7 Evite el tiempo y la vida robando y ver los errores aumenta su productividad
41 formas prácticas y rápidas para llegar a la cima de esa montaña de trabajo y liberar tiempo para las cosas importantes que realmente matterBy Dr. Bill Robb, PhD, DEdWe están obligadas a hacer más y más con menos y menos. Esta es la haciendo mella en nuestra productividad, nuestra salud y por desgracia en la vida familiar. Esta es una gran lástima, porque más de 20 años de hacer frente a la gestión del tiempo frente a los talleres que he encontrado que muchos de nosotros estamos haciendo fácil errores evitables que nos costó caro en el tiempo? y money.Time es todo lo que tenemos para lograr nuestros sueños y tener éxito. El tiempo también es el ingrediente clave en el disfrute de nuestra familia y la vida. Este informe le ayudará a superar la tiranía de "mucho que hacer y poco tiempo para hacerlo". He elegido los siete errores más grandes y ofrece 41 maneras para evitar them.I sugiero leer acerca de un error por día? no se apresure. Pensar acerca de las sugerencias y encontrar la manera de aplicarlos en su oficina o casa. Usted será sorprendido agradablemente si se aplican sólo algunas de las 41 sugerencias. TODO EL ÉXITO! ERROR NO. 1 Sin llegar claro lo que wantJust que la frecuencia con que interactúan con las personas. Tenemos citas y reuniones. Le damos las presentaciones y asistir a conferencias. Le pedimos a la gente a hacer cosas para nosotros. Nosotros escribimos cartas a ellos y escribir informes en su nombre y hacer llamadas telefónicas a them.In todas estas interacciones, y no más, la razón principal por la que pierde un tiempo valioso se está claro lo que queremos. Sé que esto suena tan simple que usted no puede ver el valor de este la sugerencia de lo que aquí son sólo una examples.1 pocos. No está contento en su trabajo actual. Así que vamos a pedir al jefe de un cambio. Si usted va y sólo hablar de lo infeliz que se le va a venir a través como se quejan? le da un problema sin solución y el jefe se apaga y no se obtiene lo que want.2. Como jefe, a uno de sus empleados a escribir un informe sobre la salud y seguridad en la fábrica. Si No le diga al trabajador que desea una excusa para gastar los 30.000 dólares que queda en el presupuesto de salud y seguridad, van a desaparecer y pasar tres semanas que detalla todo! Lo sé porque sucedió. Así que todo ese trabajo y todavía no tiene su excuse.3. Usted preside una reunión determinada. Alguien está palabrería de la punta (siempre hay uno? No está allí). Intenta traerlo de vuelta a la pista y dice, "Lo que estoy diciendo es que importante ". ¿No crees que es y un mini-argumento se desarrolla. Si usted no tiene el propósito de la reunión claro, es muy difícil hacer juicios sobre la pertinencia de la contribución y sus reuniones tardan más de lo que should.Do ver lo que quiero decir? Cómo claro lo que quieres es una brújula para mantenerse en el camino. Le ayudará a acortar los informes y cartas, porque se puede llegar al punto más rápido. Del mismo modo cuando se sabe lo que quiere el momento de tomar las llamadas telefónicas se reducen porque una vez que haya logrado su objetivo usted amablemente puede poner fin a la call.From ahora sólo tarda 30 segundos en preguntarse, "¿Qué quiere de esta interacción y lo puedo conseguir manera más fácil o más rápido? "ERROR NO. 2 no hacer lo suficiente para escapar de meetingsIf eres como la mayoría de los seres humanos su mayor pesadilla con la gestión del tiempo es REUNIONES! A menudo se nos hace difícil romper el hábito? que no podemos ver la forma de ahorrar tiempo cuando se enfrentan a la reunión después del meeting.Please me perdone ser tan tajante en torno a que no hacer lo suficiente para escapar. Estoy siendo un poco controversia para tratar de ayudar. Tomemos el caso de que usted piensa que no tienen opción? usted tiene que asistir a una reunión porque su jefe o cliente lo espera! Pero, ¿realmente tiene que asistir? Mire a algunos de estos ideas.4. ¿No podría usted explicar en detalle cómo se puede hacer otra cosa que sería una valiosa ayuda para el equipo o departamento en lugar de malgastar el tiempo en la reunión? ¿El jefe realmente negarse cuando él / ella sepa que usted lo que da un valor y no sólo ser biselado off? 5. Si su solicitud es