Stratégies pour la planification et les réunions efficaces de conduite
Avez-vous su que les cadres d'affaires dépensent environ la moitié de leur temps se reposant lors des réunions ? En fait, 40 à 50 pour cent de leurs heures de travail sont consommés par des réunions, selon une étude par l'école d'Annenberg des communications à UCLA et l'université de la formation du Minnesota et du centre de recherches de développement.
Les réunions sont inévitables - si vous soyez un directeur d'affaires ou un membre d'un volontaire, social, ou une organisation civique. Mais les réunions peuvent être une manière très efficace et efficace de communiquer, si correctement prévu et conduit. Pour vous aider à retirer des réunions réussies, soyez ci-dessous quelques stratégies principales à suivre. Vous pouvez seulement devoir vous adresser à quelques unes d'elles, si vous conduisez une réunion informelle. Pour une réunion avec des conséquences principales, vous devriez donner toute l'ou la majeure partie considération soigneuse de ces secteurs.
Avant la réunion
D'abord, vous devrez définir le but de la réunion et développer un ordre du jour avec la coopération des participants principaux. Alors distribuez l'ordre du jour et circulez la matière de base, les documents prolongés ou les articles en avant du temps. Ceci incitera des participants à se sentir préparés, impliqué et à jour, ainsi ils peuvent être prêts à apporter les contributions valables à la réunion.
Après, choisissez un temps approprié pour chacun pour se réunir. Il est également important de placer un délai et un bâton à lui, autant que possible. Les participants ont d'autres engagements et seront pour assister à des réunions si vous les rendez aussi productives, prévisibles et courtes comme possible.
Si possible, installez la salle ainsi les participants peuvent se faire face en cercle, semi-finale-circle - ou des rangées en U pour de grands groupes. L'endroit que vous choisissez devrait confortablement convenir à la taille de votre groupe. Les salles qui sont bidon trop petit deviennent étouffantes et créent la tension ; une plus grande salle est plus confortable et encourage l'expression individuelle.
Au cours de la réunion
Saluez les participants et faites-leur la bienvenue de sensation, même retardataires si approprié. Si rafraîchissements légers possibles, de service à aider à casser la glace et à rendre chacun la sensation confortable.
Commencez la réunion à l'heure, ainsi vous pouvez finir à l'heure. Commencez passer en revue l'ordre du jour et en établissant des priorités pour la réunion. Collez étroitement à l'ordre du jour, mais encouragez également la discussion de groupe à rassembler tous les points de vue. Maintenez la conversation concentrée sur la matière, et n'hésitez pas à demander seulement des commentaires constructifs et d'original.
Discussions de fin de Tactfully quand ils vont nulle part ou deviennent trop délicats. En tant que chef, placez un bon exemple en écoutant attentivement et en montrant l'appréciation pour l'entrée des participants.
Gardez le compte rendu de la réunion pour la future référence au cas où une question ou un problème se poserait. Récapitulez tous les accords conclus et finissez la réunion sur une note positive. Par exemple, ayez le volontaire de participants pour partager leurs opinions sur quels bonnes idées ou développements positifs ils se sentent résultés de la réunion. Et avant que chacun parte, n'oubliez pas de placer une date, un temps et un endroit pour la prochaine réunion.
Après la réunion
Soyez sûr de transcrire et distribuer le compte rendu de la réunion dans trois ou quatre jours. Ceci aidera à renforcer l'importance de la réunion et à donner à des participants un disque clair et précis de ce qui a eu lieu. Continuez sur toutes les décisions de délégation et assurez-vous que tous les participants comprennent et effectuent leurs responsabilités. Donnez l'identification et l'appréciation à l'excellent et opportun progrès. Et mis toutes affaires non finies à l'ordre du jour pour la prochaine réunion.
Vous devriez également périodiquement évaluer des réunions et travailler à tous les secteurs qui ont besoin s'améliorer. Rappelez-vous, les réunions qui sont efficacement projetées - du début à la finition - peuvent laisser des participants avec un sens d'accomplissement et augmentent le succès global de votre organisation.
Au sujet De l'Auteur
Copyright Ã"â© 2004
Kate Smalley
Secrétaire Du Connecticut
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Source D'Article: Messaggiamo.Com
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