. comme eux. Intervenants appropriés sont ceux qui peuvent livrer vos messages clés? pas nécessairement le plus de personnes âgées dans l'entreprise ou un expert. Baser votre décision sur celui qui devrait prendre la parole en fonction de leur capacité à communiquer avec votre public? pas sur toute autre mesure. Cela signifie, par exemple, que la meilleure personne pour faire passer un message particulier au-delà peut-être un cadre supérieur, plutôt que le directeur général. Cela ne veut pas affaire? Ce qui importe est que le public reçoit le message, pas qui ils l'obtenir depuis. En effet, certaines grandes multinationales utilisent les acteurs à faire passer des messages importants à travers, plutôt puis senior executives.Speaker préparation Après avoir sélectionné vos haut-parleurs et leur fait signer jusqu'à concurrence de votre contrat, la prochaine étape de préparation est de travailler avec eux pour écrire leurs pourparlers. En aucun cas il ne faut permettre à un orateur pour ce faire seul. Si vous le faites, vous perdrez le contrôle sur vos messages et votre mission global des conférences. En d'autres termes, les conférenciers vont avoir besoin de travailler étroitement avec vous et à accepter leurs pourparlers en cours d'édition? même écrit pour eux. En fait, plusieurs conférences d'entreprise haut de l'utilisation des scénaristes qui produisent toutes les pourparlers pour l'ensemble des orateurs. De cette façon, la livraison des messages clés et la Mission de la Conférence est étroitement contrôlée. Bien sûr, Cela ne signifie pas vos haut-parleurs ne peut avoir aucune entrée. Leurs contributions sont très précieux. Cela signifie simplement que vous devez les mettre au travail avec un écrivain professionnel qui peuvent prendre leur forme et leur matière en quelque chose qui correspond aux objectifs de la conférence générale. Haut-parleurs ne sont généralement intéressés par leur parler, par conséquent, ils peuvent perturber l'équilibre de la réunion car ils ne sont pas correctement mis l'accent sur la conférence dans son ensemble. L'aide d'un scénariste qui signifie que vous pouvez vous assurer que la réunion ne devient déséquilibrée en éléments visuels way.Preparing audio Les scripts pour chaque conversation peut être la base pour la préparation des visuels de la conférence. Souvent, les intervenants tombent dans le piège de la préparation de leurs diapositives et à essayer ensuite d'écrire leur parler autour d'eux. Cela signifie présentations peuvent souvent dériver et perdre l'attention de l'auditoire car elles ne sont pas étroitement contrôlées. En écrivant les premiers mots, il est possible de choisir des visuels qui sont beaucoup plus précisément liée à la matière se dit. Par ailleurs, être capable de lire le texte d'un talk permet aux artistes graphiques soient plus créatifs, ils savent exactement ce que l'orateur essaie de transmettre. Ne jamais démarrer une conversation avec des effets visuels? toujours écrire le premier texte et d'ajouter les visuels later.Preparing la salle Vous avez maintenant atteint le stade où vous avez un calendrier détaillé du programme, les mots qui sera dit et les images qui les accompagnent. Vous devez maintenant faire en sorte que l'environnement dans lequel toute cette activité aura lieu est mis en place pour vous aider à réaliser votre mission. Vous devrez visiter le site un certain nombre de fois pour préparer efficacement et efficacement. Vous aurez besoin pour regarder dehors pour la façon dont votre public passe par la construction ? avoir une bonne idée de "flux de pied». Assurez-vous que le bâtiment est en cours pour vous aider à réaliser ce que vous voulez. Si des modifications sont nécessaires, tels que les barrières ou les affiches, les s'organiser dès maintenant. Vous aurez aussi besoin d'élaborer articles comme l'attribution des sièges pour le public et les intervenants, ainsi que l'éclairage, l'acoustique et une foule d'autres facteurs "production". Si vous n'avez aucune expérience dans cet aspect de l'organisation de conférences, vous besoin de l'avis d'un