Les outils électroniques pour le succès des entreprises
«La moitié de tous les travaux est d'avoir le bon outil" est l'une des premières leçons que j'ai tirées de mon père a grandi sur une ferme dans le Nebraska. En tant que consultant en organisation et la productivité, elle continue à me servir well.As un propriétaire d'entreprise pendant plus de 20 ans, l'un des principes, il m'a fallu trop de temps pour apprendre, c'est que la raison de posséder une entreprise est? ou devraient l'être? de mettre au point quelque chose de valeur que vous pouvez vendre à un jour quelqu'un d'autre pour un profit.Unfortunately, de nombreux entrepreneurs ont un service ou un produit qui est, ou pourrait l'être, d'une grande valeur pour d'autres, mais leur manque de compétences en affaires est une énorme pierre d'achoppement à la réussite. Heureusement, la technologie est de résoudre une grande partie de ce défi. Selon mon expérience, il existe trois outils électroniques qui sont essentiels à la création d'une entreprise de vendre un jour, vous pouvez: (1) un programme de gestion des contacts, (2) une participation financière programme de gestion, et (3) un système de dépôt de gestion de programme. Ces trois programmes de gérer tous les aspects de l'administration de votre entreprise? et fournir une méthode pour vous permettre de sortir de sous le tas de document que la plupart des entrepreneurs harceler! Contact Management ProgramMy outil de choix dans ce domaine est la loi! En raison de ACT! Je peux éliminer tous ceux insaisissable, je collectionne les cartes d'affaires, et être sûrs que je vais donner la bonne personne, la bonne information au bon moment. Des bouts de papiers, Post-it Notes, et des rappels griffonné sur des serviettes de table peut être transformée en action de tracasseries? exactement au bon moment. Maintenant, il ne faut pas me chercher faux! Je ne peux pas imaginer de vivre sans Post-it Notes, mais ils ont été conçus pour être un outil temporaire? pas un rappel permanent s'est évanouie papier collé à votre écran d'ordinateur, que vous ne remarquerez même plus! Un autre outil favori de la lutte antimines dans ce domaine est la carte de numérisation, qui permet de numériser des cartes de visite dans ACT! sans avoir à taper dans l'info. Si vous recueillez plus de 10 cartes d'affaires en une semaine, il vaut la peine de la l'investissement. (C'est pas un système parfait, pour sûr? Mais un économiseur de temps et frustration.) Avec ACT, non seulement peut-on être sûr que je suis en train de faire la bonne chose au bon moment, mais parce que nous sommes en réseau, je peux aisément vérifier ce que mon personnel de soutien a fait de même. Par exemple, disons que je réponds au téléphone et la personne à l'autre bout, c'est quelqu'un dont le nom Je ne reconnais pas. Je peux rapidement faire un ACT! de recherche, et de savoir que mon assistant a parlé à cette personne la semaine dernière sur une éventuelle présentation. Je note dans ACT! ce que j'ai dit à la perspective, et de fixer un ACT! alarme pour mon assistant pour envoyer le cas échéant des informations supplémentaires. Un autre exemple: je reçois fréquemment e-mail des bulletins d'information par des experts dans divers domaines. J'ai mis leurs informations de contact dans ACT! afin que je puisse accéder à leur expertise dans une affaire de seconds.It maintenant me rend triste quand je penser à toutes les personnes avec qui j'ai perdu contact dès les premiers jours de mon entreprise. Je me suis fier que j'ai fait un bon travail d'organisation de personnes? et ils n'ont pas besoin de moi plus. Ce que j'ai pas réussi à réaliser, c'est que Je serais en développement d'autres produits et services dans le futur, qui seraient d'intérêt? mais j'ai perdu la opportunity.Financial Gestion ProgramIn mon expérience, l'un des plus grands soucis lancinante à l'arrière de beaucoup l'esprit d'entreprise est "I sure hope I ne sont pas vérifiés." Utilisation d'un programme financier, tels que QuickBooks, qui élimine les soucis. Alors que QuickBooks ne va pas réduire la possibilité d'un contrôle, il une augmentation du confort avec la possibilité de produire facilement une information précise si needed.QuickBooks (ou QuickBooks Pro-temps pour la facturation des entreprises) permet au propriétaire de l'entreprise facilement garder un doigt sur le pouls de l'exercice entreprise. Et souvenez-vous? s'il n'y a pas de santé financière, il n'ya pas de santé à tous. Il est essentiel à la réussite de toute entreprise que le propriétaire a une connaissance pratique de la gestion financière courante, et que il / elle développe un système de contrôles fréquents sur la croissance et la santé de la business.While QuickBooks a remarquablement grande capacité, le véritable secret du succès de la gestion de l'argent est la simplicité. Par la conception de la QuickBooks système de comptabilité en fonction du débit et le style de l'entreprise, on peut facilement entrer au jour le jour, y compris des clients et les factures de fournisseurs, comptes bancaires, de la paie et