El arte de wastebasketry
Son sus archivadores de peluche tan lleno que es difícil de recuperar y archivar documentos? Si usted es como el 80% de las personas en las audiencias a quien hablar, su respuesta es "Sí". "¿Hay cosas en su archivador podría probablemente tirar? "La mayoría, una vez más, la respuesta es" Sí ". Entonces, ¿cuál es el problema? Sin duda un gran obstáculo es el tiempo. Algunos pueden decir limpieza de la presentación del gabinete no le dinero. Mi respuesta es "¿De verdad?" La investigación muestra que la persona promedio gasta 150 horas al año buscando información fuera de lugar. ¿Qué pasaría en el balance final, si añade que el tiempo para obtener nuevas clientes o la venta de nuevos productos o servicios a los antiguos clientes? frecuencia la gente me dice "Nunca falla. Cada vez que tirar algo, necesito que al día siguiente." A lo que yo respondo, "¿Me puede dar un ejemplo? "Casi me silencio. Determine si desea guardar cada pieza de papel en todas estas preguntando por" El Arte de Wastebasketry? "preguntas: 1. ¿Esto requiere ninguna acción de mi parte? Sólo porque la información que recibe, incluso si es de su jefe-doesnt significa que necesita que le mantenga! Si no requieren la adopción de medidas, archivo o lanzarlo inmediatamente! Si es sólo un FYI, leerlo y toss.2. ¿Esto existe en otros lugares? ¿Está en la biblioteca? ¿Sabe usted un experto en el tema que había que estar seguro de tener información más completa si realmente la necesitan? Es el original presentado en otros lugares? ¿Es necesario mantener una copia impresa si que ya existe en el ordenador? 3. Esta información es lo suficientemente reciente para ser útil? Hoy en día, la información se convierte en obsoleta muy rápidamente. ¿Te gustaría un cliente para decidir si o no para elegir a sus servicios sobre la base de un período de tres años de edad folleto? La información contenida en una de 6 meses de edad, la revista artículo sobre programas de ordenador, sin duda, ha sido sustituida, como se ha descargado una revisión de producto de un servicio en línea. En muchos casos, es más apropiado para realizar un seguimiento de la fuente de la información, de modo que puede obtener la última versión, en lugar de mantener la información itself.4. ¿Puedo identificar determinadas circunstancias, cuando yo uso esta información? Por lo general, "por si acaso" no es lo suficientemente bueno! Archivos de la etiqueta "Otros" son de poco valor, porque no hay nada para desencadenar que se busque allí. Si no puede determinar la forma en que usted utiliza el información? al menos lo suficientemente bien que usted puede archivar para futuras referencias, es poco probable que usted recuerde que usted tiene, y mucho menos ser capaz de encontrarlo later.5. ¿Existe algún impuesto o jurídicas? Aquí es donde "en caso de" obras. Lamentablemente, estamos obligados a resucitar a menudo el papel que nos gustaría mucho y no han olvidado. A veces, después de haber información obsoleta en sus archivos puede crear problemas innecesarios. Un cliente de la mina fue demandado. Cuando los archivos de la empresa fueron citados, el fiscal del cliente encontrado mi propuesta sin firmar contrato, y lo utilizó para demostrar la intención ilícito. Mi cliente perdió el traje y tuvo que pagar $ 147.000. Tenía los archivos se habían limpiado correctamente, no creo que hubiera happened.If su respuesta es "No" a todas las preguntas anteriores, pero todavía no son cómodos tirando algo lejos, pregúntele a un último la pregunta: 6. ¿Cuál es la peor cosa que podría ocurrir si no tiene esta información? Si se puede vivir con su respuesta, lanzarlo? y viven felices para siempre. Durante años he orquestada "Archivo Limpieza de salida Días "con las empresas. Solía vivir en el temor de que alguien vuelva a mí después de una historia de horror de algo que tiró fuera, y que necesitaban más tarde. En 20 años, nunca pasó! Recientemente un mujer me dijo que una de las grandes frustraciones de su empresa de publicidad personal fue pasando el tiempo en busca de materiales de proyectos de cliente de años anteriores. Me sugirió un plan. ¿Por qué no establecer una política de la empresa que "Mantenemos cliente materiales para tres años". Al final de cada año, debe enviar una carta al cliente diciendo "Tenemos los siguientes materiales en el marco del proyecto que hicimos juntos. Nuestra política es mantener a los clientes materiales para tres años. Si no oír de usted en 60 días, los materiales serán destruidos. "¿Cuál es la peor cosa que podría suceder? Cuatro posibilidades que se me ocurre. (1) Usted no va a los residuos un tiempo valioso buscando algo que nos trae nada a la empresa, (2) Su política le hace un aspecto muy profesional, o (3) Su carta recuerda al cliente de su disponibilidad, y usted consigue un nuevo contrato! Quién dice a través de su basurero no tiene dinero? Y (4), probablemente haya alguien en algún lugar de todos modos? a pesar de nuestros mejores esfuerzos! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € SA, © Barbara Hemphill es el autor de Kiplinger's Taming the Tiger de papel en el trabajo y domesticar el Tigre de papel en el hogar y la co-autora de Amor o se pierde: el desorden Vida Libre de siempre. La misión de Hemphill Productividad Instituto es ayudar a las personas y las organizaciones a crear y mantener un entorno productivo para que puedan realizar su trabajo y disfrutar de sus vidas. Hacemos esto mediante la organización de espacio, la información, y en el tiempo. Podemos ser alcanzado en 800-427-0237 o en
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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