Les preuves de livraison et de logistique: l'accélération de débit et éviter les écueils
Il devrait s'agir d'un simple scénario d'affaires: s'assurer que la documentation de livraison par le fournisseur ou le transporteur correspond à la documentation à la cible destination.However vie est rarement simple, et si des problèmes surviennent, l'ordre et les délais des flux de trésorerie seront inévitablement subir à la result.Making les documents concernés matchDocuments comprennent généralement des bons de livraison générés par le produit fournisseur ou un prestataire logistique. Le client prend livraison et confirme les marchandises sont reçues par la signature du bon de livraison, qui devient une preuve de livraison (POD). Lorsque les marchandises livrées sont acceptées les clients peuvent également utiliser leurs propres documents de livraison, à savoir les biens reçus Notes (GRN). La question clé est de faire correspondre les clients et les fournisseurs GRNs' les bons de livraison. Cela permet de s'assurer que les fournisseurs peuvent faire façon précise et en temps opportun facture des marchandises livrées et accepted.This est essentiel à l'achèvement de l'ensemble du processus. Élever une mauvaise facture que pour les marchandises expédiées mai diffèrent de la description des marchandises acceptées par le client, entraînera le paiement en retard? étendu débiteur jours? et de trésorerie affectés flow.Take un exemple typique. Un client prend une ordonnance de son fournisseur, qui est ensuite envoyé à la de livraison du fournisseur. Le client prend livraison et confirme que les marchandises ont été reçues par la signature du bon de livraison. Cette note devient alors un PoD. Dans ce cas, l'opération a été straightforward.However de problèmes si les complications sont ajoutées à l'équation:? Les marchandises livrées sont découverts à être endommagé. Le client ne prendra livraison de marchandises dans des conditions satisfaisantes condition, ce qui est annoté dans le PoD.? Les marchandises livrées sont acceptées par le client, mais il utilise ses propres documents de livraison ou de GRN. Ce doit être associé à l'encontre du fournisseur de livraison note. La situation est encore plus complexe lorsque le client utilise ses propres codes de produit et / ou les marchandises sont expédiées dans plusieurs deliveries.In ces deux cas, la livraison doit être accompagnée de sortant de la facture de vente. Là où il ya une disparité, une normale de 30 jours la période de crédit peut traîner dans une longue débiteur cycle dans lequel les clients ne veulent pas payer pour les marchandises livrées jusqu'à la bonne facture a été soulevées. Cela peut tourner à la normale de 30 jours en 90 jours ou more.How un système informatisé peut rendre le processus de la difficulté à freeTokOpen est un programme utilisé par un grand fournisseur britannique de produits laitiers. Réduction de la dépendance sur physique des morceaux de papier permet plus de flexibilité et une réduction problems.When dans la livraison des commandes reçues des clients, l'envoi imprimé et les notes sont automatiquement saisies et téléchargées sur l'entreprise TokOpen centre de données. Ici, ils sont imprimés à partir de l'AS400 Warehouse Management System. Un dossier est créé automatiquement dans TokOpen, lorsque le document est indexé et stocké par sa livraison details.The classés les marchandises sont livrées soit sur un véhicule ou dans plusieurs livraisons, selon le cas. De livraison est signé, avec la main les commentaires insérés si un écart arisen.These a signé les documents sont ensuite retournés à l'un quelconque de ses 20 dépôts à travers le pays, où elles sont numérisées par dépôt personnel. À ce point les documents sont indexés automatiquement et transféré à un centre de données TokOpen où ils sont stockés à côté la note d'expédition original correspondant dans le dossier approprié. Si une anomalie est indiquée sur le bon de livraison numérisé, ce déclenche automatiquement une alerte pour un agent du service à la clientèle de la distribution investigate.If nécessaire, la facture peut être modifiée avant la facture est délivrée. Cela doit avoir lieu dans les 72 heures suivant l'accouchement. Tous les accès aux documents, le workflow et les enquêtes sont effectuées en utilisant un navigateur Web standard, ce qui assure que le système peut être rapidement déployée avec un minimum d'administration overheads.Where des clients GRNs sont reçues, elles sont numérisées et automatiquement lues, correspondant à la livraison postes correspondant à des éléments de l'envoi de notes. Le système est souple et permet un "plusieurs à plusieurs" relation? plus d'un bon de livraison portant sur plus d'un GRN pour un seul client order.The processus est plus complexe parce que les clients utilisent différents codes de produit pour les marchandises livrées, et les documents sont renvoyés à des moments différents. Le système consolide ce processus et les résultats différents documents en ligne et des points à l'ordre original. Tous les documents relatifs à une commande sont stockées le long d'un autre au sein d'un seul dossier à la livraison de données centre.Where une anomalie survient, un client agent de service est automatiquement alerté et a chargé d'enquêter sur la situation et de modifier la facture. D'autres documents, y compris les demandes de clients pour les produits endommagés, sont également analysées dans la livraison folder.Converting le papier en chasse un document en ligne flowTokOpen de Workflow est utilisée pour gérer l'opération et faire des ajustements sur le système de la compagnie. Cela élimine le besoin de documents imprimés, et convertit le document de la chasse traditionnelle dans un document en ligne flow.TokOpen contrôle met en évidence des livraisons à la clientèle que le personnel de service de gestion de compte client. Cela permet de s'assurer que, lorsque le facture est émise, il est correct, et ne sera pas contestée par le client, ce retard ou de non-payment.TokOpen garantit également que tous les documents de livraison sont disponibles en ligne à travers l'ensemble de l'entreprise. Si un la facture est contestée, a autorisé les membres du personnel partout dans le pays peut retrouver toutes les informations sur la transaction en utilisant un standard Web browser.Additional avantages émis par le système TokOpen suivants:? Amélioration de la gestion et le suivi des transporteurs des performances? Accélération des temps de réponse pour les demandes de service à la clientèle? Plus de temps pour le personnel du service à la clientèle à être déployée sur d'autres dutiesTokairo est un fournisseur international de gestion de documents (TokOpen) Les systèmes d'éducation et de solutions (Tokam). Tokairo a son siège au Royaume-Uni, avec une société sœur aux Etats-Unis responsables pour les Amériques.
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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