L'art de wastebasketry
Est-ce que vos classeurs en peluche si plein qu'il est difficile de récupérer et enregistrer des documents? Si vous êtes comme 80% de la population dans le public à qui je parle, votre réponse est "Oui". "Y at-il des choses dans votre classeur, vous pouvez probablement jeter? "plus une fois de plus répondre« Oui ». Alors, quel est le problème? Certainement une des principales pierres d'achoppement est le temps. Certaines mai-dire nettoyer le classeur ne sera pas vous faire argent. Ma réponse est "Really?" La recherche montre la personne passe en moyenne 150 heures chaque année la recherche d'informations égarées. Que se passerait-il à votre bout de ligne si vous avez ajouté que le temps de faire de nouvelles clients ou à la vente de nouveaux produits ou services à d'anciens clients? fréquemment les gens me disent «Il ne manque jamais. Chaque fois que je jette quelque chose, j'ai besoin d'elle le lendemain." Pour qui je réponds, «Pouvez-vous me donner un exemple? "Surtout je obtenir le silence. Déterminez si vous voulez garder chaque morceau de papier, à tous en vous posant ces« Art de Wastebasketry? "questions: 1. Est-ce que cela nécessite aucune action de ma part? Tout simplement parce que vous recevez des informations, même si c'est de votre patron ne marche pas, vous devez garder! Si elle ne requiert pas l'action, le fichier ou lancer tout de suite! Si c'est juste une info, lire et toss.2. Est-ce que ça existe ailleurs? Est-il dans la bibliothèque? Connaissez-vous un expert sur le sujet qui serait certaine d'avoir de plus amples renseignements si vous en avez vraiment besoin? Est-ce que l'original déposé ailleurs? Est-il nécessaire de conserver une copie papier si elle existe déjà dans l'ordinateur? 3. Cette information est-elle assez récent pour être utile? Aujourd'hui, l'information devient très vite obsolète. Vous voulez un client à décider s'il convient ou non de choisir vos services basés sur une période de trois ans brochure? L'information dans un 6-month-old article de magazine sur les logiciels informatiques ont sans doute été remplacée, comme on l'a téléchargé à partir d'une revue de produit de service en ligne. Dans de nombreux cas, il est plus approprié de garder une trace de la source de l'information, de sorte que vous pouvez obtenir la dernière version, plutôt que de l'information itself.4. Puis-je déterminer les circonstances où je utiliser ces informations? Habituellement, "juste au cas où» n'est pas assez bonne! Les fichiers marqués «Divers» sont de peu de valeur, car il n'y a rien à déclencher de chercher là. Si vous ne pouvez identifier la façon dont vous utilisez le information? au moins assez bien que vous pouvez la déposer pour l'avenir, il est peu probable que vous vous souvenez-vous que vous avez, et encore moins être en mesure de trouver later.5. Y at-il des implications fiscales ou juridiques? Voici où "juste au cas où" fonctionne. Malheureusement, nous sommes souvent appelés à ressusciter le papier que nous avions plutôt avoir oublié. Parfois, avoir des informations obsolètes dans vos fichiers peut créer des problèmes inutiles. Un client de la mine a été poursuivi. Lorsque les fichiers de l'entreprise ont été assignés, le procureur a trouvé mon client unsigned proposition de contrat, et l'a utilisé pour prouver l'intention illicite. Mon client a perdu le procès et a dû payer $ 147,000. Si les fichiers ont été correctement nettoyé; je ne crois pas qu'il aurait happened.If vous répondez «Non» à toutes les questions ci-dessus, mais sont toujours pas à l'aise de lancer quelque chose, demandez à une dernière question: 6. Quelle est la pire chose qui pourrait arriver si je n'avais pas cette information? Si vous pouvez vivre avec votre réponse, jetez-il? et vivre heureux pour toujours. Pendant des années, j'ai orchestré "File Clean-Out Days "avec les entreprises. J'avais l'habitude de vivre dans la peur que quelqu'un puisse me revenir à la suite d'une histoire d'horreur d'une chose nous a jeté dehors, et ils ont besoin plus tard. En 20 ans, il n'est jamais arrivé! Récemment, un femme m'a dit que l'une des plus grandes frustrations dans la société de publicité de son personnel a été de passer du temps la recherche de matériel du client projets ans avant. J'ai proposé un plan. Pourquoi ne pas mettre en place une politique d'entreprise que "Nous gardons les matériaux client pour trois ans." À la fin de chaque année, vous envoyer une lettre au client de dire "Nous avons les matériaux suivants dans le cadre du projet nous avons fait ensemble. Notre politique est de garder le client matériaux pour les trois ans. Si nous ne faisons pas entendre parler de vous dans les 60 jours, le matériel sera détruit. "Quelle est la pire chose qui pourrait arriver? Quatre possibilités que je puisse penser. (1) Vous ne pourrez pas les déchets précieux temps à chercher quelque chose qui rapporte rien à l'entreprise, (2) Votre politique fait de vous un aspect très professionnel, ou (3) Votre lettre rappelle au client de votre disponibilité, et vous obtenez un nouveau contrat! Qui explique l'utilisation de votre poubelle ne fait pas gagner de l'argent? Et (4), quelqu'un quelque part n'a probablement de toute façon? en dépit de nos meilleurs efforts! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © Barbara Hemphill est l'auteur de Kiplinger's Taming the Paper Tiger au travail et Taming the Paper Tiger à la maison et le co-auteur de l'Amour ou à la perdre: Vivre sans Clutter Forever. La mission de l'Institut de la productivité Hemphill est d'aider les individus et les les organisations à créer et maintenir un environnement de production afin qu'ils puissent accomplir leur travail et profiter de la vie. Nous faisons cela par l'organisation de l'espace, l'information, et de temps. Vous pouvez nous joindre au 800-427-0237 ou au
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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