denegada, no se puede pedir permiso para retirarse a mitad de camino a través de u obtener permiso para asistir a mitad de camino? Una vez más, tendría una razón real para mostrar cómo se puede hacer más para ayudar a su jefe o cliente o el departamento en el momento en que usted no attend.6. Si alguien tiene que estar en esa reunión tiene que ser usted? ¿Podría encontrar a alguien que podría ir en su lugar? Podría ser un colega? y la ayudará a salir con algo. Podría ser un joven colega que se encuentra la experiencia emocionante y una oportunidad para el desarrollo personal Naturalmente, había escrito de manera adecuada y informar a la Chair.7. Incluso cuando usted personalmente tienen que asistir a una reunión que hay cosas que usted puede hacer para rescatar a su tiempo. Por ejemplo, si usted es bastante alto que podría ofrecer para compilar el programa y hasta la silla del reunión. Si ésta va a guardar un par de horas, ¿por qué no? Usted puede participar de manera efectiva por hablar sólo cuando se puede contribuir al objetivo, por cortesía preguntar a la gente a ir al grano, al intervenir cuando las personas se discutiendo inútilmente o preguntando si la gente está dispuesta a hacer una decision.8. Por supuesto que quieren ser profesionales, pero si su jefe o cliente no acepta ninguna de las anteriores, tomar algún otro trabajo con usted y hacerlo en la reunión (incluso si está pensando en algo). Tenga cuidado y pretenden participar de vez en cuando al hacer un comentario o pedir a un question.MISTAKE NO. 3 informes permita tener overYou sabe lo que es. Tú pasar semanas preparando un informe y no se lee correctamente. ¿O has hecho un trabajo brillante con la investigación y el diseño y alguien dice: "Bill," recibido "se escribe erróneamente en la página 64". La recuperación de algunos el control sobre nuestras vidas de trabajo que tenemos que controlar la forma en que tratamos con reports.9. Piense en un informe que está obligado a escribir y preguntar al jefe / cliente si puede suprimirla ». Mostrar el jefe lo que va a hacer en el tiempo ahorrado. Por favor, intente esto debido a que algunos jefes no tienen tiempo para pensar en el valor de cada informe. Así que no por tener que hacer un informe que ayudará a usted ya su organisation.10. Cuando usted oye la palabra "informe" Get en el hábito de pensar, "¿Hay otra manera de que pudiera obtener el cliente / jefe de la información que necesitan?" Tal vez una nota breve o informe oral tendría más impacto y se podría conseguir que la información más rápidamente. Recuerde que los jefes no quieren informes? que quieren información para ayudarles a tomar decisions.11. Si el desguace de un informe no está permitido, pedir que la frecuencia sea menor. Por ejemplo, imagínese cómo es grande sería si se pudiera presentar un informe una vez por trimestre en lugar de una vez por mes. Just ask? tendrá éxito el 50% de la tiempo.12. Si un informe tiene que ser por escrito, encontrar a alguien que acogería con agrado la oportunidad. Un asistente experimentado podría elaborar un esquema. Usted puede encargar una persona ajena a hacerlo. Tal vez usted tiene un colega que podían comerciar con. Se puede disfrutar y ser bueno en la redacción de informes. Usted podría tomar en una tarea que no le gusta o en la que no es tan bueno como usted are.13. Asegúrese de comprender plenamente el informe sea breve y qué es exactamente lo que tienes que hacer? Pregunte a la persona que encarga el informe de por qué quiere él. Si usted puede conseguir un sonido respuesta a esta pregunta que usted liberar toneladas de tiempo. Saber "por qué" le permite utilizar su iniciativa? para encontrar métodos más rápidos - para obtener la información required.14. ¡Cuidado con la "trampa de tener en casa". Debido a que no es nada que ver con la que enfrentan las personas directamente, tienden a un lado nuestra redacción de informes y acaban teniendo a su casa. Para evitar esta trampa seleccionar un día y la hora de ranura en la agenda y el presupuesto, por ejemplo, dos horas para escribir el informe. Lo que sea necesario para cumplir con este tiempo limit.15. Recuerde la regla 80/20. Usted ha logrado 80% de perfección en el momento de tomar para preparar el segundo proyecto. Después de eso, lograr que otra persona lo lea y