La organización inclina - cómo organizar sus ficheros informáticos
Cada vez que Maria tuvo que encontrar un archivo en su computadora, ella tenía siempre gran dificultad. Y no era ninguna maravilla porqué. Cada archivo había sido salvado debajo de la carpeta “Maria” y eso era él. No había otras categorías. Por lo tanto cada vez que Maria buscó su carpeta ella pasó edades que tamizaba a través de todos los documentos.
Ahora Maria es una galleta elegante verdadera. Ella es el director de marketing de una organización muy bien sabida. Ella sabe su “materia”. Ella es afortunada tener su propio ayudante personal. Sin embargo Maria todavía tiene que mecanografiar muchas de sus propias letras y elaborar una multiplicidad de documentos en lo referente a su papel exigente. Ella también recibe alrededor 60 email al día, más cuyo contenga la información relevante a la variedad de proyectos que ella trabaja encendido.
En la situación de Maria, otros miembros de equipo en su organización son de vez en cuando acceso requerido a sus archivos electrónicos y en el pasado perdieron tiempo innecesario que tamizaban a través de ellos
Apenas como muchos otros empresarios he trabajado con, nadie tenía demostrado Maria cómo manejar los fundamentos de la organización, incluyendo cómo organizar ficheros informáticos así que los se almacenan lógicamente y puede ser alcanzado fácilmente.
¿Tan cómo usted almacena sus ficheros informáticos?
En mi opinión deben asemejarse a las mismas categorías que su sistema clasificador de papel. Si su sistema clasificador de papel es un desastre, después tome la nota cuidadosa de los puntos hechos y realice los cambios cuanto antes (hoy).
Antes de que usted haga todo lo demás, suprima todos los archivos viejos u obsoletos.
Anote las categorías de información que usted necesita.
IE. Admin
Clientes
Proyectos
Personal
Recursos
Nota: Tenga siempre un área general para cubrir todo lo demás.
Cree las carpetas para cada uno de estas áreas.
Ahora resuélvase si usted necesita ampliar estas categorías.
IE. Admin
Financier0es
Comercialización
Vehículos
Clientes
Brown y Co
Jax
Monograma
Proyectos
Edificio
Boletín de noticias
Garantía de calidad
Cree los sub-folders para #3 si procede.
Transfiera los archivos existentes a las áreas apropiadas.
A propósito igual se aplica a los email, las mismas carpetas se pueden fijar para almacenar el email entrante y saliente. Incumbirá a usted para decidir a qué trabajará mejor para usted. Y por supuesto usted tiene que ser atento de los procedimientos específicos que pueden estar en el lugar en su organización. Apenas cerciórese de le subsistencia todo simple y tome medidas.
Sobre el autor
Lorena Pirihi es especialista personal de la productividad de Australia y coche principal de la vida. ¡Su negocio que el organizador de la oficina se especializa en demostrar pequeños propietarios de negocio y encargados, cómo conseguir organizado en el trabajo así que pueden tener una vida! Lorena es también un altavoz dinámico y ha producido muchos productos incluyendo “cómo sobrevivir y prosperar en el trabajo!”
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Este artículo se puede reproducir proporcionándola se publica en él es totalidad, incluyendo el autor bio y todos los acoplamientos. Para más información satisfaga entran en contacto con Lorena Pirihi; lorraine@ office-organiser.com.au
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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