Organización De Su Email
Mantener su email organizado es imprescindible,
especialmente en ajustes de la empresa corporativa o pequeña.
Cuando usted utiliza el email para los propósitos del negocio,
usted esencialmente está manejando archivos del cliente. Debido
a la importancia de esto para uniforme el más pequeño de negocios,
esos archivos debe permanecer según lo organizado como sea posible.
¿Usted no terrón justo todo de su cliente de papel que los
archivos en una esquina usted? La mayoría de nosotros no , tan
aquí son algunas maneras de mantener los archivos del email
(correspondencia) organizados también.
Si su inbox del email del negocio se estorba actualmente con
centenares de viejos artículos, ponga una cierta hora a un lado al
claro él hacia fuera. Esta primera separación puede tomar
varias horas, así que usted puede desear delegar un cierto tiempo del
fin de semana o de la tarde para abordarla.
Métodos De la Limadura
Antes de comenzar la limadura real de los artículos,
usted necesitará inspirarse su estructura de organización. Si
usted no tiene un programa sólido del software de la gerencia del
contacto, sugiero fuertemente la inversión en uno. Mi
preferencia es GoldMine, y explicaré porqué es más futuro encendido
en esta sección. Para ahora, usted necesita simplemente decidir
cómo usted trabaja, y qué sistema de ficheros trabajará lo más
mejor posible para usted personalmente. Si usted necesita la
ayuda que viene para arriba con la limadura e ideas de organización,
aquí están algunas populares:
1. ¿Carpetas Conocidas Del Cliente? Cree las
carpetas del email que se nombran iguales que sus clientes. Todo
el email a o desde un cliente particular será archivado a la carpeta
individual del email de ese cliente.
2. ¿Carpetas Conocidas Del Proyecto? Si usted
trabaja sobre todo con proyectos, usted puede crear las carpetas del
email que emparejan más allá, existir o los nombres futuros del
proyecto. De allí, usted puede archivar todo el email
relacionado con el proyecto, sin importar a o desde quién está, en
la carpeta correspondiente del proyecto.
3. ¿Carpetas del mes y del año? Cree las carpetas
del email que se nombran por cada mes y año. Entonces archive
todo el email enviado o recibido en ése month/year en la carpeta que
empareja.
4. ¿Imprima El Espejo Del Gabinete Del Archivo? Cree
las carpetas del email nombradas para emparejar su sistema del
gabinete del archivo de la impresión. Entonces archive el email
en las carpetas del email de la misma manera que usted archiva los
papeles de la impresión en su sistema de la copia dura.
Una vez que usted haya decidido cómo usted desea organizar su
email, instalado las carpetas y entonces pasar a través de cada
artículo en su inbox. Ésta es la pieza que puede tomar horas
así que se cerciora de usted haber puesto bastante tiempo a un lado
de terminar completamente el trabajo.
Mientras que usted está clasificando sus mensajes, usted puede
encontrar varios artículos que todavía no se han tratado sino
necesiten ser. Intente tratar éstos antes de la limadura ellos,
o haga una nota en su calendario o lista del lío.
Alternativomente, si su sistema del email tiene la capacidad,
usted puede marcarlos para la terminación más adelante. Esté
enterado sin embargo: Si usted archiva los mensajes lejos usted
no es probable tratarlos más adelante a menos que usted haga algo
programar a el cual le recuerda. Así pues, si usted puede, es
mejor ahora tratarlos y conseguirlos apartados.
Si su programa del email tiene la capacidad de ligar mensajes a
los contactos, sugiero fuertemente con esta característica.
Ésta es la razón primaria que utilizo el software de GoldMine.
Con GoldMine, puedo guardar una historia corriente para cada
persona que vengo en contacto con. Todos los mensajes del email
enviados o recibidos se pueden archivar en la derecha de la historia
junto con las citas, las llamadas telefónicas, los faxes, las notas
del proyecto y cualquier otra correspondencia que haya acumulado.
Utilizando el software de la gerencia del contacto que archiva
el email según la persona de quien el email es o a, usted no tiene
que continuamente buscar a través de varias carpetas del email al
intentar encontrar un artículo específico.
Hábitos En curso
Ahora, una vez que usted haya pasado el tiempo inicial
necesario para organizar su inbox, es bastante fácil mantenerlo
organizado de ese punto adelante. Puede tomar un poco esfuerzo
de conseguir en el hábito en la primera semana o dos, pero
generalmente la alegría del tenerla todas las hacia fuera limpiadas
ayudas para motivarle en mantenerla limpiada.
Sobre el autor:
(c) 2002, Quemaduras De Kathy.
Este artículo es un extracto del informe de Kathy: "no
ponga en el email hoy qué usted no desea ver en noticias del título
mañana" - una guía a la comunicación eficaz y profesional del
email. Léala libremente en
http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective-Email/
Este artículo es cortesía proporcionada
de http://www.SasEzPublications.com-
usted puede reimprimir libremente este artículo sobre su Web site o
en su boletín de noticias proporcionó este aviso de la cortesía y
sigue habiendo el nombre del autor y el URL intacto.
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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