Cómo ejecutar su mayor conferencia jamás
Como logros más bien, una reunión magnífica depende de la planificación y preparación. Estos son esenciales para una buena conferencia, y este artículo explica los conceptos básicos de lo que usted necesita ¡Planificar La primera etapa de la organización de las conferencias es la planificación. Su plan debe comenzar con estas preguntas: ¿Qué queremos que nuestro público para ir a casa y decir sobre la reunión, aparte del hecho de que tenían un gran tiempo? ¿Cuál es la clave mensaje que queremos a nuestra audiencia a recordar? ¿Qué medidas es lo que queremos que nuestra audiencia a tomar después de asistir a esta conferencia? En otras palabras, inicie su planificación con los objetivos generales de su reunión. Escriba estos objetivos hacia abajo y garantizar que todos los que participan los conoce - de las personas que entregan el café a los propios hablantes. Las respuestas a estas preguntas será su declaración de misión para la reunión. Usted debe tener una clara conjunto de objetivos sencillos para su reunión de lo contrario, fail.Having establecer sus objetivos tendrá que resolver cómo va a lograrlo. Reto a todos sus suposiciones acerca de su conferencia propuesta. Para ejemplo: ¿Usted realmente necesita una conferencia para lograr sus objetivos? Habrá algún otro tipo de reunión o incluso no lo encuentro? ¿Necesita una reunión grande o varias pequeñas, las más íntimas? ¿La necesidad de la reunión a ser un asunto formal de cola, o una reunión informal? En otras palabras, sólo porque se han fijado la tarea de organizar una conferencia, no significa que usted tiene que hacerlo! Si no hay un método alternativo y superior de el logro de sus objetivos, elegir la ruta que en su lugar. No optar por una conferencia sólo porque parece un buen idea.Choose sus mensajes clave Asumiendo que usted ha fijado su mirada en una conferencia, que ahora tendrá que trabajar lo que los mensajes que desea transmitir. Los que surgirían de su declaración de misión. Vale la pena señalar, sin embargo, que hay un montón de investigación para respaldar el hecho de que su audiencia? no importa cómo de expertos? voluntad Sólo recuerdo un puñado de mensajes de su reunión. Normalmente, el día de la conferencia promedio sólo puede ofrecer cuatro o cinco mensajes principales. Una vez que haya establecido sus mensajes clave, elaborar el orden en que éstos se más sentido. Trata de producir una secuencia lógica para que un mensaje clave claramente que sale de la anterior. Esto hará que sea mucho más fácil para que su público recuerde la reunión. No ponga sus mensajes juntos en algún tipo de secuencia interna, como por el departamento de la empresa. En su lugar, poner sus mensajes juntos que sería visto como lógico por la audiencia. Si usted no sabe lo que sería lógico que ellos, usted necesita para hacer una investigación para averiguar la audiencia. En efecto, descubrir lo más que pueda acerca de su audiencia es esencial para cualquier meeting.Describe su público Ahora tiene una buena idea de lo que quiere decir en su conferencia. Pero, ¿quién estará escuchando? Se necesita una definición de su público que ayudará a todos los involucrados. Su definición de la audiencia debe describir un típico miembro de la audiencia? edad, género, título del trabajo, el trabajo intereses, gustos personales, cualificaciones profesionales, etc, junto con su declaración de la conferencia de misión y sus mensajes clave, la descripción de su audiencia le proveerá con un esquema muy claro de la su reunión. Juntos, estos tres puntos le dirá: ¿Qué vas a decir ¿Por qué vas a decir que ¿Quién se hará escuchar lo que van a hacer público su descripción también proporcionará los altavoces con una buena guía para lo que tienen que decir, para transmitir su mensaje. Saber quién se está hablando es un tremendo estímulo para los oradores, ya que mucho puede con más precisión su objetivo talks.You han completado todos los principales partes de su planificación inicial y su necesidad de pasar a la detallada preparation.Preparing su conferencia La primera etapa de preparación es escribir secuencias de comandos. Usted necesita por lo menos la secuencia de un resumen de su evento. A menudo, las personas producen un programa de conferencias que muestra los horarios y la lista de oradores. Pero esto no es suficiente. Su guión de esquema tiene que ser mucho más que un programa simple. Eso es porque todos los involucrados en la Conferencia de las necesidades de saber exactamente qué va a pasar, cuándo se producirá y cómo se llevará a cabo. De lo contrario, podría no ser posible garantizar que cumple con su conferencia script mission.Your debe comenzar con la orden lógico de los mensajes clave que produce en la etapa de planificación. Luego asignar algunos plazos a cada mensaje. En general, ningún mensaje clave debe tener más de 20-30 minutos para entregar, la capacidad de atención humana es relativamente corto y tendrás un montón de descansos para mantener su audiencia 'viva' y 'fresco'. Además, en esta etapa, decidir dónde celebrar sus recreos largos, como el café, el almuerzo y así sucesivamente. Estas interrupciones tiempo debe siempre vienen en su programa en los puntos dramáticos. Usted quiere dejar a su audiencia con algo de gran alcance para hablar de lo que debe asegurarse el mensaje clave emitido antes de un salto es controvertido, emocional o de sorprendente en de alguna manera. Esto mantendrá a su