corregir errores y luego enviarlo. Esto no es una excusa para la presentación de los pobres pero el tiempo pasó trabajando sobre cada palabra y cada cuestión sobre la cobertura y el diseño no es el momento-effective.By ahora usted estará recibiendo en el Swing de encontrar maneras de proteger a su tiempo. Sigue pensando? esa es la respuesta! ERROR NO. 4 sub-estimar el tiempo de la naturaleza de alto consumo callsThere teléfono no cabe duda de que la mayoría de nosotros subestimamos el tiempo que pasan en el teléfono cerca de un tercio. Usted mismo sabe que una llamada de cinco minutos puede convertirse en una de veinte minutos uno. El teléfono es grande? nos ahorra asistir a las reuniones, pero al mismo tiempo, si no se controla que se traga nuestro tiempo. Así, aunque los siete consejos de esta lección es fácil de seguir? usted debe comenzar a aplicar si no se está haciendo para que already.16. Suavemente y cortésmente seguir trayendo la persona que está hablando a volver a lo que quiere o lo que él / ella quiere de ti. Naturalmente, usted no ser grosero sobre esto. Deje de 30 segundos de conversación social y luego decir algo como "Parece que había un buen momento en España proyecto de ley. ¿Puedo preguntarle por su ayuda on? ", o" Hola, John. ¿Cómo estás de mantenimiento? [continuación, después de la respuesta] "Oye, ¿sería capaz de cumplir en??" 17. Tener los datos necesarios y notas a mano antes de iniciar la llamada. Esto no sólo ahorra tiempo, se da a los demás la señal que está organizada. Si usted está llamando para hacer una cita con alguien, tener su agenda lista y marcar la fecha que want.18. Establezca límites de tiempo más largo para las llamadas. Dile a la gente lo que este límite es la derecha en el inicio de la conversación. Después de la introducción de la costumbre social breve, decir algo como, "Bill, necesito sólo tres minutos de su tiempo" o "Jane tienes dos minutos? "19. Termine la llamada con cortesía una vez conseguido lo que se propuso lograr. Diga algo como:" Gracias a Sue, no voy a mantener por más tiempo "." Gracias por su tiempo, George, fue bueno hablando con usted? tenga que correr? Hasta la próxima semana en?. Sé que esto suena como robot y grosero, pero con la práctica sólo un poco se convierte en una manera natural y profesional de hacer business.20. Obtener las personas directa números y evitar el retraso de tener que pasar por recepción. Además, pregúntele a los números de los pueblos de telefonía móvil: si usted no puede conseguir que en un teléfono fijo por lo general puede llegar a ellos en sus teléfonos móviles. Más alto las personas y la mayoría de los tomadores de decisiones llegar a la oficina temprano y salir más tarde, de modo de teléfono antes de 17.00.21 o después 08,30. Ser muy agradable para recepcionistas y asistentes personales. Por supuesto que lo haría de todos modos porque es lo correcto. Sin embargo, ser extraordinariamente agradable. Preséntese, tome cinco segundos para charlar, explicarle su problema y decir "por favor" y "gracias". Un simple "por favor" le puede ahorrar días en los que tienen acceso a una decisión maker.22. Cada semana, pedir a un colega para tomar sus llamadas durante una hora para que pueda obtener algo más por hacer. Puede corresponder a otro día o hacer alguna otra tarea para que el colega que él / ella odia doing.MISTAKE NO. 5 sub-utilización o sobre-uso de technologyHow íbamos a sobrevivir sin nuestra tecnología? Imagina todo lo lento que sería y cuánto "trabajo pesado" que había todavía estar haciendo. Basta pensar en el momento en que había residuos, cuando tuvimos que escribir informes complejos sin el procesador de textos! Sin embargo, como ustedes saben, esta maravillosa tecnología rápidamente nos esclavizan, si no tenemos cuidado. Acelera las cosas y si lo permitimos, se puede gobernar nuestras vidas. Así que aquí hay algunas ideas sobre el uso de la tecnología para liberar nuestro tiempo? el tiempo que podemos utilizar para mejorar la calidad de nuestros vida.23. Use un aparato para responder a las llamadas telefónicas de filtro y los mensajes. Ahora es una buena práctica comercial para hacer esto. Sin embargo, volver a la gente lo más rápido posible. Obtener el último modelo que le permite recuperar los mensajes y cambiar tu mensaje de forma