Choix d'un système d'audio-messagerie
Audio-messagerie mise simplement
Sous sa forme plus simple un système d'audio-messagerie est essentiellement juste un autre système de réponse de téléphone. Ils stockent leurs messages sur un disque d'ordinateur. Chaque utilisateur est assigné une boîte aux lettres où ils ont seulement accès à ses messages. Ils sont également mot de passe ont protégé ainsi seulement l'utilisateur affecté peuvent accéder aux messages dans leur boîte aux lettres. Les systèmes d'audio-messagerie permettent également à chaque utilisateur de créer leur propre message de salutation. Ceci permet à l'utilisateur de transmettre des instructions ou des messages importants sans prendre l'appel.
Les systèmes d'audio-messagerie peuvent permettre à des compagnies de réorienter des visiteurs à d'autres employés de compagnie. Un système d'audio-messagerie peut répondre à des appels plutôt qu'à un membre de personnel ; fournissez-leur une salutation commune, puis guidez le visiteur à un département approprié par un procédé de choix. Ceci est généralement connu comme dispositif propre automatique de systèmes d'audio-messagerie.
Les systèmes d'audio-messagerie peuvent fusionner des messages de fax, de E-mail et de voix dans juste un écran d'un PC d'utilisateurs. Quelques systèmes d'audio-messagerie offrent même la technologie d'identification de voix. La voix d'un visiteur est identifiée par le système d'audio-messagerie et le système agit en conséquence aux instructions prédéfinies. Ceci est connu en tant que réponse interactive de voix.
Ce qui à rechercher dans un système d'audio-messagerie
Les systèmes d'audio-messageries sont habituellement les dispositifs additionnels d'exister dans des systèmes de téléphone de maison. En décidant de quel système d'audio-messagerie pour vous acheter ayez besoin pour regarder deux aspects principaux de chacun : le nombre de ports d'utilisateur et les heures de la mémoire qui est assignée aux messages.
Un bon système d'audio-messagerie aura assez de ports pour manipuler des appels d'arrivée en dehors retardent. Si tous les ports sont pleins, alors tous les nouveaux visiteurs seront retardés dans le système jusqu'à ce qu'un port devienne disponible. Si un système d'audio-messagerie a trop de ports puis sa capacité est gaspillée. Le tour doit équilibrer le nombre de ports avec le nombre estimé de clients potentiels.
La capacité d'un système d'audio-messagerie dépend des heures de la mémoire qu'il a disponible. Un système avec un grand nombre de ports et le trafic peuvent avoir besoin d'un grand nombre d'heures, où comme système avec le bas trafic aura besoin de peu d'heures. Les heures de limite de la mémoire se rapporte à la capacité d'un système d'audio-messagerie de stocker tous les messages.
Choix d'un système d'audio-messagerie, liste de contrôle
1. Comment employez-vous votre audio-messagerie ?
Ceci dépend de la façon dont fortement votre personnel emploiera le système d'audio-messagerie. Un port est en service toutes les fois que le système d'audio-messagerie prend un appel, quelqu'un part, quelqu'un est transféré, ou toutes les fois qu'un message est pris par un utilisateur. Tous ces facteurs doivent être pris en considération en regardant les systèmes appropriés d'audio-messagerie.
2. Beaucoup de systèmes de téléphone plus anciens peuvent ne pas soutenir un système moderne d'audio-messagerie.
Malheureusement beaucoup de systèmes de téléphone d'affaires qui ont lieu au-dessus de cinq ans de ne pourront pas approuver pleinement un système entièrement décrit d'audio-messagerie. La seule solution serait de remplacer votre système de téléphone avec plus moderne.
3. À mémoire proportionnée.
La plupart des systèmes d'audio-messagerie ont à quantité proportionnée de mémoire, habituellement davantage que vous aurez besoin jamais. En choisissant un système approprié d'audio-messagerie il est important que vous vous enquériez au sujet de la capacité de mémoire système, parce que quelques fournisseurs fournissent maintenant les systèmes relativement peu coûteux d'audio-messagerie qui n'ont pas un disque dur pour le stockage de message. Tous les messages et salutations sont stockés sur des morceaux, qui affecte sérieusement la quantité de mémoire disponible. Ces petits systèmes peu coûteux d'audio-messagerie sont seulement vraiment appropriés aux compagnies ou aux bureaux avec seulement des deux ou trois prolongements de téléphone et non recommandés pour une compagnie grandissante ayant besoin d'un système entièrement décrit d'audio-messagerie.
4. Expansion et combien il coûtera.
En choisissant un système d'audio-messagerie, vous devez vous assurer que toutes les citations recueillies des fournisseurs de systèmes incluent un coût pour l'expansion. Si vous décidez sur un système d'audio-messagerie qui est seulement suffisant pour vos conditions courantes, alors considérez ce qui se produira si et quand votre office/company augmente, et le besoin de plus de capacité d'audio-messagerie surpasse cela de votre système courant. Vous devrez également demander à n'importe quel fournisseur éventuel combien de temps elles honoreront leur citation pour l'expansion de votre système d'audio-messagerie.
5. Coûts d'entretien à distance.
Avant d'acheter un système approprié d'audio-messagerie de n'importe quel fournisseur, vous devez découvrir ce que sont leurs coûts pour l'entretien à distance. Tous les systèmes d'audio-messagerie veulent à un moment donné exigent un peu de soin et l'alimentation, qui le plus souvent peut seulement être fourni par le fournisseur de système.
6. Formation de système d'audio-messagerie.
Il est important que tous les utilisateurs assistent aux sessions de formation de n'importe quel nouveau système d'audio-messagerie. Bien que des systèmes d'audio-messagerie il ne soit pas habituellement difficile employer, un certain personnel peut avoir besoin d'un à d'un ou même de l'instruction supplémentaire. Quand l'évaluation de la formation a coûté la section de n'importe quelle citation proposée de fournisseurs de système d'audio-messagerie, il est important de s'assurer qu'un bas prix ne signifie pas un bas niveau de la formation de système.
7. Formation additionnelle.
Il est recommandé que vous acquériez un coût pour toutes les futures sessions additionnelles de formation qui peuvent être exigées de temps en temps, car le personnel viennent et vont chercher le recyclage du personnel existant.
8. Au cas où j'acheter un plus grand système d'audio-messagerie ?
Il y a deux questions principales que vous devez vous demander afin de déterminer si vous devriez acheter un plus grand système d'audio-messagerie.
Merci pour lire mon article
Jason
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Jason Morris est co-auteur des systèmes de téléphone d'affaires directs. Une compagnie établie de communications, un conseil d'offre et une exécution des systèmes de téléphone d'affaires de haute qualité.
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Source D'Article: Messaggiamo.Com
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