audiencia en sus dedos del pie y el deseo de volver a la habitación para más. Esto significa que usted puede necesitar para organizar los tiempos de descansos en el inusual? no optar por el café a las 11, por ejemplo, porque eso es "normal". En su lugar, poner el café inmediatamente después de un mensaje polémico, incluso si eso significa romper para el café a las 10.30 o las 11.30 horas. En otras palabras, la forma de su reunión en torno a los mensajes, no la tradición. Por la organización de su tiempo en esta forma, usted estará ayudando a asegurar el máximo impacto de sus mensajes principales y por lo tanto el apoyo a su misión de la conferencia. Su guión de la conferencia ahora puede tener algún detalle añadido a la misma. Por ejemplo, ahora se pueden añadir algunos momentos específicos en su programa. Estos incluyen la duración de cada presentación, la duración de cada conexión entre las conversaciones y el calendario de cualquier tipo de música, vídeo o multimedia de otros usted está planeando incluir. En otras palabras, la secuencia de comandos de conferencias que determina el tiempo que un vídeo o una presentación será? no los elementos que determinan el tiempo del programa. Esencialmente, usted está trabajando como un productor de televisión, estas personas han fijado los horarios disponibles para ellos? 30 minutos, 50 minutos, una hora. Lo que tienen que hacer es encajar toda la música, el diálogo y cualquier interrupción en ese momento? nada menos y nada más. Eso es lo que una secuencia de comandos de conferencias profesionales será? El calendario detallado de cada elemento a ser incluido. Lejos conferencias demasiados decidir qué incluir y tratar de trabajar con los tiempos afterwards.Choosing los altavoces de su preparación puede ahora pasar a decidir a quién se debe utilizar como ponentes. Usted se dará cuenta de lo que han hecho un gran trabajo ya, y que los oradores han de encajar con sus planes si la conferencia es a ser un éxito. Usted no necesita vedettes que dicen que necesitan de una hora para dar su charla cuando el guión sólo permite 20 minutos. Nadie, absolutamente nadie, es más importante que su público. Por lo tanto, la secuencia de comandos que ha sido preparado desde su punto de vista es prácticamente inviolable. Intervienen tendrá que ser la clase de personas que se adapten a sus necesidades, usted no puede permitirse de acuerdo con su programa en torno a la altavoces. De lo contrario, no va a cumplir su misión de conferencias. Para asegurar que usted obtiene de los altavoces derecho, prepararse un 'Speaker contrato ». Esta es una lista de requisitos que han de sus altavoces. Cuando invitas a alguien a hablar, se les deja firmar el contrato, si no te gusta, hay muchos otros oradores alrededor. Oradores profesional nunca tiene un problema con dichos contratos. De hecho, como ellos. Altavoces adecuados son aquellos que pueden entregar sus mensajes clave? no necesariamente la mayoría de las personas de alto nivel en la empresa o de un experto. Base su decisión sobre quién debe hablar sobre la base de su capacidad de comunicarse con su público? no en cualquier otra medida. Esto significa, por ejemplo, que la mejor persona para transmitir un mensaje particular, podría ser a través de un alto directivo, en lugar del ejecutivo. Esto no materia? Lo que importa es que el público reciba el mensaje, que no la obtienen de. De hecho, algunas de las grandes multinacionales utilizan los actores de transmitir mensajes importantes a través de, en lugar de altos executives.Speaker Habiendo seleccionado la preparación de los altavoces y los llevó a firmar su contrato, la siguiente etapa de preparación es trabajar con ellos para escribir sus conversaciones. Bajo ninguna circunstancia debe permitir que un orador para hacer esto solo. Si lo hace, perderá el control sobre sus mensajes y su misión general de conferencias. En otras palabras, los oradores que van a necesitar para trabajar estrechamente con usted y aceptar sus conversaciones que se está editando? incluso por escrito para les. De hecho, muchas conferencias de compañía de primera utilización guionistas, que producen todas las conversaciones de todos los oradores. De esta forma la entrega de los mensajes clave y la misión de la conferencia está estrechamente controlada. Por supuesto, Esto no significa que los altavoces no puede tener entrada. Sus contribuciones son muy valiosas. Simplemente significa que necesitas para que trabajen con un escritor profesional que puede llevar su material y la forma en algo que se ajusta a los objetivos de la conferencia general. Intervienen sólo estén interesados en su conversación, por lo que pueden alterar el balance de la reunión, ya que no están debidamente centrado en la conferencia en su conjunto. Usando un guionista significa que usted puede asegurar que la reunión no se desequilibran en cualquier audio visuales way.Preparing Las secuencias de comandos para cada conversación puede ser la base para la elaboración de gráficos para la conferencia. A menudo, los oradores caer en la trampa de la preparación de sus diapositivas y luego tratar de escribir su conversación en torno a ellos. Esto significa que las presentaciones pueden a menudo deriva y perder la atención de la audiencia en que no se estrictamente controlado. Al escribir las primeras palabras, es posible elegir imágenes que son mucho más exactamente relacionada con el material que se dijo. Además, ser capaz de leer