Elegir un sistema del correo de voz
Correo de voz puesto simplemente
En su forma más simple un sistema del correo de voz es esencialmente justo otro sistema que contesta del teléfono. Almacenan sus mensajes en un disco de la computadora. Asignan cada usuario una caja donde tienen solamente acceso a sus o sus mensajes. Son también contraseña protegieron tan solamente a usuario asignado pueden tener acceso a los mensajes en su caja. Los sistemas del correo de voz también permiten que cada usuario cree su propio mensaje del saludo. Esto permite al usuario pasar encendido instrucciones o mensajes importantes sin tomar la llamada.
Los sistemas del correo de voz pueden permitir que las compañías vuelvan a dirigir a llamadores a otros empleados de la compañía. Un sistema del correo de voz puede contestar a llamadas más bien que a un miembro del personal; provea de ellos un saludo común, después dirija a llamador a un departamento apropiado con un proceso de selección. Esto se conoce más comunmente como la característica acompañante auto de los sistemas del correo de voz.
Los sistemas del correo de voz pueden combinar mensajes del fax, del E-mail y de la voz en apenas una pantalla de una PC de los usuarios. Algunos sistemas del correo de voz incluso ofrecen tecnología del reconocimiento de voz. La voz de un llamador es reconocida por el sistema del correo de voz y el sistema actúa por consiguiente a las instrucciones predefinidas. Esto se conoce como respuesta interactiva de la voz.
Qué a buscar en un sistema del correo de voz
Los sistemas de los correos de voz son generalmente características adicionales de existir en sistemas de teléfono de la casa. Al decidir qué sistema del correo de voz para comprarle necesite para mirar dos aspectos claves de cada: el número de los puertos del usuario y las horas de la memoria que se asigna a los mensajes.
Un buen sistema del correo de voz tendrá bastantes puertos para manejar llamadas entrantes sin retrasa. Si todos los puertos son llenos, después retrasarán a cualquier nuevo llamador en el sistema hasta que un puerto llega a estar disponible. Si un sistema del correo de voz tiene también muchos puertos entonces se pierde su capacidad. El truco es balancear el número de puertos con el número estimado de clientes potenciales.
La capacidad de un sistema del correo de voz depende de las horas de la memoria que tiene disponible. Un sistema con una gran cantidad de puertos y el tráfico pueden necesitar una gran cantidad de horas, donde como sistema con tráfico bajo necesitará pocas horas. Las horas del término de la memoria refieren a capacidad de un sistema del correo de voz de almacenar cualquier mensaje.
Seleccionar un sistema del correo de voz, lista de cheque
1. ¿Cómo usted utiliza su correo de voz?
Esto depende de cómo su personal utilizará pesadamente el sistema del correo de voz. Un puerto es en uso siempre que el sistema del correo de voz tome una llamada, alguien se va, transfieren alguien, o siempre que un mensaje sea tomado por un usuario. Todos estos factores necesitan considerado al mirar sistemas convenientes del correo de voz.
2. Muchos más viejos sistemas de teléfono pueden no apoyar un sistema moderno del correo de voz.
Desafortunadamente muchos sistemas de teléfono del negocio que son sobre cinco años de viejo no podrán apoyar completamente un sistema completamente ofrecido del correo de voz. La única solución sería substituir su sistema de teléfono por más moderna.
3. Memoria adecuada.
La mayoría de los sistemas del correo de voz tienen una cantidad adecuada de memoria, generalmente más que usted necesitará siempre. Al seleccionar un sistema apropiado del correo de voz es importante que usted investiga sobre la capacidad de memoria de sistemas, porque algunos surtidores ahora proporcionan los sistemas relativamente baratos del correo de voz que no tienen un disco duro para el almacenaje del mensaje. Todos los mensajes y saludos se almacenan en virutas, que afecta seriamente la cantidad de memoria disponible. Estos sistemas baratos pequeños del correo de voz son solamente realmente convenientes a las compañías o a las oficinas con solamente dos o tres extensiones del teléfono y no recomendadas para una compañía cada vez mayor que requiere un sistema completamente ofrecido del correo de voz.
4. Extensión y cuánto costará.
Al elegir un sistema del correo de voz, usted necesita cerciorarse de que cualquier cotización recolectada de surtidores de los sistemas incluya un coste para la extensión. Si usted decide sobre un sistema del correo de voz que sea solamente suficiente para sus requisitos actuales, después considere qué sucederá si y cuando su office/company se amplía, y la necesidad de más capacidad del correo de voz outstrips el de su sistema actual. Usted también necesitará preguntar a cualquier surtidor anticipado cuánto tiempo honrarán su cita para la extensión de su sistema del correo de voz.
5. Costes de mantenimiento alejado.
Antes de comprar un sistema conveniente del correo de voz de cualquier surtidor, usted necesita descubrir cuáles son sus costes para el mantenimiento alejado. Todos los sistemas del correo de voz quieren en una cierta hora requieren un poco cuidado y la alimentación, que a menudo se puede proporcionar solamente por el surtidor del sistema.
6. Entrenamiento del sistema del correo de voz.
Es importante que todos los usuarios atienden a las sesiones del entrenamiento de cualquier nuevo sistema del correo de voz. Aunque los sistemas del correo de voz no son generalmente difíciles de utilizar, un poco de personal puede requerir uno a uno o aún la cuota adicional. Cuando la evaluación del entrenamiento costó la sección de cualquier cita propuesta de los surtidores del sistema del correo de voz, es importante comprobar que un precio bajo no significa un estándar bajo del entrenamiento del sistema.
7. Entrenamiento adicional.
Es recomendable que usted adquiere un coste para cualquier sesión adicional futura del entrenamiento que se pueda requerir a partir de tiempo al tiempo, pues el personal viene y va para la reinstrucción del personal existente.
8. ¿Debo comprar un sistema más grande del correo de voz?
Hay dos preguntas principales que usted necesita preguntarse para determinarse si o no usted compre un sistema más grande del correo de voz.
Gracias por leer mi artículo
Jason
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Jason Morris es co-autor de los sistemas de teléfono del negocio directos. Una compañía establecida de las comunicaciones, un consejo de ofrecimiento y una puesta en práctica de los sistemas de teléfono del negocio de la alta calidad.
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Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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