Réunions efficaces par téléphone - 2 e partie, comment tenir une téléconférence
Même une téléconférence prévue peut mal aller. Certaines personnes traitent toute réunion comme une activité sociale occasionnel plutôt que comme un projet d'affaires sérieuses. Et une téléconférence apporte des difficultés particulières parce que les gens assistent eux dans l'intimité de leur bureau sans être capable de voir ou être vu par les autres participants.Use ces techniques pour tenir une réunion plus efficace en téléphone.1) Commencez par un tour rapide des introductions d'auto si que chacun puisse savoir qui est présent et d'entendre ceux des autres clients voice.2) De faire appliquer la règle du «un orateur à la fois." Plusieurs conversations ruiner un teleconference.3) d'insister pour que les gens annoncer lors de leur adhésion ou quitter le conference.4) Si des gens doivent quitter au cours de la réunion, le gain à la fermeture de tous les problèmes qu'ils ont participé à avant leur départ. Par exemple, "Pat a accepté d'établir une estimation des coûts d'ici lundi prochain. Est-ce Corriger, Pat? "faire des ajustements dans l'ordre du jour (le cas échéant) sur la base restant PARTICIPANTS.5) Tenir tout le monde porte sur la question discutée. Si quelqu'un lance une idée qui semble sans rapport, dire:« C'est semble intéressant. Comment cela se rapportent à la question? "6) Compte rendu de la conférence. Premièrement, cela vous aidera à préparer minutes. Et en second lieu, il encourage les gens à faire des observations pertinentes. Bien sûr, vous devriez annoncer que vous enregistrez la réunion avant de vous start.7) Indiquez votre nom à chaque fois que vous parlez. Cela permet de savoir à tous que vous êtes speaking.8) Si vous parlez à votre téléphone de bureau, utilisez le combiné au lieu du haut-parleur. Un haut-parleur, bien qu'utiles, déforme votre voix, capte les sons d'arrière-plan (comme le matériel de bureau), et fait une mauvaise impression sur l'auditeur. Si vous devez avoir les mains libres pendant que vous parlez, procurez-vous un casque. Note: Il est plus poli de parler aux gens à travers le combiné (au lieu du haut-parleur) sur n'importe quel téléphone call.9) Parlez clairement pour vous assurer que vous avez compris. Prendre l'effort supplémentaire d'énoncer attentivement et de parler lentement. Bien sûr, vous voulez sonner natural.10) Quand indiquant les numéros, écrivez-les pendant que vous parler, parce que les définit la vitesse à laquelle chacun peut se saisir d'autre them.11) Puis, demandez au la partie réceptrice de confirmer le nombre (ou d'autres données critiques) en les répétant. Bien que cette mai sembler un peu curieux, il empêche les malentendus. Mieux encore, d'envoyer des copies écrites de toutes les critiques information.12) Quand possible, planifiez vos relevés par griffonner un aperçu de vos principales idées avant de parler. Cela contribue à une réunion plus efficace, vous permet de paraître plus sérieux, et évite les embarras de faire une verbale gaff.13) Utilisation de votre mieux, les plus ciblées, capacités d'écoute. Outre payer au contenu, ainsi que des flexions, ton de la voix, la sélection de texte, l'accent, a assumé les intentions, et votre intuition.14) Évitez les papiers sont brassés, se déplacer, ou des objets tapant dessus. Tout le monde va entendre le bruit. C'est distrayant et irritating.15) Renforcer les réalisations en distribuant des copies de certains concepts clés et les accords au cours de la réunion. Vous pouvez envoyer ceux-ci, par exemple, par e-mail ou fax.16) Restez pleinement présent au cours de la réunion. Évitez de travailler sur d'autres tâches, telles que la lecture du courrier ou des documents de dépôt. Ils parviennent à réduire votre capacité à participer de façon intelligente dans le meeting.17) Evitez d'utiliser le bouton de sourdine de parler à quelqu'un dans votre bureau au cours de l'audioconférence. Premièrement, ce manque de courtoisie montre aux deux parties - la personne dans votre bureau et le peuple à la téléconférence. Il prend également votre attention sur l'écart de la réunion, en vous faisant manquer des informations importantes. Et soyez averti que les gens se sont trouvés dans une situation fort délicate sur le bouton muet failed.18) minutes Préparez peu de temps après la réunion. Envoyer un projet aux participants pour confirmer que votre note de décrire précisément les résultats de la réunion. Procès-verbal doit être libéré dans un délai d'un jour ou deux après la réunion afin d'être utile. Après que, ils deviennent stale.Properly menées, des téléconférences contribuer à l'efficacité du travail efficace. Utilisez les techniques ci-dessus pour vous assurer que vos réunions faire .- - - --IAF Certified Professional Animateur et auteur Steve Kaye aide les groupes de personnes tenir des réunions efficaces. Ses ateliers novateurs ont éclairé et inspiré des gens du pays. Son travail de facilitation des résultats que les gens vont soutenir. Et ses livres montrent comment tenir des réunions efficaces. Inscrivez-vous à sa newsletter gratuite sur http://www.stevekaye.com. Call 714-528-1300 ou visitez son site Web pour plus de 100 pages d'idées précieuses.
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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