el texto de una charla que permite a los artistas gráficos que se más creativa, ya que saben exactamente lo que el hablante está tratando de transmitir. Nunca comenzar una charla con imágenes? siempre escribir primero el texto y añadir las imágenes later.Preparing el lugar Ahora ha llegado a la etapa en que usted tiene un calendario detallado del programa, las palabras que se dijeron y las imágenes que las acompañan. Ahora debe asegurarse de que el entorno en el que toda esta actividad se llevará a cabo se establece para ayudarle a lograr su misión. Usted tendrá que visitar el lugar varias veces para preparar de manera eficiente y eficaz. Usted tendrá que mirar hacia fuera para las formas en que su público pasará a través de la construcción ? obtener una buena idea de "flujo de pie». Asegúrese de que el edificio va a ayudarle a conseguir lo que quieres. Si las modificaciones son necesarias, tales como las barreras o señalización, conseguir que organizan ahora. Usted también tendrá que trabajar fuera elementos como la distribución de asientos para el público y los ponentes, así como la iluminación, la acústica y una serie de otros factores de producción ". Si usted no tiene experiencia en este aspecto de la organización de la conferencia, se le necesita el asesoramiento de un director de la conferencia profesional o una empresa de producción de la conferencia. No cometas el error de acceso de estas personas después de haber hecho su decisión sobre el lugar y la reunión. Obtener estos personas en temprana; solicitar su asesoramiento y su contribución a su preparación. Estas personas organizan muchas conferencias y conocer todos los problemas? y lo más importante puede llegar a soluciones a las dificultades que puede cara. Si ya ha organizado su declaración de misión para la reunión y elaborar la lista de mensajes clave, un productor de la conferencia será mucho más capaz de help.Practising Bajo ninguna circunstancia debe usted permitir una conferencia de seguir adelante sin ensayo. De lo contrario, el evento en sí será el primer ensayo. ¿Te imaginas ver el primer ensayo de una obra de teatro? Incluso actores profesionales pueden mejorar en su primer intentos. Sin embargo, es probable que se pueda utilizar a personas sin conocimientos como sus presentadores. Por lo tanto, su primer ensayo es casi seguro que va a ser bastante malo, en comparación con el rendimiento final. Si usted no tiene los ensayos, la conferencia será nada más que un puñado de aficionados tratando de hacer lo mejor posible, y probablemente no. Usted simplemente tiene que ensayar, de lo contrario no podrá cumplir con sus objectives.Ideally, usted debe ensayar cada orador solo, con varias semanas de anticipación. Obtener un entrenador de presentaciones para guiarlos a través de algunas mejoras clave y ayudarles a aprender algunas habilidades de etapa. Si usted tiene personas que son nuevas para hablar en conferencias, conseguir que una formación básica. Luego, conseguir los altavoces juntos para que puedan realizar una "atraviesan". De esta manera, cada uno sabrá lo que va a tener lugar y el orden del evento. También recibirá una "sentir" el calendario detallado. Este tipo de ensayos puede estar en cualquier habitación de gran tamaño? un hotel, una sala de fiestas, no importa realmente. Sin embargo, usted también quiere que sus hablantes se sientan cómodos con el lugar, por lo que tendrá que correr a través de sus conversaciones en el escenario real que va a utilizar. Haz esto una o dos semanas de antelación, para que puedan ir lejos y pensar en los cambios en la entrega que necesitan para hacer y tener la oportunidad ponerlas en práctica. Por último, el día antes de la conferencia debería tener un ensayo general '? luces, cámaras, visuales, etc Sólo entonces su misión de conferencias, son viables. Hacer menos es aceptar segundo best.Guiding sus ayudantes lo largo de la conferencia de planificación y organización del proceso que sin duda tendrá un equipo de asistentes, desde admin a los artistas gráficos a las personas que repartir las tarjetas de identificación para el público. Todos Estas personas deben saber lo que está sucediendo en cada etapa del proceso. Por esta razón usted debe producir una guía completa de la conferencia? un manual para el equipo involucrado. Esto debería mostrar todos los tiempos detallados, incluyen información importante sobre el lugar, los hoteles están utilizando y así sucesivamente. Asegúrese de que toda la información de contacto importante está incluido y las instrucciones se agregan como a qué hacer en todo tipo de eventualidades. Este manual será la "biblia" de los participantes que cada etapa "de nuevo" se debe utilizar para asegurar que el evento se ejecuta sin problemas. En el teatro profesional, los manuales son un medio establecido para garantizar la producción funciona sin problemas. Inicialmente desarrollado por el productor, estos manuales eventualmente convertirse en libro de reglas el director de escena para ejecutar el programa. Su manual debe hacer justo lo same.On el día en primer lugar, no se preocupe. En segundo lugar, no se asuste. Si usted ha hecho toda la planificación y la preparación a fondo, las dificultades en esta etapa serán menores. Pase lo que pase "el espectáculo debe continuar". Por lo tanto, sentarse y disfrutar viendo el público tener un buen
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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