Archivo es el siguiente: aumentar su productividad en sólo 15 minutos a la semana
A pesar de la mejor de las intenciones, la mayoría de nosotros no utilizan buenas prácticas de gestión de información? los sistemas de archivo simple que nos permite hacer un seguimiento de nuestros proyectos y recursos. La montaña de pilas de papeles hasta en la parte superior de nosotros como un alud, y más allá de eso, hay archivos de PC, correos electrónicos y SMS para la gestión. No muchas organizaciones tienen las prácticas estándar para la gestión de la información y la organización, clasificación y sistematización de la información es no algo que la mayoría de nosotros alguna vez se les ha enseñado cómo hacerlo? por lo que es de extrañar que lucha por encontrar el orden entre el caos. Lejos de ser una tarea administrativa molestia, la gestión eficaz de la información es esencial para su eficiencia y productividad. La introducción de sistemas sencillos y la inversión a tan sólo 15 minutos a la semana puede poner en el control de su información y le ayudará a ser más eficientes y productive.Managing paperworkKeeping juntos. Crear un punto de almacenamiento central para todo lo que requiere de la presentación? una caja o una carpeta como 'presentación'? y tirar todo lo que en él durante el tiempo week.Make. Asignar 15 minutos cada uno la semana para la presentación. Dependiendo del estado en que se encuentran al principio, puede que tenga que asignar más tiempo para conseguir que esta en la parte superior de la tarea? , pero a partir de entonces, a 15 minutos por semana debe ser un tiempo lo suficientemente pequeña ranura a encontrar, pero lo suficiente para mantenerse en la cima de su paperwork.Set sistemas. Cuando se utiliza archivadores, decidir cómo va a asignar el espacio para que sea más fácil de localizar sus archivos, por ejemplo, en lugar de la mezcla todos sus archivos juntos usted podría decidir mantener los archivos de clientes actuales en un cajón y ficheros de clientes potenciales y comercialización de la información en un cajón aparte, o puede optar por almacenar los proyectos actuales en un cajón y la investigación y la información de referencia en otro, o puede decidir que presentar todo en orden alfabético? usted tiene la idea? mirar el tipo de archivos que tiene y decidir cómo dividir lógicamente ellos en categorías. Luego, la etiqueta del frente de cada cajón con el tipo de archivos que contains.Colour ella. Utilice la codificación de color para seguir sistematizar sus archivos y que le permita identificar los diferentes tipos de archivos de un vistazo. Elija una serie de carpetas de manila de color y asignar un color diferente al uso de diferentes tipos de archivos: por ejemplo, azul para los ficheros de clientes, morado para los expedientes del personal, de color rosa para los archivos del proyecto y así sucesivamente. Hacer una lista de referencia de lo que cada color representa hasta que se familiarice con su color system.What es hoy? Ahora configurar una carpeta de color diferente para cada día de la semana. Utilice estos para presentar las tareas que requieren una acción en determinados días. Verifique el contenido de su día de archivo como parte de su preparación de 10-minutos al final de cada día y dar prioridad a las tareas. Asegúrese de mantener su día los archivos al día de inmediato presentar los documentos de en relación con sus tareas diarias en el día apropiado de archivo, en lugar de en su 'presentación' carpeta en la que no puede ver de nuevo hasta su presentación asignado time.Managing archivos emailVirtual. Configurar carpetas en su correo electrónico para archivo de información importante que usted ha leído o accionan y desea conservar para futuras referencias. Estas carpetas pueden espejo de su duro-archivos de la copia para que sea fácil para usted hacer referencias cruzadas de información impresa y en línea relativas a un color subject.Online particular. Aprenda a su código de color de correo electrónico entrante para que pueda identificar de un vistazo qué mensajes de correo electrónico requieren su atención inmediata. Una vez más, su código de colores podría espejo de su duro sistema de presentación copia al tiempo que añade nuevas categorías de color para los mensajes de correo electrónico de amigos y de las normas de family.Email. Establecer normas para el correo entrante para ayudar a ordenar los mensajes legítimos del spam, los chistes y basura. Tu software de correo electrónico puede ayudar, por ejemplo, para enviar mensajes de spam directamente a la papelera, o para enviar e-zines o suscribirse a boletines de noticias directamente a un folder.Read la lectura y eliminar. Muchas personas tienen una tendencia a la desea mantener correos electrónicos? Póngase a sí mismo algunas directrices para lo que usted quiere mantener y suprimir el resto una vez que haya leído o accionados ellos. Y, no tenga mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada? que sólo te hará sentir como que tiene más de trabajo de lo que realmente hacemos y aumentar las posibilidades te dan algo que necesita su atención. Sea disciplinado: leer, a continuación, la acción de archivo o delete.Spring limpio. Programe tiempo para limpiar su e-mail con regularidad, una vez de un mes debería ser suficiente para mantenerse en la parte superior de la misma. Vaciar sus elementos eliminados y cualquier otro artículo necesario enviado, y pasar por un proyecto completado o carpetas de tareas y asegurar que cualquier cosa que se mantienen es esencial para sus registros. La limpieza de su correo electrónico se asegurará de que usted está manejando sus archivos de correo electrónico y effectively.Neen espacio en disco es un experto en productividad global: mirando cómo pasan su tiempo y energía? y donde se centran su atención? Neen ayuda a las personas a cargo de cohetes de su productividad y rendimiento. Un orador dinámico, autor y entrenador de las empresas, Neen muestra cómo aumenta la productividad puede ayudarle a lograr cosas asombrosas. Con su voz única, sentido del humor y raro sentido común, Neen ofrece una poderosa lección de la productividad. Más información en http://neenjames.com/
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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