remota desde cualquier telephone.24. Mantenga su teléfono móvil apagado la mayor parte del tiempo y no de su número a todo el mundo. Vista su móvil encendido significa que cualquier persona con su número pueda contactar con usted en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto crea una invitación abierta y la gente en contacto con usted - incluso con asuntos triviales. Si te preocupa que la gente no puede hacer frente sin que esto indica una necesidad de desarrollar a su gente more.25. Doble su productividad utilizando un dictáfono. Si usted nunca ha usado uno su propia voz suena extraño al principio, pero sólo se tarda una semana o más para acostumbrarse. Utilice la grabadora de actas de las reuniones, notas cortas cuando estés de viaje (pero no conducir, por supuesto) y para los primeros borradores de cartas largas. Consiga a alguien más para transcribir la tapes.26. Asegúrese de saber y de su personal sabe cómo conseguir el máximo beneficio de los equipos que tiene. Por ejemplo, sistemas telefónicos modernos que le permiten hacer todo tipo de ahorro de tiempo cosas como almacenamiento de números más utilizados. Fotocopiadoras le permiten recopilar, discontinuas, e incluso poner las hojas de arriba en un document.27 existentes. Mover aún más a almacenamiento electrónico y la entrega. Los datos más / papeleo que han digitalizado más rápido podremos registrarlo. Usted puede configurar una combinación de correspondencia para imprimir cartas a 1000 personas (personalizado), mientras que de seguir con otra cosa. Pregunte a la gente si las versiones electrónicas de los informes y las facturas son aceptables? Son cada vez más así? y, de hecho-preferred.28. No pierda el tiempo leyendo manuales de instrucciones para el uso diario domésticas y de oficina elementos tecnológicos. Son casi siempre mal escritos y demasiado complicado. Obtener ayuda? ahora! Busque a alguien (un amigo, un niño, un vecino o profesional) que pueden explicar las cosas para usted? incluso les pagan? vale la pena itMISTAKE NO. 6 Dejar de organizar la masa de informationThere hay duda de que los seres humanos sufren de sobrecarga de información en el trabajo y en nuestra vida social. Estamos sufriendo de un exceso de elección y que luchan por sentido de todos los datos bombea a nosotros todo el día, todos los días. Sé por experiencia difícil que puede encontrar los siguientes ocho sugerencias brillante! 29. Educar a la gente, explicando que no tienen que enviar informes / datos / newsletter más. Reduzca el consumo de las suscripciones? incluso los libres y los boletines informativos bin / revistas sin abrir. ¿Usted realmente necesita para leer el periódico todos los días? 30. Almacén de información en CD-ROM o disco flexible y almacenar documentos electrónicamente para una transferencia rápida y más rápida la búsqueda. Contratar a una empresa para hacer la exploración para usted? es demasiado trabajo para usted o su staff.31. Diseñar un sistema de archivos que funcione para usted. Es difícil describir cualquier sistema útil, porque depende de lo que usted necesita. Como ejemplo he aquí lo que tiene: Un archivo para cada taller o producto, tales como eficaz de gestión del tiempo, presentación efectiva Habilidades, liderazgo efectivo y una veintena de otros; un archivo para cada cliente, un archivo para cada tarea administrativa, como las cuentas, gastos y facturas, un archivo para cada uno de los principales proveedores, un archivo para cada corriente proyecto. A pesar de que muchos de mis proyectos son de corto plazo, cada uno tiene su propia carpeta A4 en la que todo el papel relevante es placed.32. Mantenga la familia vitales e información interna en una carpeta y guardar esa carpeta en un solo lugar. Basta con pensar en el momento en que los residuos en busca de cosas tales como pólizas de seguros, números de cuenta bancaria, los detalles del préstamo, registros de vehículos, certificados de apto para circular, las licencias y así on.33. Esta semana, el plan en su diario, a sólo una hora para ir a través de los descartes y cosas que no necesita. Haga lo mismo para la próxima semana y la semana después de eso. Una hora a la semana y ahorrará medio día! 34. Compilar sus propios directorios. La mayoría de nosotros hará esto hasta cierto punto para decir que