15 maneras de manejar su email más con eficacia
¿? ¿Es usted cansado de buscar para mensajes del E-mail que usted sabe está en alguna parte?
¿? ¿Está su electrónico "en la caja" llena de mensajes anticuados?
¿? Hágale consiguen con frecuencia ultimatums de su ES departamento "limpian encima de su acto?"
¿Ámelo u odíelo? ¡o ambos! ¿? ¿el E-mail es cada vez más el método primario para comunicarse en mundo digital de hoy? en el trabajo y en el país. La investigación demuestra eso que introduce E-mail en los aumentos de una compañía que imprimen por el 40%.
En seminarios, a menudo pregunto a asistentes, "cuántos de usted imprimen fuera de su E-mail?" ¿El aumento de la mayoría extensa su mano? ¡timidly! Pero hagámosle frente, papel es a veces altamente práctico. Las ofertas complejas, por ejemplo, requieren a menudo las discusiones donde usted necesita una copia impresa que dan lugar a notas físicas, haciendo el E-mail electrónico menos valioso que la versión impresa.
Por otra parte, imprimir todo no es probable una buena solución. La llave al E-mail de manejo se está determinando cuando guardar la copia dura y cuando guardar la copia electrónica, teniendo presente que a veces ambas pueden ser prácticas. En el caso descrito arriba, por ejemplo, la versión impresa tiene valor para la discusión, y la versión electrónica tiene valor para crear nuevas versiones después de la discusión. En cualquier acontecimiento, los principios de la metodología de papel del tigre mejorarán productividad de la comunicación y del aumento.
6 extremidades para enviar E-mail que sus recipientes amarán:
1. Utilice la línea sujeta para describir claramente el asunto de su E-mail. Esto es provechoso para el recipiente, y para usted si usted desea encontrar un mensaje usted ha enviado.
2. Incluya solamente un tema por mensaje del E-mail. Este método simplificará grandemente la limadura y la recuperación del E-mail.
3. Para un E-mail muy largo o complicado, cree el E-mail en su programa del procesamiento de textos y después copie a su E-mail. ¡Si usted tiene una interferencia del E-mail durante el proceso emisor, usted puede recuperar fácilmente su mensaje!
4. Al contestar a cualquier E-mail, fijación bastante del viejo mensaje para que el recipiente recuerde el contenido del E-mail original, sino suprima la información o la duplicación innecesaria.
5. Evite de enviar los accesorios del E-mail siempre que sea posible. Los receptores están llegando a ser más renuentes abrir los accesorios debido al predominio de aumento de los virus que pueden venir a través de los accesorios. En algunos casos, usted puede enviar un accesorio, e incluye el accesorio en el cuerpo del E-mail, con la explicación que el accesorio tendrá formato mejor, pero el recipiente podría conseguir el gist del mensaje sin abrir el accesorio.
6. Considere el usar de su software de la gerencia del contacto (tal como ACTO!) para enviar todo su E-mail saliente. Con muchos programas, usted puede unir sus mensajes salientes del E-mail a los recipientes, y otros contactos relacionados, y aparecerán automáticamente en la caja de la salida de su programa del E-mail.
9 extremidades para manejar su E-mail entrante:
1. Para evitar un E-mail que desborda en caja, cree las carpetas. Por ejemplo, usted puede ser que tenga carpetas para cada uno de sus informes directos, para cada proyecto, para un comité que usted silla, y para los temas del interés particular. (por ejemplo, tengo una carpeta "estadística" puesto que necesito con frecuencia ese Info para los medios.)
2. ¿Siempre que usted abra su E-mail entrante, aplique el sistema del FAT? (Archivo-Actuar-Sacuda) a cada E-mail.
3. ¡Si usted no es seguro usted necesidad él, sacúdalo! Desemejante de un wastebasket de papel, usted puede recuperar siempre E-mail de basura electrónica usando "la característica del mensaje del hallazgo" disponible en la mayoría de los programas del E-mail. (si la compañía vacia la basura sin su conocimiento, cree una carpeta llamada "mi basura.")
4. Aplique "la regla 2-Do" siempre que sea posible. Si usted puede contestar en 2 minutos, entonces hágala enseguida. Durará para archivarla y para recuperarla otra vez que "apenas hágala!"
5. Para el E-mail que toma más tiempo para contestar, o déjelos en Inbox o archive en una carpeta apropiada tal como "Action"or "contestación."
6. Si usted utiliza el tigre de papel que la acción permanente archiva para manejar su papel (la llamada, discute, en línea, etc.), usted puede utilizarlo para archivar la copia de papel del E-mail que requiere su acción, por ejemplo "discute con Juan."
7. Para el E-mail usted desea mantener el formato electrónico, fricción a la carpeta apropiada según lo descrito en extremidad # 1.
8. ¡Si usted necesita o desea una copia de papel de un E-mail para la referencia futura, la imprime hacia fuera y la archiva en su sistema de gerencia de papel, es decir tigre de papel, así que usted puede encontrarlo otra vez en 5 segundos o menos!
9. Después de que usted haya acabado con una carpeta del E-mail (tal como un proyecto específico), usted puede almacenarlo en un disco blando o un disco del CIERRE RELÁMPAGO en caso de que usted lo necesite más adelante.
Usted tiene algunos "trucos del comercio" que no describí, o tiene preguntas sobre las sugerí, sensación libre al E-mail yo - amor de I oír de usted.
Ã"â© Barbara Hemphill es el autor de Kiplinger que domestica el tigre de papel en el trabajo y que domestica al tigre de papel en el país y al co-autor del amor él o lo pierde: Estorbar-Libre Vivo Por siempre. La misión del instituto de la productividad de Hemphill es ayudar a individuos y a organizaciones para crear y para sostener un ambiente productivo así que pueden lograr su trabajo y gozar de sus vidas. Hacemos esto organizando el espacio, la información, y el tiempo. Podemos ser alcanzados en 800-427-0237 o en www.ProductiveEnvironment.com
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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