l'inventaire. Alors que la plupart des entreprises les propriétaires sont naturellement enclins à "classer plus» en termes du nombre de comptes disponibles, une meilleure stratégie est d'utiliser moins de comptes. Ceux qui correspondent approximativement à la déclaration de revenus (peut-être repris dans la langue de l'utilisateur de l'entreprise), avec quelques ajouts spécifiques à l'entreprise devrait être suffisante. Puis, quand il est temps de faire des analyses de ces rares événements rares, QuickBooks complet sous trier la capacité (c'est-à-dire du bénéficiaire, la date, le type de transaction, etc) entre en play.Once système de saisie des données est réutilisée, le propriétaire vous voulez développer un peu de rapports réguliers? «instantanés» de l'entreprise qui permettent lui de voir les deux points de déclenchement du profil financier ainsi que la grande image, le tout à un coup d'oeil. De cette façon, l'entrepreneur peut garder le contrôle de la direction de l'entreprise? passé, présent et l'avenir - en évitant les nids de poule invisible le long de la way.And devinez quoi? La nouvelle version de QuickBooks interfaces avec ACT pour rendre plus facile quand le temps de convertir tous les contacts en clients! Un système de dépôt ProgramResearch montre que l'entreprise consacre en moyenne 150 heures par année pour la recherche d'informations égaré? beaucoup d'elle sur le papier. Les dépenses de ces mêmes heures pour faire une vente par téléphone ou la création d'un nouveau produit ou service fera une beaucoup plus bas pour votre ligne? pour ne rien dire d'éliminer une source majeure de frustration.There sont trois composantes d'un système de dépôt: (1), Mécanique (2) la gestion et (3) Maintenance. Si l'un des composants est faible, votre système de classement sera suis en cours de la frustration au lieu d'un précieux resource.1. Dépôt Mécanique Une des principales raisons pour lesquelles nous tergiverser sur le dépôt, c'est qu'il est tout simplement trop de temps. Voici quelques conseils pour rendre facile et rapide:? Assurez-vous qu'il ya toujours une salle adéquate dans un classeur à ajouter des documents.? Dossier des documents directement dans les dossiers suspendus. Si vous prenez directement à partir de différents documents du dossier, vous n'avez pas besoin d'un fichier manila intérieur.? Si vous avez besoin de prendre l'ensemble du dossier du classeur, créer un fichier et un accrochage manila fichier avec la même étiquette.? Placez le fichier des onglets en plastique sur le devant de la file dossier.? Garder les systèmes de couleur simple.? Utilisation de base au lieu de papier clips.2. Gestion de fichiers Une des principales sources de frustration de la frustration au sujet du dépôt est de décider ce qu'il faut appeler un fichier. La solution à ce la frustration est un fichier Index? une liste des noms de vos fichiers. Avant de faire un nouveau fichier, vous pouvez vérifier le fichier index pour voir si un fichier existe déjà. Vous pouvez utiliser un traitement de texte ou feuille de calcul programme pour créer cet indice. Une nouvelle option révolutionnaire pour la gestion de vos fichiers est également disponible: Kiplinger's Taming the Paper Tiger (www.thepapertiger.com). Ce logiciel vous permet de garder vos l'information sous forme papier dans votre classeur, automatiquement renvoi de l'information, et d'utiliser l'incroyable puissance de recherche de l'ordinateur pour trouver quoi que ce soit dans vos fichiers en cinq secondes ou moins? indifféremment de qui il a déposé! Le logiciel sera également imprimer des étiquettes et des fichiers d'un fichier Index automatically.3. Indépendamment de dossier de maintenance de la gestion ou la mécanique des techniques que vous utilisez, tous les systèmes de classement doivent être maintenus. Mais il ya de bonnes nouvelles! Il n'y a que deux étapes nécessaires pour maintenir indéfiniment tout système de dépôt: (1) assurez-vous que le fichier index est un document vivant? un reflet parfait des noms des fichiers dans votre cabinet. Si vous ajoutez un nouveau fichier, l'ajouter à l'Index du fichier, et lorsque vous supprimez un fichier, supprimez-le. (2) Nettoyez vos fichiers lors de l'armoire est trop facile pour filing.Of cours, il y aura certainement d'autres programmes que vous nécessité liée à votre expertise, mais dans mon expérience, ces trois programmes sont essentiels à la réussite de tout entrepreneur! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © Barbara Hemphill est l'auteur de Kiplinger's Taming the Paper Tiger au travail et Taming the Paper Tiger à la maison et le co-auteur de l'Amour ou à la perdre: Vivre sans Clutter Forever. La mission de l'Institut de la productivité Hemphill est d'aider les individus et les les organisations à créer et maintenir un environnement de production afin qu'ils puissent accomplir leur travail et profiter de la vie. Nous faisons cela par l'organisation de l'espace, l'information, et de temps. Vous pouvez nous joindre au 800-427-0237 ou au
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