Necesidad de sistema de gestión de documentos (DMS)
Empresa de gestión de documentos o de gestión de la información es tal vez uno de los más importantes de la empresa de soluciones que proporcionan una solución a los diversos requisitos de la SOX. Varias secciones de SOX tiene un influencia directa sobre la manera en que los documentos digitales y archivos de la empresa se crean, revisar, aprobar, almacenados, recuperados, transferencia y gestión de destroyed.Knowledge: Documento & Records ManagementEstimates se han hecho el cálculo de que una gran proporción significativa (alrededor de decir, más del 70%) de los documentos de propiedad de una empresa están en formato digital y nunca puede ser visto en hardcopy.According Gartner del Editor en Jefe James Lundy: Documentos de gestión se convierta en un top 10 problema para muchos CIOs en los próximos year.In el siguiente, vamos a discutir las diversas secciones de SOX que una solución de gestión de documentos podría ayudar en el cumplimiento with.SOX secciones: Sección 302: De conformidad con el artículo 302 de la CEO y CFO personalmente tienen que certificar los estados financieros y las revelaciones hechas por la empresa sobre la autenticidad y la exactitud. Esto requiere un sistema en el lugar que hará que el CEO y el CFO confía en que todas las revelaciones que la empresa se hace precisa y auténtica. Esto puede hacerse de dos maneras: Una es la "filtración" responsabilidad de la CEO y el CFO de la gestión de los niveles más bajos y en respuesta burbuja de la señal-offs de los más bajos niveles de gestión en todos los documentos que son insumos para la empresa es diseñar filings.Second procesos de negocio global que producen las presentaciones de la empresa. Los procesos de negocio se diseñará en una manera muy rigurosa para cumplir con todas las disposiciones y la aplicación adecuada y la formación de todos los personal relacionados con los procesos de negocio se llevará a cabo la prueba y de forma periódica. Además, los propios procesos de negocio estará abierto a estrictas auditorías internas que se llevarán a cabo de tiempo en time.One, o una combinación de estas dos prácticas en gran medida a garantizar la correcta compliance.For estas dos opciones es evidente que una empresa fuerte a nivel de todo sistema de gestión de documentos proporcionará la base sobre la cual el cumplimiento de hecho se lleven a cabo. En el primer caso, el signo-off puede ser configurado usando un módulo de flujo de trabajo de los sistema de gestión de documentos. En el segundo caso, el proceso de negocio sí se configurará en el sistema de gestión de documentos y todos los correspondientes documentos de entrada o también serán parte de la DMS y la subordinación y la adecuada vinculación se hará entre el funcionario empresa y todas las solicitudes de entrada de documentos a it.As prueba de apoyo a los registros financieros de la empresa final-tal como fue presentada o declarados-es importante para archivar todos los mensajes de correo electrónico, hojas de Excel, mensajes instantáneos o cualquier otra comunicaciones y documentos que se intercambiaron lo que condujo a la presentación de un certificado final por el CEO y CFO. Esto permitirá obtener el CxO de la reclamación de que todos los informes financieros son fieles a su debido conocimiento y diligencia se llevó a cabo antes de la certificación de las reports.Section 404: El CEO y CFO necesidad de proporcionar un informe de evaluación y certificación de que los "controles internos" han sido evaluados y están trabajando bien o que hay deficiencias y las medidas necesarias se están tomando medidas. El cumplimiento de este requisito es una de las partes más difíciles de SOX y requiere toda una serie de personas, procesos y tecnologías. Sin embargo, DMS tiene un papel importante que desempeñar en this.All los correos electrónicos y documentos adjuntos en la secuencia cronológica tendrá que ser archivado con el fin de demostrar que los controles internos son adecuados. Idealmente, un módulo de flujo de trabajo añadido que la garantía de los controles internos son implemented.Section 103: requiere el almacenamiento de los documentos por un período de 7 años para las empresas de auditoría. La empresa auditada naturalmente desea reproducir la documentación para evitar cualquier discrepancia o malentendido o mala gestión. También otra parte del acto requiresSection 409: requiere tiempo casi real de información de todo el material eventos, ya sea interno o externo a los inversores y los organismos reguladores. Esto puede ser logrado mediante el uso de una sola empresa en todo el sistema de gestión de documentos con las "alertas" y notificaciones y de flujo de trabajo configurado de acuerdo con el diseño de la conformidad basados en los procesos de negocio. Este sistema asegurarse de que toda la información pertinente es transmitida de inmediato a la alta dirección (CEO y CFO) y el comité de cumplimiento y asesores con un mínimo de retrasos y la latencia. DMS dispone de capacidades adecuadas para el cumplimiento de los asesores para proporcionar una recomendación (dentro de los plazos estipulados) vinculada a cada alerta y escalar los informes a la CxOs con las recomendaciones apropiadas. El CxOs puede entonces decidir si merece la divulgación en el marco del cumplimiento de actuar sobre la base de recomendaciones de su cumplimiento Comité o Advisors.Section 802: prevé penlties penal a sabiendas de alterar, destruir, ocultar y otras actividades, tales como la introducción de falsos documentos, en relación a impedir o influir en un curso o potencialmente próxima investigación por una agencia federal. Esto requeriría la celebración de todos los documentos en un sistema seguro que absolutamente nadie en la empresa puede modificar una vez que se finalicen. También esto requiere un documento formal de retención y destrucción de la política que se adhirió estrictamente a (de hecho, puede demostrarse que deben ser respetados), y que consiste en asegurarse de que ningún documento en el que cualquier organismo investigador se requeriría de ser destruido o eliminado. Furhter, la ley requiere que, tan pronto como la empresa trata de saber acerca de una posible investigación de todos los documentos relativos o de alguna relación con la investigación que se ordenó de inmediato inalterable