Efficace des réunions par téléphone - partie 1, la manière de planifier une téléconférence
Téléconférences peut être un avantage ou un buste. Du côté positif, ils permettent à des personnes à différents endroits pour assister à des réunions sans avoir à Voyage. Du côté négatif, ils peuvent dégénérer en des luttes frustrant incontrôlé babble. Cela se produit parce que les gens n'ont pas le contact visuel, ce qui empêche la communication efficace et offre des possibilités de misbehave.Here 's comment mettre en place une réunion efficace par phone.1) un plan simple réunion. Idéalement, la réunion devrait durer moins de 30 à 45 minutes. Les gens sont incapables de se concentrer sur les appels téléphoniques longue. Ils se fatiguent. Leur attention dérive. Ils ont besoin de prendre une pause. Concevez votre réunion, de sorte qu'il est court et précis. De cette façon, chacun peut se concentrer sur les questions et de participer effectively.2) Écrivez votre objectif de la réunion. Ensuite, assurez-vous que cette déclaration représente véritablement le résultat que vous voulez avoir à la fin de la réunion. Manque de clarté, le bien-objectif déclaré est la deuxième cause de mauvaises rencontres. Suivant vérifier si une téléconférence est le meilleur moyen d'obtenir cet objectif. Annuler la réunion si vous pouvez atteindre l'objectif avec une autre approche, telle que par l'envoi d'une note, un simple appel téléphonique, ou de penser à travers une solution de yourself.3) Préparer un ordre du jour. Une téléconférence sans ordre du jour est comme un voyage sans une carte - dans l'obscurité. Sans un ordre du jour, vous perdrez le contrôle et la perte de temps. Votre programme devrait inclure l'objectif de la réunion et des instructions détaillées pour chaque partie de la réunion. Il devrait être complète et précise que quelqu'un d'autre pourrait l'utiliser pour lancer votre meeting.4) Distribuer l'ordre du jour au moins un jour avant la réunion. Cela permet à chacun de penser à vos questions et de se préparer pour leur participation. Le cas échéant (par exemple, pour des questions complexes ou controversés) appel des participants afin de confirmer qu'ils ont reçu l'ordre du jour et de vérifier s'ils ont des commentaires sur la façon dont la réunion pourrait être rendue plus efficace. Utilisez ce que l'occasion d'écouter leurs idées, au lieu de travailler sur les questions ou discuter avec them.5) Distribuer tous les documents liés aux questions avant la réunion. Cela comprend lignes, des plans, des schémas, des produits brochures, et des données. Ensuite, les participants peuvent utiliser ces outils pour participer plus efficacement. Par exemple, ils peuvent suivre un plan, regarder les diagrammes, ou lire des données au cours de la réunion. Cela permet de compenser les l'absence de contact visuel dans un teleconference.6) Inviter les seuls ceux qui peuvent contribuer directement à la réunion. Idéalement, cela devrait être moins de huit personnes. Si vous invitez plus de gens, il devient très difficile de tenir une réunion efficace. Avec un groupe plus large, certains des participants se perdre dans le silence des auditeurs, qui est une perte de temps. Vous pouvez toujours envoyer une copie du procès-verbal aux personnes qui ont besoin de connaître la travail accompli au cours de la téléconférence meeting.A est plus qu'un appel téléphonique. Il s'agit d'une réunion. Et une réunion est une activité qui devrait être conduit par un objectif bien pensée appuyée par un plan détaillé. Avec une bonne planification, vos téléconférences seront vous distinguer en tant que chef de file efficace .- - - --IAF Certified Professional animateur et auteur Steve Kaye aide à des groupes de personnes tenir des réunions efficaces. Son innovantes ateliers ont informé et inspiré des gens du pays. Son facilitation des résultats que les personnes de soutien. Et ses livres montrent comment tenir des réunions efficaces. Inscrivez-vous à sa newsletter gratuite http://www.stevekaye.com.Call 714-528-1300 ou visiter son site Web pour plus de 100 pages de précieuses idées.
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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