Externalizar o no externalizar
En estos días de recuento restringido y los presupuestos ajustados, la cuestión de si tercerizar o contratar a personal interno es más importante que nunca. Las publicaciones técnicas de la función, sin embargo, vital, está sufriendo más control y también se enfrenta a retos mayores que nunca antes. Las empresas que ya emplean una técnica en el departamento de publicaciones casa están mirando cómo hacer más con menos recursos. Start-ups, sin internas publicaciones técnicas del personal, están luchando con la forma de desarrollar los documentos técnicos en el más rentable Esto sí artículo examina los pros y los contras de confiar la totalidad o parte de las publicaciones técnicas función de proveedores externos. Mediante el examen de un proyecto típico, voy a analizar los costos y también responder a las preguntas acerca de cuándo el personal y que las funciones de internally.Numbers Speak para ThemselvesFor tanto la puesta en marcha y maduro las empresas, las preguntas básicas son: ¿Cuándo tercerizar sus publicaciones técnicas, y cuando usted las publicaciones técnicas del personal interno? No hay respuestas rápidas a estas preguntas, porque hay varias factores a considerar. La parte fácil de la respuesta es simple cálculo de números. La parte más difícil de la respuesta depende de qué tan grande su empresa es, la naturaleza de sus productos / tecnologías, y cómo operar internamente. No puedo dar todas las respuestas para su empresa específica. Sin embargo, a partir de los 19 años de experiencia en la gestión de la función de la documentación técnica, este artículo proporciona un marco para la el análisis y la toma de decisiones en relación à † â € ™ Ã⠀ šÃ, respecto a la contratación externa y / o la dotación de personal de las diferentes funciones vitales para publications.Let técnica 's tomar la parte fácil de la primera ecuación por examinar un caso típico: la empresa X requiere un nuevo conjunto de documentación para una pieza compleja de equipo, por ejemplo una nueva línea de routers de red. El documento se ha asociado con los siguientes requisitos: El documento debe ser completo y listo para ir a la impresora (o se publicarán en la web corporativa) en 14 weeks.The documento será de aproximadamente 200 páginas y contiene cerca de 50 gráficos (una mezcla de representaciones y figuras). Habrá de dos proyectos (inicial y final). edición se llevará a cabo en cada proyecto de revisión (dos ediciones). Un especialista en la producción se desarrollará en la plantilla de personas suite.The necesarios para el proyecto son: Técnico Superior writer.Graphic specialist.If editor.Production artist.Copy estas personas son empleados, el costo de su uso incluye el salario, las prestaciones y otros gastos generales. (Las cifras utilizadas se basan en los sueldos de San Francisco Bay Area, los beneficios y gastos generales. Los promedios nacionales será menor.) Si las mismas funciones que se subcontratan para este proyecto, los costos no están gravados por los beneficios y gastos generales. (Los costos utilizados para los trabajadores contratados en este análisis son promedios, derivado de una serie de costos típicos para cada función. El costo real en cualquier caso específico puede variar.) Costo de la contratación externa en 14-Semana ProjectFunction hora Horas Precio TotalSr. Tech Writer 75 560 42.000 Artista Gráfico 75 150 11.250 Copy Editor 65 68 4420 Especialista en Producción 65 36 2.340 Total de Proyecto - El ahorro de 60.010 dólares en este caso es $ 55.969, cuando se subcontrata el trabajo. Si usted está mirando a 14 valor de la semana de trabajo, el análisis monetario no es convincente en favor de la externalización. Pero, por supuesto, la mayoría de las empresas tienen más de 14 semanas de trabajo de documentación técnica. En promedio, una empresa típica tiene dos o tres versiones de un producto, resultando en dos o tres proyectos (de aproximadamente 14 semanas de duración) por año. Más de un año, entonces, supongamos que una empresa tiene tres proyectos de documentación técnica, que duran alrededor de 14 semanas cada uno (para un total de 42 semanas). Utilizando las mismas cifras que el anterior, vamos a ver el costo anual del uso de mano de obra subcontratada en contra los empleados de la casa. El siguiente cuadro proporciona el coste data.Annual de Outsourcing vs EmployeeEmployee vs Outsourced anual CostEmployee 430.779 dólares Outsourced 180.030 dólares Delta $ 250.749 La razón de la mirada del lugar-que hacen estallar un ahorro de 250.749 dólares es que los contratistas desaparecen entre los puestos de trabajo, y los