Cómo Escribir Informes Más de gran alcance
Hay una diferencia dominante entre los informes y la mayoría de las otras formas de escritura del negocio, y conseguimos una indirecta de eso en la palabra, "divulgue." Mientras que con muchas otras formas de comms escritos usted puede ser un poco creativo y poner su propia inclinación en sus palabras, en un informe usted no debe. No en teoría, de todas formas.
En un informe, le suponen divulgar - no embellecer, borde, influencie, etc. Apenas los hechos y nada pero los hechos.
Esto, sin embargo, no significa que los informes necesitan ser embotados y taladro. , sin embargo, significa que usted no puede hacer el contenido más interesante que él realmente está. ¿Imposible? No, él tomas justas una cierta buena organización y escritura clara.
Antes de que vayamos más lejos, hay libros numerosos y los cursos de aprendizaje en el mercado que le enseñan las formalidades y los sentidos prácticos de la escritura de informe. Algunos son ma's largos-winded que otros. La mayoría de ellos son buenos.
Aquí en este artículo no puedo hacer lo que hacen otros escritores en un libro, así que si usted necesita escribir informes mucho, recomiendo que usted compra uno o dos de los libros más populares y los estudia. Qué entonces estoy haciendo aquí, debe destacar los puntos que pienso soy el más importante ayudarle a hacer sus informes más legibles, y la información en ellos viene a través de ma's vividly.
Si usted trabaja en una organización más grande, habrá probablemente formatos fijados para los informes, por lo menos para la variedad interna. Si usted tiene gusto de ellos o no le obligan normalmente a pegarse a ellos. Sin embargo la manera que usted rueda hacia fuera y que escribe su contenido todavía está hasta usted.
¿Cuáles son tan los puntos dominantes a enfocarse encendido?
1. Escriba para su lector
No se permita que caiga en jerga "businessese" y expresarlo no importa cómo mucho usted o la gente puede sentirse es más apropiado. No es. Utilice la lengua y el tono de la voz con el cual sus lectores dominantes se sentirán cómodos. Si usted no sabe con lo que él se siente cómodo, descubra. Está bien digno de tomar el apuro, porque hará el informe mucho más agradable para que él lea - una buena reflexión en usted.
Si se va su informe a ser leído por una variedad amplia de diversas audiencias, céntrese su lengua en los grupos más importantes. Asegúrese de que usando abastezcan a los lectores menos asunto-que sabe leer y escribir explicaciones discretas de términos técnicos o quizás un glosario corto de términos como apéndice dentro del informe.
2. Organice su información sensible
Comience escribiéndose fuera de una lista de los títulos que comienzan al principio y acaban con las conclusiones de su información. Si usted debe incluir muchos de información de fondo antes de que usted consiga en la "carne" de la información, secciónela apagado claramente con los títulos que dicen que es fondo ("objetivos del proyecto de investigación," los "métodos de la investigación usados para compaginar la información," "personal implicado en cuestionario," etc.) los que lo saben todo ya pueden saltar tan derecho a la materia importante.
Se cercioran de sus títulos "decir la historia" así que alguien que echa un vistazo con esos voluntad sola consiguen los mensajes básicos. (usted encontrará que los ejecutivos ocupados le agradecerán por hacer esto, especialmente cuando tienen 16 otro, los informes similares para leer adentro un tren apretado del viajero en la manera en una reunión de discutir todos.) Entonces complete los detalles bajo cada título tan sucinto como usted puede.
3. Utilice un "resumen ejecutivo" para decirlo en una cáscara de nuez
Dependiendo de la naturaleza de su informe usted puede esperar incluir un resumen ejecutivo, o por lo menos una introducción que capture los puntos dominantes de su información. El objetivo de esto es dar al lector las cuestiones claves lo más rápidamente posible. Escriba esto después de que usted haya hecho el cuerpo del informe, no antes. Utilice su lista de títulos como guía.
Guarde terminantemente a los hechos - ésta es parte inmóvil del informe, no su interpretación de él. Pele cada oración abajo para descubrir los huesos con adjetivos y adverbios mínimos. Utilice las palabras y las oraciones cortas. Apenas no consiga al punto - comience con él y pegúese a él.
4. Si su interpretación se llama para, manténgala separada
Si la parte de su mandato es comentar respecto al informe y/o a sus conclusiones, guarde esto a parte del cuerpo principal de la información. (bloqueado apagado en una caja o bajo título claramente separado hará.)
Naturalmente como usted es profesional usted será tan objetivo como sea posible. Pero si usted se siente fuertemente unidireccional u otro, asegúrese de que su discusión esté puesta tan razonablemente como sea posible sin encenderse para las páginas y las páginas. Recuerde, escrito es hermoso, aunque es más duro escribir brevemente (e incluir todos los puntos importantes) que él debe producir palabras en abundancia.
