30 bouts pour garder des dépenses de réunion à un minimum
L'argent fait le monde disparaître 'rond. Et quand il vient à la planification de réunion, l'argent peut vous obtenir probablement celui que vous vouliez. Cependant, peu de planificateurs d'événement ont le luxe d'un budget illimité. Votre patron peut aimer boire du champagne sur un budget de bière. En d'autres termes, avertissez-vous que dépensent moins, mais attendez-vous à ce que les miracles en même temps.
La préparation et la gestion d'un budget réaliste est des affaires sérieuses, mais pour marquer "le patron" vous dirige doivent également être un négociateur et un aficionado savvy de réduction des coûts. Pour vous aider sur votre chemin, voici 30 bouts dans une variété de différents secteurs pour garder vos dépenses de réunion à un minimum sans qualité perdante que vous essayez d'obtenir.
1. Maintenez votre budget flexible. Soyez préparé pour construire dans une éventualité de 10 pour cent dans votre budget total pour prendre soin de toutes les dépenses et urgences inattendues. Les coûts imprévus ou négligés tels que, des heures supplémentaires, les envois, les conjugaisons de téléphone et d'ordinateur ou les substitutions durant la nuit d'orateur ont pu monter en flèche votre budget.
2. Vérifiez toutes les factures. Remettez en cause n'importe quoi sur vos factures qui ne calcule pas contre la citation écrite. Contrôlez vos factures de hotel/facility et de nourriture et de boisson tandis que sur place. Repasser hors des anomalies chez la personne est beaucoup plus facile que par téléphone.
3. Autorisation de limite. Seulement un choisi peu devrait avoir l'autorité pour charger des articles à votre compte principal à l'hôtel. Assurez-vous que l'hôtel a une liste de ces personnes, et d'ordures à payer des frais signés par le personnel non autorisé.
4. Passez en revue les comptes quotidiennement. Pour éviter tous les surprises de commandant ou arrêts du coeur quand vous voyez la facture finale, passez en revue vos comptes avec le service quotidiennement. Il est plus facile de repèrer des erreurs ou de faire les changements nécessaires si les coûts escaladent dans certains secteurs.
5. Programme pendant des temps d'bas-utilisation. Si vous avez la flexibilité, considérez prévoir vos réunions pendant de bas saisons ou jours de la semaine où le service est moins occupé. Réservant près des vacances telles que Pâques, le jour commémoratif, et le jour de travail pourraient certainement être à votre avantageux.
6. Demandez les meilleurs taux. Faites votre recherche. Vérifiez les taux de support, taux de corporation, escomptes de D.C.A. et ainsi de suite, et comparez-les aux taux de groupe que vous êtes offert. Appelez le bureau en service libre appel de réservation pour information.
7. Confirmez et reconfirmez vos dates et détails d'événement. Donner sur un détail peut vous coûter de grands mâles.
8. Demandez un escompte pour des paiements sur place. Quand le service ne doit pas attendre le paiement parce que vous vous chargez de payer juste après l'événement ou pendant que la réunion est close, ils peuvent jaillir soient ouverts d'escompte pour le paiement immédiat.
9. Soyez conservateur avec des blocs de pièce. Avec de plus en plus invités en utilisant les emplacements escomptés d'hôtel pour des réservations de pièce, l'usure sur les salles inutilisées peut devenir très chère.
10. Négociez les salles d'élém.. En tant qu'élément de vos discussions avec la gestion d'hôtel, négociez les élém. ou les salles escomptées pour des orateurs, des personnels et ou des mises à niveau pour VIPs.
11. Comprenez votre clause résolutoire. Ne signez rien que vous n'êtes pas complètement heureux avec. Soyez certain que votre clause résolutoire est réciproque, de sorte que les deux parties obtiennent l'option pour soutenir du contrat avant une date indiquée, en cas de tous les changements à l'accord original.
12. Négociez les prix réglés. Pour aider avec votre économiser, chargez-vous de payer une quantité indiquée sur la nourriture et les boissons pendant votre événement entier, plutôt qu'un taux par personne, par fonction.
13. Consultez un mandataire d'impôts. Étudiez les lois d'impôts pour votre endroit d'affaires et l'endroit d'événement. Vous pouvez être habilité aux allégements fiscaux que vous ne réclamez pas.
14. Gardez simple installé par pièce. Dans la mesure du possible modèle de théâtre d'utilisation (où seulement des chaises sont employées) car il est moins de main-d'oeuvre que le salle de classe-modèle (qui inclut la table et les chaises), de ce fait l'abaissement de l'installation coûte. En outre, plan pour garder des installations les mêmes de quotidien.