indestructible o por cualquier persona, incluyendo los CxOs de la empresa. Esto hace que sea importante contar con una característica relacionada con la creación! Ción y la aceptación de "alertas" en el departamento jurídico de la empresa acerca de cualquier curso o futuras posibles investigaciones y como consecuencia inmediata la información "salto" de todos los documentos relacionados. Esta función velar por el cumplimiento de esta sección y guardar una posible pena de prisión y una multa pecuniaria y, por supuesto, la pérdida de credibility.This sección tiene una fuerte incidencia en un registro o documento de política de gestión de una empresa. La empresa debe desarrollar un buen gestión de documentos de política y se adhieran a él en el momento oportuno y de manera rigurosa. Si no se hace esto, la empresa está expuesta a grandes costos y los daños en términos de suministro de documentos a las partes hostiles en "prisión preventiva descubrimiento "-el proceso legal de proporcionar todos los documentos pertinentes a la parte contraria en una demanda legal. Asimismo, la empresa expone a acusaciones de ocultar o destruir los documentos pertinentes-si se hace más tarde etapa-incluso antes de cualquier procedimiento legal se inició en contra de la compañía-a la de Enron, Arthur Andersen documents.Document relacionados con los sistemas de gestión proporcionan varios beneficios a la empresa. Desde un sistema de TI es una empresa proceso de congelado en una aplicación de software y hardware, se demuestra que el proceso de negocio particular, se está consciente y se adhirieron a la diligencia. En el peor de los casos, esto demuestra que el cumplimiento es seguido en el espíritu. Ahora, si el cumplimiento se está siguiendo en forma se puede encontrar a partir de los resultados del sistema en particular y también de las auditorías de la misma en las diversas etapas del proceso de negocio. El capacidad para seguir una pista de auditoría sobre todos los documentos creados o transformados a través de ella es muy útil en la ejecución de las actividades de cumplimiento y también para demostrar el cumplimiento en una etapa posterior. La capacidad de crear crea automáticamente los flujos de trabajo de auditoría paths.The DMS proceso también hace posible acceder a cualquier documento en cualquier momento con relativa facilidad. También actúa como un repositorio centralizado de documentos (tanto estructurados y no estructurados). Todos los documentos publicados que puedan fijarse en la forma definitiva como imágenes y no puede ser manipulado posteriormente. Estos pueden ser almacenados y suprimido de acuerdo con los calendarios de los diversos reglamentación y el cumplimiento de los actos del Gobierno. Documento y la información que se supone que es para consumo limitado en la parte superior de gestión de nivel también pueden ser estrictamente examinados y sobre los controles internos que se pueden aplican con rigor. En el momento oportuno los documentos pueden ser "publicados". Denunciante: En esta sección de la ley, es importante que un sistema de gestión de documentos de registro se proporciona a todos los denunciantes comunicación absolutamente segura que no personal no autorizado puede acceder a ella-y almacenar todos los communications.An indirecta requisito de sistemas de gestión de documentos en la empresa es con el fin de almacenamiento de los documentos relacionados con el cumplimiento de las políticas de la empresa, sus actualizaciones, modificaciones, las políticas de control interno de la empresa y otros documentos de naturaleza similar que ayudan a demostrar el cumplimiento proceso en el enterprise.The empresa necesita para hacer que las políticas sobre los siguientes aspectos de los documentos: Creación Homologaciones de publicaciones de distribución del ciclo de vida de retención de acceso Esta política contribuirá a la aplicación de la exigencias contradictorias de la retención de documentos a los efectos del cumplimiento y el documento supresión de la reducción de los costos de retención de documentos y la mejora operativa efficiency.Initial paso es definir el documento política de retención. El segundo paso es examinar los actuales sistemas de gestión de documentos en el lugar en la empresa y el tercer paso es crear una adecuada gestión de documentos system.Have un repositorio centralizado de documents.Have estructurada y jerárquica architectureHave de seguridad y de control de acceso * Un sistema de distribución o Informe de gestión de documentos y flujo de trabajo Sistema de desembolsar a la CEO y el CFO en el prescritos marco de tiempo y permitir el tiempo suficiente para tomar sus propias decisiones sobre el final situation.Finally, un sistema de distribución de Información Pública debería existir a desembolsar rápidamente esta información, si juzga importante por el CEO y el CFO a los inversores y otras partes interesadas o de las autoridades previstas por SOX.Author: Dr. V. Vikas Gupta. Correo electrónico: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. en www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-estate-web-software.comAbout El AuthorDr. Gupta es el fundador y presidente de Istrat. Él es un B. Tech. del IIT, Bombay y realizó sus miembros (de ingeniería) y Doctorado en Ingeniería (Ph.D.) de la Universidad de Columbia., Nueva York. Después de su doctorado, ha trabajado en la Universidad de California, Irvine como Investigador científico y como Asst. Prof. en Kharagpur.He IIT es responsable de establecer la estrategia y la dirección de la empresa y se ocupa de la estrategia y la ejecución de la estrategia. Él ofrece una perspectiva global a la empresa y proporciona un puente entre los recursos de TI indias, incluidos los productos y el talento, y clientes globales con los requisitos de TI. Se prevé que el talento de la India con una comprensión de los parámetros importantes para el mundial de cliente (es decir, la calidad, fiabilidad y entrega, además de los costos). Del mismo modo que proporciona clientes globales con la comprensión de la amplitud y profundidad de la experiencia de trabajo de TI de la India (es decir, Arquitectura y Diseño de expertos, el desarrollo de productos y conocimientos técnicos y de gestión de proyectos
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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