5. No consiga llevado con las ilustraciones
Los gráficos y las cartas son grandes ilustrar ediciones importantes y como el hombre dicho, "un cuadro vale mil palabras." Sin embargo asegúrese de que ésos que usted utiliza estén de un nivel de la complejidad que sea entendido por el menos asunto-que sabe leer y escribir de sus lectores. No hay nada más irritante que un gráfico que las tomas usted 20 minutos a descifrar. No es tanto un caso que los lectores son demasiado estúpidos entender un gráfico complejo, pues es que no desean pasar demasiada hora que lo trabaja hacia fuera. El easier/quicker usted lo hace para que los lectores entiendan y asimilen su información, el más acertado su informe.
Intente, también, guardar gráficos y cartas físicamente adyacente al texto que habla de la misma cosa. No hay nada más irritante para el lector si tienen que guardar el mover de un tirón de frente a la parte posteriora de un documento. (cuando en duda, piense en alguien que lee su informe en ése tren apretado del viajero.)
6. Corte el alboroto
Todavía en ese asunto, intento a evitar de incluir también muchos elementos diversos en su informe, no importa cómo es largo e implicado es. Si usted necesita incluir apéndices y varios pedacitos del material de base, de la estadística de la investigación, del etc., cerciórese de que estén etiquetados y que contenidos cuidadosamente en la parte posteriora de su documento.
Como sugerí anterior, no pida que los lectores salten hacia adelante y hacia atrás, dirigiendo los con los asteriscos y la otra referencia que dirigen símbolos. Si usted está escribiendo un informe o un papel médico entonces le obligan a incluir éstos al cotizar referencias de otros papeles, pero guarda por favor incluso éstos a un mínimo. Muy están distrayendo y pueden romper la concentración de su lector.
7. Tome un cierto apuro para hacer le mirada agradable
Sé que usted no debe juzgar un libro por su cubierta, pero lo hace la gente. Como ella o no. Según el consultor BRITÁNICO Tessa S de la imagen, cuando usted camina en una reunión, el 55% de su primera impresión alguien se refleja exclusivamente de la manera que le visten. Los documentos caen en el mismo agujero. Tan cómo sus miradas del documento van una manera larga a crear la impresión derecha de su trabajo, y de usted.
Obviamente si un informe debe ir fuera de su organización y particularmente a los clientes o a los clientes, usted tendrá cuidado de asegurarla se pule y se califica claramente con su identidad corporativa y todo el eso. Sin embargo, cómo las miradas internas de un informe son importantes, también, aunque su jefe de las finanzas pudo tener apoplejía si usted la ata en tarjeta brillante costosa. Sea sensible con la variedad interna - aseada, minimisado, las miradas preparadas no tienen que costar mucho sino que "dicen" mucho sobre el valor de su informe (y de usted.)
8. Un minuto el minutos
Pienso que minuto-que toma es un trabajo horrible, haciendo tan por 6 años mientras que en un comité fundraising de la caridad. Y siendo inútil en la taquigrafía de la mente del cursivo (gracias a las décadas de computadoras y de máquinas de escribir) nunca (fue lanzado de escuela de secretaria después de 3 semanas) luché por meses a scribble todo abajo a más adelante©cis de prÃ, hasta que realicé que mi cerebro era un filtro lejos más eficiente de la información.
En el extremo de cada asunto del orden del día, me hice las cuestiones clásicas del reportero de "quién, qué, donde, cuando, porqué, cómo y cuánto." Todo lo que tuve que hacer debía apuntar algunas palabras y cuando conseguí casero a mi PC trusty, podría ampliar ésos en los resúmenes realistas de qué se encendió. Tanto del diálogo en reuniones es o innecesario, repetidor, o ambos, utilizan simplemente su cerebro como un filtro. Eso es lo que se entrena para hacer para usted en su vida cotidiana, así que trabaja para las reuniones también.
Una palabra de la advertencia sin embargo; no espere también mucho antes de que su trabajo encima de sus minutos. Otro truco que lo hace el cerebro es olvidarse después de algunas horas o de un día o tan en la mayoría...
el St Canadiense-llevado Maur de Suzan es escritor y autor internacionales del negocio basados en el Reino Unido. Además de su trabajo de la consulta para los clientes en Europa, los E.E.U.U., Canadá y Australia, ella contribuye los artículos a más de 150 Web site y publicaciones del negocio por todo el mundo, y ha escrito once libros publicados. Sus eBooks más últimos, "la manera de MAMBA de hacer su venta de las palabras" y "de conseguirse publicado" y disponible como transferencias directas del pdf de BookShaker.com.
Para suscribir a su bisemanal eZine libre de las extremidades de la escritura del negocio, TIPZ de SUZE, chascan aquí.
(c) St Maur 2003 - 2005 De Suzan
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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