15. Vérifiez dans d'autres groupes. Découvrez au sujet des groupes tenant leur réunion avant et après le vôtre et discutez les besoins d'échafaudage. Vous pouvez constater que vous pouvez sauver sur l'installation et le démontage si vous tout avez la même chose ou les conditions très semblables.
16. Étudiez les occasions de patronage. Trouvez les commanditaires pour couvrir l'autant de de vos dépenses de programme comme possible, particulièrement d'honoraires de haut-parleur, d'équipement audiovisuel, et de fonctions spéciales de repas.
17. Étudiez les concessions. Bien que ce pourrait être un exercice long, vous pourriez examiner les concessions spécifiques fédérales, d'état, locales ou de corporation qui pourraient être disponibles pour tenir votre réunion.
18. Employez les experts en matière d'industrie. Pour sauver sur des dépenses de haut-parleur, considérez employer les experts en matière d'industrie dont les compagnies payent souvent des dépenses. Alternativement, employez les haut-parleurs locaux le cas échéant pour sauver sur des frais de voyage. Cependant, vérifiez à quel point bons ils sont avant de les louer. Vous pouvez finir vers le haut avec une fringue !
19. Évitez de louer l'équipement inutile. Doublez les besoins de haut-parleur de contrôle de l'équipement audiovisuel d'éviter de louer les articles inutiles.
20. Maintenez le signage simple et réutilisable. Considérez investir dans une machine de stratification pour faire vos propres signes.
21. Discutez les installations audiovisuelles économiques. Limitez le nombre de microphones requis. Vérifiez si l'hôtel fournit un microphone élogieux dans chaque lieu de réunion. Bordez une table de cocktail au lieu de louer les chariots spéciaux pour l'équipement d'A/V.
22. Employez les fournisseurs extérieurs. Regardez en dehors de l'hôtel pour les fournisseurs audiovisuels possibles dont les prix peuvent être plus concurrentiels que ces interne. Cependant, l'hôtel peut assortir de l'autre les prix fournisseur si demandé.
23. Économiser sur le transport. Employez les navettes d'aéroport au lieu des taxis. Si vous avez un important groupe assister à votre événement, soyez en pourparlers les escomptes spéciaux avec la compagnie d'autobus de navette. Alternativement, contrôle si la compagnie locale de taxi peut fournir des bons d'escompte.
24. Assurez une pièce. Pour de plus petites réunions de comité qui peuvent être tenues pendant une plus grande conférence arrangez pour qu'un déjeuner de secouer soit tenu dans la même salle que la réunion de sauver sur devoir louer une salle séparée.
25. Négociez la nourriture. Négociez le paiement la nourriture basée sur la consommation. Vous pouvez alors renvoyer la nourriture sans devoir payer elle.
26. Réduisez au minimum les parties. Divisez mini-Danishes, les petits pains et les beignets, ou coupez de plus grandes portions dans la moitié. Beaucoup de gens (particulièrement des femmes et des personnes à la diète) veulent seulement que la moitié commence. Alternativement, servez un petit déjeuner continental au lieu d'un plein petit déjeuner secouent.
27. Optez pour peu de choix. Quand il vient aux d'oeuvres de hors, allez pour peu de choix en plus grande quantité plutôt qu'un grand choix en plus petite quantité. Et, rappelez-vous d'éviter la crevette. Les gens l'inhalent. Il y a assez jamais ! ! !
28. Vérifiez les actions mortes. Vérifiez si l'hôtel a le vin d'actions mortes disponible (comme le vin qui dedans plus sur la liste de vin). Vous pouvez pouvoir négocier un grand prix de vin de qualité vraiment bonne.
29. Stockez les bouteilles ouvertes. Découvrez si l'hôtel peut stocker les bouteilles ouvertes de boisson alcoolisée d'une réception et de nous elles une autre réception pendant la même conférence.
30. Ouvrez les bouteilles comme nécessaires. En tant que capitaine de banquet pour ouvrir des bouteilles de vin seulement comme nécessaires. Vous payez chaque bouteille qui est étée uncorked.
Bout de bonification : Évitez les nourritures salées pendant les réceptions comme il encourage des personnes à boire plus.
Au sujet De l'Auteur
Écrit par Susan A. Friedmann, CSP, l'autocar de Foire, lac placide, NY, auteur : "planification de réunion et d'événement pour des simulacres," travaillant avec des compagnies pour améliorer leur succès de réunion et d'événement par l'entraînement, la consultation et la formation. Allez à http://www.thetradeshowcoach.com s'engager pour une copie libre des bouts d'ExhibitSmart de la semaine.
info@thetradeshowcoach.com
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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