Externaliser ou ne pas délocaliser
En ces jours de dénombrement restreint et des budgets serrés, la question de savoir si la location ou de sous-traiter le personnel est plus critique que jamais. La fonction de publications techniques, si vitale, est en plus de contrôle et aussi face à des difficultés plus grandes que jamais. Les entreprises qui emploient déjà une maison de publications techniques sont à la recherche au département de faire plus avec moins de ressources. Start-ups, sans intérieur des publications techniques du personnel, sont aux prises avec la façon d'élaborer des documents techniques dans la plus rentable way.This article examine les avantages et les inconvénients de confier tout ou partie des publications techniques fonction à l'extérieur de fournisseurs. En examinant un projet typique, je vais analyser les coûts et répondre à des questions sur le moment de personnel qui fonctionne internally.Numbers Speak for ThemselvesFor deux start-up et de la maturité entreprises, les questions de base sont les suivantes: Quand avez-vous externaliser vos publications techniques, et quand pensez-vous des publications techniques du personnel en interne? Il n'y a pas de réponses rapides à ces questions, car il existe plusieurs facteurs à considérer. La partie facile de la réponse est simple calcul. La plus difficile partie de la réponse dépend de la taille de votre entreprise, la nature de vos produits / technologies, et comment vous fonctionner en interne. Je ne peux pas apporter toutes les réponses à votre entreprise. Toutefois, en s'appuyant sur 19 années de mon expérience dans la gestion de la documentation technique, la fonction, cet article fournit un cadre pour l'analyse et la prise de décision vis-ÃÆ'à † â € ™ Ã⠀ šÃ, Â-vis de la sous-traitance et / ou le personnel des différentes fonctions vitales pour la technique publications.Let 's facile de prendre la partie de l'équation, d'abord par l'examen d'un cas typique: la société X a besoin d'un nouveau document d'une série complexe d'équipements, de dire une nouvelle gamme de routeurs de réseaux. Le document a associé les conditions suivantes: Le document doit être complet et prêt à aller à l'imprimante (ou à être affichés sur le site Internet) dans 14 weeks.The document sera d'environ 200 pages et contient environ 50 images (un mélange de rendus et de diagrammes). Il y aura deux projets (première et final). Edition aura lieu au cours de chaque projet de révision (deux éditions). Un spécialiste de la production se développera le modèle suite.The de personnes requis pour le projet sont: Senior technique writer.Graphic artist.Copy editor.Production specialist.If ces personnes sont des salariés, le coût d'utilisation comprend les salaires, les avantages sociaux et autres frais généraux. (Les chiffres utilisés sont basés sur la Baie de San Francisco, les salaires, prestations et les frais généraux. Les moyennes nationales seront plus faibles.) Si les mêmes fonctions sont sous-traitées à ce projet, les coûts ne sont pas grevés par des prestations et les frais généraux. (Les frais pour les travailleurs sous contrat dans cette analyse sont des moyennes, dérivée d'une série de coûts typiques pour chaque fonction. Le coût réel dans certains cas peut varier.) Coût de l'externalisation sur le 14-Week ProjectFunction horaire Heures TotalSr. Tech Writer 75 560 42000 Artiste graphique 75 150 11.250 Réviseure 65 68 4.420 spécialiste de la production 65 36 2.340 Total pour le projet - $ 60,010 Les économies dans ce scénario est de $ 55,969 alors que le travail est sous-traitée. Si vous cherchez seulement à 14 semaine de travail, l'analyse monétaire est irrésistiblement en faveur de l'externalisation. Mais bien sûr, la plupart des entreprises ont plus de 14 semaines de travail de documentation technique. En moyenne, une entreprise typique a deux ou trois versions d'un produit, résultant en deux ou trois projets (d'environ 14 semaines) par an. Plus d'un an, puis, supposons que l'entreprise dispose de trois documents techniques sur les projets de ce dernier 14 semaines chacune (pour un total de 42 semaines). En utilisant les mêmes données que ci-dessus, regardons le coût annuel de l'utilisation de sous-traitance du travail par rapport à l'interne des employés. Le tableau ci-dessous fournit les coûts de l'externalisation data.Annual c. EmployeeEmployee