empleados no. Un buena regla es: Si usted tiene 42 (o más) semanas consecutivas de trabajo, en casa de la dotación de personal es económicamente viable. Si su flujo de trabajo se presenta en ráfagas de actividad, seguido por semanas o meses de baja actividad, Funciones de la externalización sigue siendo la mejor solution.Which debe contar primero? Incluso si usted tiene un flujo bastante constante de las publicaciones técnicas de trabajo, aún queda otra decisión: ¿Qué funciones están mejor personal en casa, y que son los mejores subcontratadas? En cuanto a la muestra 14-proyecto de una semana, el porcentaje de tiempo de cada función se requiere durante ese período de 14 semanas se presenta en el gráfico de below.Percent de tiempo requerido en 14-Semana de Proyecto (560 horas) Función Total de horas Porcentaje de TimeSr. Tech Writer 560 100% Graphic Artist 150 26% Copy Editor 68 12% Especialista en Producción 36 6% Claramente, el escritor es la primera función para el personal interno, el artista gráfico es un distante segundo lugar, y el corrector es el tercero. No está claro si la mayoría de las empresas cada vez se benefician de la dotación de personal especialistas de la producción interna, ya que tan poco de su tiempo se requiere en cualquier project.Now dado vamos a examinar el costo anual de un escritor empleado frente a un escritor de contratación, utilizando el escenario anterior. El escritor contrato estará trabajando durante 42 semanas (tres de 14 proyectos de la semana), y el empleado va a trabajar durante 52 semanas. (Recuerde, las cifras que estamos usando aquí para el empleado son totalmente cargados con beneficios y gastos generales). La tabla a continuación muestra cómo las cifras aumentan el costo up.Annual de los empleados o un contrato WriterEmployee o un contrato anual CostEmployee Writer Writer Writer $ 135.671 Contrato $ 126.000 Delta $ 9.671 Así que a las 42 semanas de trabajo continuo, el costo de contratar a un escritor se convierte en algo comparable a los costes de utilización un escritor de contrato, asumiendo nuestro escenario de la muestra es típica. Usted debe estar absolutamente seguro de que usted tiene que crítica las 42 semanas de trabajo en fila, sin embargo. Si usted contrata a un escritor internos y el flujo de trabajo, entra significativamente por debajo de ese punto de ruptura, que puede ser muy expensive.It es mi experiencia que las empresas muy grandes pueden soportar más de 300 escritores técnicos, con una proporción de cinco o seis artistas y un editor para cada 10 a 15 escritores. Trabajo de producción se contrae a menudo, ni siquiera en el más grande de empresas firms.In donde el flujo de trabajo de publicaciones técnicas es esporádica, la decisión de si el personal interno o subcontratar es un poco más difícil. Con demasiada frecuencia, un ciclo de publicación irregular tiene uno o dos escritores ocupados con el trabajo para tres o cuatro escritores?? Pero sólo por unos meses a la vez. Entre los ciclos, los autores han empleado poco que ver y se encuentran asignados a los equipos de producto haciendo busywork.The mejor solución es determinar el personal mínimo necesario para satisfacer las necesidades de la media de la empresa, a continuación, rellene las horas punta con externalización. Un análisis cuidadoso de la forma en que el tiempo que se subcontratan es desplegado, y por el cual las funciones, le ayudará a determinar cuándo contratar staff.For ejemplo adicional, cuando una empresa tiene un escritor en casa de tiempo completo, pero También utiliza dos escritores contrato, cada uno de los cuales gasta un 50% a 75% de su tiempo al trabajo de esa empresa para el período de un año, es probable que sea hora de traer a otro escritor de personal (suponiendo que la carga de trabajo es estable o en crecimiento). Escritores del contrato se puede utilizar para rellenar si la empresa está en una curva de crecimiento rápido, hasta la necesidad de otro escritor a tiempo completo es evident.Outsourcing Escenarios: Más allá de la NumbersThere son escenarios donde el costo por sí solo no es el factor más importante. Por ejemplo, una razón de peso para elegir la subcontratación en lugar de contratar es la experiencia. En ocasiones, una empresa deberá desarrollar un producto que requiere un escritor con conocimientos especializados y experiencia. El escritor especializado (que pueden cobrar una prima por su experiencia) es necesario para los documentos técnicos de apoyo que un producto o línea de productos, pero el escritor no es necesarios para las líneas de productos principales de la compañía. En este caso, la