Excavación del alboroto de papel - parte 2
Observamos previamente que los papeles deben ser clasificados antes de que puedan ser archivados correctamente. Continuando de nuestro artículo pasado, su clase le ha dejado con dos pilas - “archivar” y “lanzar lejos/reciclan.” Usted ha sacudido la basura/el reciclaje, tan ahora usted tiene un apilado de papeles a archivar. Acabemos la clase, y cree un sistema clasificador básico. Tenga en cuenta cosas tres:
Un sistema clasificador tiene un propósito principal: para permitir que usted encuentre y que recupere su información rápidamente y exactamente. Sus archivos son mucho como una biblioteca. Cuando usted entra una biblioteca, usted quiere poder ir a la derecha al estante y encontrar el libro que usted quiere. Imagínese si la biblioteca no tenía ninguÌn sistema clasificador, y los libros puestos en los estantes aleatoriamente. ¿Cuanto tiempo usted lo piensa le tomaría para conseguir frustrado y para dar para arriba la búsqueda? Mi conjetura es que usted probablemente nunca volvería a la biblioteca.
Sus archivos son la biblioteca de su vida. Usted no puede necesitar su papeleo a menudo, sino que cuando usted lo necesita, usted quiere poder encontrarlo rápido. Está sobre previsibilidad. Las sorpresas son grandes en cumpleaños. Con papeleo, usted quiere previsibilidad y apresura. Y encontrando medios rápidos de los papeles el tener de ellos en el lugar correcto.
Para crear su sistema clasificador, siga estos pasos:
1. Clase amplia - clasifique sus papeles en categorías amplias, tales como “seguro,” las “utilidades,” las “inversiones,” las “manías” y “recorrido” (sus categorías dependerán del tipo de papeles que usted necesita archivar.) Consiga un manojo de bolsos del supermercado, y etiquete cada uno usando sus categorías. Asga un puñado de papeles del apilado, y caiga cada papel en el bolso apropiado. ¿Una vez más no buscan fechas, cantidades u otros detalles? usted está separando cosas en categorías grandes, tales como tarjetas de crédito, actividades bancarias, impuestos, etc. Como usted pasa a través de los papeles, quite cualquier artículo que implique una acción, y fíjelo a un lado, en un bolso separado etiquetado “acción.” Los papeles de acción son fáciles de seleccionar. Le requieren hacer algo por cierta fecha, e incluyen cuentas, los boletos de estacionamiento, RSVPs, y las formas, los usos, los etc. que tienen un plazo. Cuando usted es clasificación hecha, usted tendrá un bolso de la materia de las actividades bancarias, un bolso de la materia auto, un bolso de la materia de la tarjeta de crédito, etc. tiene presente que las categorías variarán de personal.
2. Clase específica - después, clasifique el contenido de cada bolso en categorías más específicas. Por ejemplo, las “utilidades” se pudieron clasificar en la “agua,” “gas,” “eléctrico” y 'cable. La “actividad bancaria” se podía separar por cuenta #, o por “ahorros,” “comprobación” y “préstamo de coche.” (No incomode con la pila de “Acton”. Conseguiremos a ése pronto.) Una vez más sus títulos particulares dependerán de los tipos de papeles que usted tenga. Pero el principal es igual. Cada uno de estas pilas subdivididas conseguirá eventual su propia carpeta de archivo.
3. Archivo - ahora que la clase es completa, es hora de fijar un sistema clasificador. Mantengámoslo simple. Las cuentas, las declaraciones, y los expedientes similares serán archivados cronológicamente, con la cuenta más reciente del frente. Por ejemplo, tome sus declaraciones de la visa y arréglelas por la fecha de la declaración, de la más viejo a la más actual. Consiga una carpeta vacía, etiquétela visa, y ponga las declaraciones adentro. Haga iguales para cada utilidad, cuenta bancaria, y la otra pila de compras importantes del paso 2. quiere cada uno consigue un archivo separado. Si usted compra una nueva lavadora, cree así pues, un archivo de la lavadora. Ponga el su recibo, la garantía, el manual, y el otro Info relacionado con esa lavadora adentro. Si la aplicación requiere reparaciones, ponga esos recibos en la carpeta también. los artículos No-anticuados, tales como manuales de la instrucción y artículos también entrarán archivos apropiadamente etiquetados.
4. ¿Los archivos de la acción - recuerde los papeles del paso 1, que requieren su acción? Clasifiquémoslos en dos pilas, y asigne cada pila a su propio archivo. El primer grupo incluirá artículos, tales como cuentas que se deban manejar esta semana. Alguna gente tiene gusto de llamar esto un “archivo de tickler”. Sugiero el escribir de cada tarea en una lista de lío, pues usted pone el papeleo en el archivo. Ponga todos los artículos que se deban manejar dentro de un mes, pero no no necesariamente esta semana en la segunda pila. Ponga estos artículos en un archivo etiquetado “30 - acción del día”. La idea es repasar su archivo 30-Day regularmente, y transfiere artículos en el archivo de tickler, pues usted alcanza la fecha de una semana del plazo.
Marc Rifkin es un organizador profesional, y el dueño de los organizadores profesionales del OASIS, que proporciona a casa y las soluciones de organización de la oficina a los clientes en mayor Seattle. Para más Info entre en contacto con por favor al autor en info@oasisorganizers.com, o compruebe su Web site, http://www.oasisorganizers.com.
Organizadores del profesional del OASIS del ‚©2005 de Âà del ¡del ¬Å del ‚de ÃÆ'ââ
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Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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