rapport annuel Outsourced Outsourced CostEmployee $ 430,779 $ 180,030 $ 250,749 Delta La raison de l'eye-popping plutôt des économies de $ 250,749 est que les entrepreneurs disparaissent entre deux emplois, et les employés ne le font pas. Un bonne règle empirique est: Si vous avez des 42 (ou plus) semaines consécutives de travail, au sein de la dotation est économiquement réalisable. Si votre flux de travail vient en rafales d'activité, suivi par des semaines ou des mois de faible activité, l'externalisation reste le meilleur solution.Which Fonctions devrait être doté d'abord? Même si vous avez un débit assez régulier de publications techniques de travail, il reste une autre décision: Quelles fonctions sont les mieux dotés dans la maison, et qui sont les plus sous-traitées? En regardant l'exemple de 14-semaines de projet, le temps pour cent de chaque fonction est nécessaire au cours de cette période de 14 semaines est présentée dans le tableau below.Percent Au cours du temps requis 14-Week du projet (560 heures) Heures Fonction Total Pourcentage de TimeSr. Tech Writer 560 100% Graphic Artist 150 26% 68 12 Réviseure% Production Specialist 36 6% l'évidence, l'écrivain est la première fonction du personnel interne, l'artiste est un lointain second, et la copie est le troisième éditeur. Il n'est pas clair si la plupart des entreprises jamais bénéficier de la dotation de production en interne de spécialistes, parce que si peu de temps est nécessaire sur tout project.Now laisser le temps d'examiner le coût annuel d'un employé ou d'un contrat écrivain écrivain, à l'aide du scénario précédent. Le contrat de travail sera écrivain pendant 42 semaines (trois semaines 14-projets), et l'employé va travailler pendant 52 semaines. (Rappelez-vous, les chiffres que nous utilisons ici pour le salarié sont en pleine charge avec les prestations et les frais généraux.) Le tableau ci-dessous montre comment ajouter les chiffres up.Annual Coût de l'employé ou du contrat WriterEmployee vs Writer contrat annuel CostEmployee Writer $ 135,671 $ 126,000 contrat Writer Delta $ 9,671 Donc, à 42 semaines de travail continu, le coût de l'embauche d'un écrivain est un peu comparable à celle du coût de l'utilisation un contrat écrivain, en supposant que notre échantillon, le scénario est typique. Vous devez être absolument sûr que les critiques que vous avez 42 semaines de travail aligné, si. Si vous engagez un écrivain en interne et le flux de travail relève loin de ce point de rupture, il peut être très expensive.It est mon expérience, que de très grandes entreprises peuvent soutenir plus de 300 rédacteurs techniques, avec un ratio de cinq ou six artistes et un éditeur pour tous les 10 à 15 écrivains. Le travail de production est souvent, même dans les plus grandes entreprises de firms.In où le flux de publications techniques de travail est sporadique, la décision de savoir si le personnel interne ou à l'externalisation est un peu plus difficile. Trop souvent, un cycle de publication irrégulière garde d'un ou deux écrivains occupé avec le travail pour trois ou quatre écrivains? Mais seulement pour quelques mois à la fois. Entre les cycles, les auteurs ont employé peu de choses à voir et à trouver eux-mêmes affectés à des équipes de produits faisant busywork.The meilleure solution est de déterminer l'effectif minimum requis pour répondre aux besoins de l'entreprise moyenne, puis de remplir durant les heures de pointe avec l'externalisation. Une analyse minutieuse de la façon dont l'externalisation est déployée, et par les fonctions qui vous aideront à déterminer le moment d'embaucher d'autres staff.For exemple, quand une entreprise a un écrivain dans la maison à temps plein, mais utilise aussi deux écrivains contrat, chacun d'entre eux dépensent 50% à 75% de son temps sur les travaux de cette société pour la période d'un an, il est probablement temps de mettre le personnel dans un autre écrivain (en supposant que la charge de travail est stables ou en croissance). Écrivains du contrat peut être utilisé pour remplir si l'entreprise est sur une courbe de croissance rapide, jusqu'à ce que le besoin d'un autre écrivain à temps plein est evident.Outsourcing Scénarios: Au-delà de la NumbersThere sont les scénarios où le coût n'est pas le facteur le plus important. Par exemple, une raison de choisir la sous-traitance plutôt