Reuniones productivas: cómo hacer que sus reuniones sean más productivas
Hay un secreto simple de reuniones eficaces: establecer una agenda y apegarse a él. El programa impulsa el contenido y los resultados de la reunión y, en su caso, debe reflejar las necesidades de todos los asistentes para que todos tengan un buy-in y un interés en los resultados. Siga estos sencillos pasos para la planificación y ejecución de reuniones y se sorprenderá de lo que puede lograr. Y, sólo en caso de que no todo el mundo en su organización está siguiendo estos pasos para grandes reuniones, he incluido algunas preguntas clave que debe preguntar antes de aceptar cualquier invitación a la reunión? Sí, tienes una opción y se puede decir que no si la adhesión en la reunión no es el más eficaz utilización de su time.Before la MeetingCirculate una agenda. Nunca programar una reunión sin dejar claro a los asistentes cuál es el propósito, el calendario y los resultados de la reunión será. Enviar a cabo un proyecto de programa a todo el mundo que va a asistir. En su caso, solicitar su entrada para perfeccionar, añadir o eliminar elementos del programa. Revisar y volver a enviar el programa definitivo el día antes de la reunión para la planificación de todo el mundo a asistir. De esta manera todo el mundo tiene Aviso del contenido de la reunión, la oportunidad de poner sus propios problemas y los intereses sobre la mesa, y el tiempo de prepare.Phone adelante. Llame a la asistentes a la reunión (o su clave de contacto) el día antes para confirmar la reunión de hora, lugar, número de asistentes (y sus nombres y títulos) y la disponibilidad de los recursos que pueda necesitar para su presentation.Who 's en el cargo? Averigüe quiénes son los que toman las decisiones son? Esto le ayudará a dirigir su atención hacia los jugadores clave, así como para conseguir una sensación para el progreso de la reunión sobre la base de sus aportaciones y responses.During la MeetingStart con el orden del día. Antes de abrir su ordenador portátil o de lanzamiento en su presentación, tome unos minutos para escribir un programa que todos puedan ver. Esto es mucho más apropiado en creativos o de flujo libre salas de reuniones en lugar de en reuniones formales de último minuto adiciones a la orden del día no puede ser en todos los welcomed.Use su pre-agenda de la reunión como una base y dar a la gente la oportunidad de sugerir cualquier tema de las áreas de última hora o refinamientos. Escriba sus respuestas en una pizarra o pedazo de papel pegado a la pared, usando diferentes lápices de colores o las iniciales para indicar que la entrada a la que pertenece la persona. Esto le permite identificar rápidamente lo que es importante para las personas diferentes? y si usted ha identificar los tomadores de decisiones? lo que están particularmente interese Algunas personas pueden ser sorprendido por la oportunidad de contribuir de esta manera, para dar tiempo a la gente a considerar sus responses.Keep preguntar. Tú posible que tenga que seguir preguntando, "¿Hay algo más?" Si todo el mundo dice que no, y usted sospecha que puede haber algo que se ha quedado sin decir, preguntar, "Si había algo más, ¿qué sería?" Esto le da a cualquiera el permiso para pensar lateralmente, a "imaginar" otros elementos que quizá no han pensado, o quería agendas suggest.Hidden. En la mayoría de las reuniones hay muchas agendas? el orden del día establecido y las agendas ocultas de las personas que asisten? ¿qué es lo que ellos quieren salir de la reunión por sí mismos? Es muy sencillo averiguar? apenas hacer la pregunta? "¿Qué otros planes hay para esta reunión? "Alternativamente, podría indicar:" Hay siempre parece ser otra agenda con la mayoría de las reuniones que asisto, hay otra agenda de hoy? "Es importante para saber si hay otros conductores, criterios de decisión o preocupaciones antes de comenzar el local vs meeting.Global. Revisar la agenda global para identificar (estratégica) y locales (específicas) artículos. Tome nota de los cuales pertenecen y abordar estas cuestiones a sus "dueños" de todo el programa meeting.This proceso de fijación puede parecer largo, pero es tan valioso. Establecimiento de programas eficaces para las reuniones muestra que usted valora el tiempo de los asistentes y que usted desea cubrir información y contenido que es relevante para ellos. Una vez que su programa está configurado, puede acelerar la