directeur de conférence professionnel ou une société de production de conférence. Ne commettez pas l'erreur de faire sortir ces gens une fois que vous avez fait vos décisions au sujet du lieu et de votre réunion. Obtenez ces visage. Si vous avez déjà organisé votre énoncé de mission pour la réunion et établi la liste de vos messages clés, un producteur de la conférence sera d'autant plus en mesure de help.Practising En aucun cas vous ne devez permettre à une conférence d'aller de l'avant sans répétition. Sinon, l'événement lui-même sera la première répétition. Pouvez-vous imaginer voyant première répétition d'une pièce's? Même les acteurs professionnels peuvent améliorer leur premier tentatives. Pourtant, vous êtes susceptibles d'utiliser des gens sans compétences telles que vos présentateurs. Par conséquent, leur première répétition est presque certainement va être assez mauvais, comparé à la performance finale. Si vous n'avez pas tout répétitions, votre conférence sera rien de plus qu'une bande d'amateurs tentent de faire de leur mieux et, à défaut, probablement. Il faut absolument répéter, sinon il vous sera impossible de répondre à vos objectives.Ideally, vous devez répéter chaque haut-parleur seul, plusieurs semaines à l'avance. Obtenir un entraîneur de présentations à les guider à travers quelques améliorations clés et de les aider à apprendre certaines compétences stade. Si vous avez des gens qui sont nouveaux à la parole lors de conférences, les faire une formation de base. Puis, obtenez vos haut-parleurs ensemble afin qu'ils puissent effectuer un «traversent». De cette façon, tout le monde saura ce qui va avoir lieu et l'ordre de l'événement. Ils obtiendront également une «sentir» pour l'horaire détaillé. Ces types de répétitions peuvent être dans n'importe quel grande chambre? un hôtel, une salle des fêtes, il ne compte pas vraiment. Toutefois, vous souhaiterez également vos haut-parleurs de se sentir à l'aise avec le lieu, de sorte que vous en aurez besoin pour exécuter par le biais de leurs entretiens sur la scène réelle qu'ils auront à utiliser. Effectuez cette semaine, un ou deux à l'avance, afin qu'ils puissent s'en aller et que sur les changements dans la prestation dont ils ont besoin de faire et courez la chance à les pratiquer. Enfin, la veille de la conférence, vous devez faire une répétition intégrale «robe»? éclairage, appareils photo, des visuels, etc Ce n'est qu'alors que votre mission conférence soit réalisable. Pour faire moins, c'est d'accepter secondes best.Guiding vos aides Pendant toute la conférence de planification et l'organisation de processus, vous aurez sans doute une équipe de collaborateurs, depuis l'administration aux artistes graphiques pour les personnes qui distribuent des badges à l'auditoire. Tous ces gens doivent savoir ce qui se passe à chaque étape du processus. Pour cette raison, vous devriez produire un guide complet de la conférence? un manuel pour l'équipe impliquée. Cela devrait montrer toutes les heures indiquées, contenir des informations importantes sur le lieu, les hôtels utilisés et ainsi de suite. Assurez-vous que toutes les informations de contact importantes est inclus et les instructions sont ajoutées à ce qu'il faut faire dans toutes sortes d'éventualités. Ce manuel sera «la Bible», qui participe tous les «back stage» devra utiliser pour assurer le bon déroulement. Dans le théâtre professionnel, ces manuels sont un moyen établi d'assurer la production déroule sans anicroche. Initialement développé par le producteur, ces manuels deviennent finalement les règles de l'régisseur pour l'exécution du spectacle. Votre manuel d'utilisation doit faire exactement le same.On la journée Tout d'abord, ne vous inquiétez pas. Deuxièmement, Ne paniquez pas. Si vous avez fait toute la planification et la préparation à fond, les difficultés à ce stade seront mineurs. Quoi qu'il arrive "The show must go on '. Alors, asseyez-vous et profitez de regarder le public ont une bonne
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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