que l'embauche est l'expertise. Parfois, une entreprise de développer un produit qui a besoin d'un rédacteur des connaissances spécialisées et d'expérience. L'écrivain spécialisées (qui peuvent facturer une prime pour son expertise) est nécessaire pour les documents à l'appui technique que l'on produit ou gamme de produits, mais l'écrivain n'est pas nécessaires pour intégrer la société de lignes de produits. Dans ce cas, de l'externalisation est la seule rentable answer.Another scénario dans lequel l'externalisation est plus logique que la dotation est venu avec un client de Oak Hill. Cette start-up est une entreprise complexe et d'une technologie unique. Gestion rapidement arrivés à la conclusion que la dotation en personnel technique, département des publications, il faudrait des écrivains qui ne sont pas seulement les hauts, mais qui avaient d'enseignement supérieur dans le domaine des réseaux optiques. En bref, dans la maison de dotation serait d'un coût prohibitif, en particulier parce que la société de l'écoulement des publications a été prévu d'être intense pour le trois premières années, puis descendre brusquement. En conséquence, cette société a contracté de toutes ses publications techniques de travail et enregistré 1,5 million de dollars au cours de ses trois premières années de publications de la development.Hire Bonne personne pour le droit JobSome start-ups font l'erreur de penser que, si elles embauchent un écrivain, l'écrivain peut faire tout cela? Écrire, modifier, créer des modèles de production et peut-être même faire les illustrations, parce que, «Il est fait sur tous les ordinateurs." Cela néglige le fait que les auteurs sont formés à l'écriture. Ils ne sont pas formés à graphics.It n 'a jamais une bonne idée d'avoir un écrivain éditer son propre travail. L'édition est un spécialité en soi et exige une objectivité que les auteurs ne peuvent pas avoir lors de l'examen de leur propre travail. Et ayant une très qualifié et très bien payé écrivain faire le travail de production qui pourrait être fait beaucoup plus coût-efficace (et plus) par quelqu'un qui est payé à un taux inférieur ne fait pas de formation sense.Hiring écrivain mai de sens pour une start-up (en fonction de la charge de travail), mais seulement si cette écrivain peut être soutenu par l'externalisation d'autres fonctions. (Voir l'analyse ci-dessus pour cent du temps de chaque fonction de dépense sur une documentation technique du projet.) Donne une bonne agence d'externalisation EasyAfter de la décision d'externaliser est fait, le prochain défi est de trouver les bonnes ressources? quelque chose de plus facile à dire qu'à faire. Il faut du temps pour trouver, d'entrevues, embaucher et à former des travailleurs qualifiés. Obtenir chaque contractant sur votre entreprise "Approved Vendor" liste prend également time.It 'est aussi vrai que les publications techniques est une fonction critique, et il n'est pas facile de céder le contrôle sur celui-ci à un étranger. La tentation de maintenir un contrôle étroit sur le travail souvent de surmonter l'argument purement financière. Il est crucial de trouver un fournisseur de publications techniques qui peuvent travailler en étroite collaboration en tant que partenaire. En partenariat avec un fournisseur plutôt que de contrats avec un vendeur peut faire toute la différence. Il soulage beaucoup de pression lors de vos publications techniques fournisseur opère dans le cadre de votre ministère, peut être invoqué pour résoudre des problèmes, et met les ressources sur l'emploi quand ils sont needed.There un certain nombre d'avantages à l'utilisation d'un contrat d'agence, en plus des économies de coûts. Les avantages sont les suivants:? One-stop shopping. Les organismes ont une profondeur de ressources qui comprend des écrivains, les artistes, les concepteurs de sites Web, spécialistes de la production et plus encore. Les agences peuvent exploiter ces ressources pour trouver rapidement les personnes avec exactement les qualifications dont vous avez besoin.? Vitesse de la dotation. Un contrat avec une personne à la fois tout simplement pas une option pour de nombreuses entreprises. Il ya trop de temps et de paperasserie à trouver les bonnes personnes et de les amener approuvé en tant que vendeurs. L'agence agréée peut placer les travailleurs, sans passer par un grand nombre de