reunión, abordando cada tema, enfocando su presentación sobre los aspectos más importantes para su audiencia y demostrar respeto por sus problemas, preocupaciones y feelings.Check el tiempo. Asegúrese de que siempre se inicia (con independencia de que todo el mundo ha llegado) y terminar las reuniones a tiempo y al comienzo de la reunión confirmar la cantidad de tiempo disponible con los asistentes, "¿Tenemos que hasta la 1.00pm juntos hoy?" Esto da a todos la oportunidad de confirmar su disponibilidad para la duración de la reunión, o para que le avise si que necesitan para salir temprano. Esta información puede ser crucial? que le permite dar prioridad a sus temas para asegurar que pasan el tiempo en temas de derecho, mientras que las personas adecuadas se encuentran todavía en la habitación. Por siempre de partida y terminar a tiempo las personas aprenden qué esperar y hacer un esfuerzo extra para ser también a tiempo, antes que arriesgarse a perderse en el contenido o la vergüenza de entrar en una vez que la reunión ha started.How estás sentimiento? Es importante tener una idea de cómo la gente se siente acerca de la reunión? incluyendo su inversión de tiempo, la anticipación de lo que será discutido o lo que los resultados podrían ser, así como su las preocupaciones sobre las cuestiones que les afectan. Puede lograr esto simplemente con la pregunta "¿Cómo se siente cada uno sobre la reunión de hoy? ¿Existen problemas o preocupaciones?" En los negocios que no siempre tienen tiempo para reconocer los sentimientos que entran en una reunión, pero los sentimientos afectan a la toma de nota making.Take. Asegúrese de que alguien se le ha dado la tarea de redactar las actas, notas, o simplemente grabar los puntos de acción durante la reunión? y asegurarse de que estos se distribuirán sin demora, en un plazo de 24 horas de la reunión es ideal. Si la reunión es bastante informal, incluso podría ser adecuado para fotocopiar el minuto notas como beneficiario de la reunión es la liquidación de y entregar una copia a cada uno antes de salir. Evitar el trabajo adicional de escribir minutos, a menos que sea absolutamente necessary.Questions preguntar antes de aceptar una meetingWhat estamos haciendo? ¿Cuál es la agenda de la reunión? Evitar la pérdida de tiempo las reuniones por no aceptar invitaciones a reuniones que no tienen una clara agenda.Who más viene? Esta pregunta para asegurar que la reunión se ha fijado en el nivel adecuado para usted y que la las personas adecuadas involved.What puedo hacer? Descubre por qué usted está siendo invitado a la reunión. Asegúrese de que hay una buena razón para que usted pueda attend.What tiempo? Ser estricto con el tiempo. Saber a qué hora la reunión es SET para comenzar y terminar. Asegúrese de que está a tiempo y si la reunión parece que va más, que la gente sepa que usted estará dejando en el time.Is acabado asignado es necesario? Cuando sea posible, sólo asisten para su la sección de la agenda. No se siente a través de debates de las reuniones innecesarias en espera de llegar a la parte que se refiere a you.What 's requiere? Averigüe lo que usted necesita para preparar de antemano. Si usted no necesita preparar nada, asegúrese de que está claro por qué su presencia es necessary.Where es? Pida instrucciones claras, incluida la dirección, número de planta y el número de sala de reuniones para evitar perder el tiempo buscando la reunión de lugar de celebración. Si es posible, obtener un número de teléfono de contacto usted puede llamar si hay un retraso o problemas para encontrar el location.Can que teleconferencia? No siempre es necesario estar allí en persona? puede guardar el viaje tiempo y la teleconferencia en su lugar? ¿Qué sigue? Al final de la reunión (o al final de la sección te vas a quedar para) saber cuándo minutos y planes de acción se available.Neen es un experto en productividad mundial: por mirando cómo pasan su tiempo y energía? y en el que centrar su atención? Neen ayuda a las personas a cargo de cohetes de su productividad y rendimiento. Un orador dinámico, autor y entrenador de las empresas, Neen muestra cómo aumenta la productividad puede ayudarle a lograr cosas asombrosas. Con su voz única, sentido del humor y raro sentido común, Neen ofrece una poderosa lección de la productividad. Encuentre más información en
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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