el número de teléfono y direcciones. Pero es sorprendente la cantidad de tiempo que ahorrará si usted mantiene un número aún más, como los de los contactos principales en otros departamentos y empresas proveedoras. También, hacer esto para fines domésticos - los cines locales, amigable oficios de personas, aeropuerto, estación de tren, hoteles y lugares de los niños school.35. Para cada proyecto que tienes sobre la marcha (y un proyecto podría ser cualquier cosa - de trabajo y nacionales - elaborar un resumen del proyecto hoja superior. Esta hoja superior llevará un registro de funcionamiento de la última acción tomada y lo que tienes que hacer a continuación. Esto es excelente para la gente recogiendo donde lo dejó y para que usted artículos de transferencia a su "hacer" list.In la última parte de este informe, vamos a investigar algunas cosas buenas de verdad? cómo usar su mente subconsciente para ayudarle a superar PROCRASTINATION.MISTAKE NO. 7 No la lucha contra postergando enoughAll duro de las técnicas en el mundo y todos los de lujo, caros sistemas de gestión de tiempo no servirá de nada si nuestro subconsciente, que sabotea. La postergación es un obstáculo terrible subconsciente así que vamos a aprender a superar it.Procrastination es intencionalmente, de manera habitual o inconscientemente, posponiendo algo que sabes que se debe hacer hoy. En este breve informe no puede entrar en las muchas razones por qué los seres humanos postergar así que voy a ir directamente en siete muy útiles "trucos" .36. Truco de su subconsciente diciendo: "Lo haré sólo cinco minutos de pena? Eso es todo tan sólo cinco minutos y luego dejaré". ¿Adivina qué que pasa? Una vez que has empezado se siente bien acerca de continuar. Siga tomando pequeños pasos soportable con pausas entre ellos. Esto no suele ser eficaz en el tiempo, pero si esto es lo que se necesita para ayudarle a superar la dilación, ¿por qué no? 37. Acaba de comenzar. La dificultad está en principio. A menudo es la forma de pensar de qué hacer y cómo hacerlo que hace que la inercia. Una vez que has hecho que es fácil. Inicio en cualquier lugar? comenzar con cualquier cosa. Hacer una tabla de contenido de un informe, para example.38. Recuerde que va a empeorar? generar cierto temor positivo. Esto es lo que ocurre por defecto de todos modos. Seguimos posponiendo hasta que el miedo a la negativa consecuencias es mayor que el miedo de hacer la tarea? entonces actuar de prisa con todo el estrés que acompaña. No espere a que el temor real de teléfono de su jefe llame a preguntar por qué el proyecto no está completo. Guardar recordarse a sí mismo que las tareas desagradables no se hacen más agradables con time.39. Pedir ayuda? como desde el principio como sea posible. Solicite asistencia y consultar con su supervisor y colegas, y nadie más. ¿Por qué lucha cuando un comentario o sugerencia de otro podría dar la clave para superar la inercia y salvar horas? 40. Hacer las cosas difíciles en primer lugar. Si usted hace el más pequeño, pero lo más difícil en primer lugar que se le acabó y el resto parece más fácil. Por ejemplo, si usted está haciendo una serie de evaluaciones del personal empezar con los que te hacen sentir un poco incómodo porque tendrás que preguntar a alguien para mejorar su performance.41. Visualizar, tanto como se puede, lo bien que se sentirá. Basta imaginar el alivio que sentirá cuando se complete el proyecto de presupuesto para el año, las cuentas son con los contadores, o cuando el informe es largo submitted.For 20 años el Dr. Bill ha ayudado a personas y organizaciones que obtienen mejores resultados mediante el uso de su tiempo a la máxima ventaja. Él es un apasionado de ahorro de energía y tiempo porque es todo lo que tenemos para lograr nuestras metas y sueños. Bill dice las cosas como son. Aprenda más acerca de tomar el control de su tiempo y la vida en el www.mytimemanagementsecrets.comCopyright (c) 2004 Dr. William Robb publicación electrónica permite, sino que prohíbe la publicación en papel, sin por escrito 20 años permissionFor Dr. Bill ha ayudado Aprenda más acerca de tomar el control de su tiempo y la vida en el http://www.mytimemanagementsecrets.com/
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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