la bureaucratie spaghetti. Et une bonne agence de s'assurer que les contractants sont sélectionnés et qualifiés.? Assurance. Si vous avez un contrat avec une personne qui ne travaille pas, vous devez recommencer à nouveau. Si vous avez des sous-traitance par une agence, vous pouvez vous rendre à l'agence et de lui demander de trouver quelqu'un d'autre. Une bonne agence permet également d'assurer le travail est exécuté conformément aux spécifications, les délais et le budget.? Réduction de la paperasserie. Dans Outre les formalités administratives liées à la recherche et l'embauche d'entrepreneurs individuellement, il ya un coût associé à l'administration financière (émission des bons de commande et de traitement / règlement des factures). Si vous êtes l'externalisation par le biais d'une agence, les questions de votre entreprise un bon de commande et paie une facture. L'agence est responsable pour la prise en charge des contractants.? Rester sur le côté droit de l'IRS. Une bonne agence assurera qu'il n'ya pas de question quant à savoir si un entrepreneur est considéré comme un employé ou un entrepreneur.? Soupape de sécurité. Lorsque les ondes de la charge de travail, votre organisme ne peut sous-traiter rapidement prendre la charge de travail supplémentaire par placer les entrepreneurs qui sont déjà à la vitesse. Lorsque la charge de travail diminue, les gens vont plus loin et ne vous coûte rien.? Adaptabilité. Si votre ligne de produit ou de technologie équipes, une agence peut passer avec elle, fournir différentes personnel, si nécessaire. Ce n'est pas si facile de déplacer les employés permanents quand ils n'ont plus le droit de fond pour l'emploi. Et re-formation est coûteuse, notamment en termes de perte de productivity.The Final AnalysisWhether vous externaliser ou la location n'est pas nécessairement un noir et blanc de décision. Votre première attaque doit toujours être une analyse des coûts. Exécuter un échantillon de scénario, comme je l'ai fait ici, et puis examiner les autres facteurs. Selon mon expérience, au-delà de la phase de démarrage, les entreprises avec le plus de succès des projets de publications techniques ont été celles qui a déployé un judicieux mélange d'employés et de sous-traitance contractants, ce qui a préparé la société et de ses organismes partenaires à s'adapter rapidement que les publications techniques et des flux de travail a augmenté decreased.The seconde étape devrait être une analyse minutieuse des flux de travail. Ce sera plus difficile pour une start-up qui n'a pas d'expérience de publications techniques. Essayez de parler à un petit nombre de publications techniques délocaliser les entreprises à avoir une idée de l'étendue de l'emploi, la durée et ainsi de suite. Si, comme une start-up, vous devez travailler pour une ou plusieurs employés à temps plein pour l'avenir prévisible, commencer à chercher. La plupart des start-ups n'ont pas une image très claire de ce que l'avenir apporter mai, et ils devraient envisager de jusqu'à l'externalisation des projections sont plus reliable.Work projections de flux sont généralement beaucoup plus facile de déterminer dans une entreprise plus mature qui a déjà des publications techniques du personnel. L'astuce consiste à prédire le moment où les projets sera lancé et la portée de chacun. Une expérience technique des publications aura peu de problème avec cela, mais il ya toujours la surprise projet? Qui est presque toujours une situation d'urgence. Ce facteur : Si votre personnel est au milieu d'une nouvelle documentation, combien d'autres peuvent-ils absorber la charge avant que les choses commencent à tomber? Enfin, si vous décidez de sous-traiter, le choix des contractants est allez faire ou de défaire le projet. Sélectionnez une externalisation des entreprises que vous pouvez faire confiance, avec des gens qui ont de l'expérience et testé sur le terrain. Le coût est critique, si le nombre de lancer en premier! Mais au-delà de la question du prix, l'emploi doit être achevé dans les délais, le budget, sur les spécifications et la hauteur de vos standards de qualité. Ne vous contentez pas de less.About Le AuthorVal Swisher est président de Oak Hill Publications, Inc, un 10-year-old documentation technique
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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