subcontratación es el único costo-efectiva answer.Another escenario en el que el outsourcing tiene más sentido que la dotación de personal se acercó con un cliente de Oak Hill. Esta nueva empresa tiene una tecnología compleja y única. Gestión rápidamente llegó a la conclusión de que la dotación de personal de un departamento de publicaciones técnicas que requieren los escritores que no sólo eran superiores, pero que había la educación avanzada en el ámbito de las redes ópticas. En resumen, en la casa de la dotación de personal sería prohibitivamente caro, sobre todo porque el flujo de la compañía de publicaciones de trabajo se previó que la intensa para la los tres primeros años, y luego caer bruscamente. Como resultado, esta empresa contrató a cabo todas sus publicaciones técnicas de trabajo y ahorro de US $ 1,5 millones de dólares durante sus tres primeros años de publicaciones de la development.Hire Derecho de la persona para iniciar la JobSome Derecho de empresas cometen el error de pensar que si contratan a un escritor, el escritor puede hacerlo todo?? Escribir, editar, crear plantillas de producción e incluso las ilustraciones, porque, "Todo se hace en las computadoras." Esto pasa por alto el hecho de que los escritores están capacitados para escribir. Ellos no están entrenados en graphics.It 's nunca es una buena idea tener un escritor editar su propio trabajo. Edición de un especialidad en sí misma y requiere de una objetividad que los escritores no pueden tener en la revisión de su propio trabajo. Y tener un personal altamente capacitado y muy bien pagados escritor hacer el trabajo de producción que se podría hacer mucho más costo-efectiva (y mejor) por alguien que se paga a una tasa menor no hace sense.Hiring un escritor entrenado puede tener sentido para una start-up (dependiendo de la carga de trabajo), pero sólo si ese escritor puede ser apoyado por externalización de las otras funciones. (Véase el análisis realizado sobre el porcentaje de tiempo pasa en cada función de un determinado proyecto de documentación técnica.) Hace una buena agencia de Outsourcing EasyAfter la decisión de externalizar es hecho, el siguiente reto es encontrar los recursos adecuados?? algo más fácil decirlo que hacerlo. Se necesita tiempo para localizar, entrevistar, contratar y capacitar a trabajadores con contrato cualificado. Cómo cada contratista de su empresa "Aprobado Distribuidor" lista recoge también time.It 's también es cierto que las publicaciones técnicas es una función crítica, y no es fácil ceder el control sobre ella a un extraño. La tentación de mantener un estrecho control sobre el trabajo a menudo supera el argumento puramente financieros. Es crucial encontrar un proveedor de publicaciones técnicas que pueden trabajar en estrecha colaboración como socio. La asociación con un buen proveedor y no sólo la contratación con un vendedor puede hacer toda la diferencia. Alivia un montón de presión cuando su proveedor de publicaciones técnicas opera como parte de su departamento, puede ser invocada para resolver problemas, y pone los recursos adecuados en el trabajo cuando están needed.There una serie de ventajas a usar una agencia de contrato, además de los ahorros de costes. Los beneficios incluyen:? Ventanilla única. Las agencias tienen una profundidad de recursos que incluye escritores, artistas, diseñadores web, especialistas en producción y más. Las agencias pueden aprovechar esos recursos con rapidez para encontrar a las personas con la cualificación exacta que necesita.? La dotación de personal de velocidad. Contratante con una persona a la vez es no es una opción para muchas empresas. No hay mucho tiempo y papeleo necesario para localizar a las personas adecuadas y lograr que se aprobó como vendedores. Una agencia autorizada puede colocar a los trabajadores sin tener que pasar por muchas cosas de espaguetis burocráticos. Y una buena agencia se asegurará que los contratistas son examinados y calificados.? Seguros. Si usted contrata con una persona que no funciona, debe empezar de nuevo. Si usted tiene subcontratados a través de una agencia, usted puede ir a la agencia y le pedirá que encuentre a alguien más. Una buena agencia también se asegurará de que el trabajo se realiza de acuerdo a las especificaciones, los plazos y el presupuesto.? Reducción de papeleo. En Además de los trámites asociados con la búsqueda y contratación de los contratistas individualmente, hay un costo asociado con la administración financiera (la emisión de órdenes de compra, transformación y pago de facturas). Si usted es la subcontratación a través de una agencia, su empresa emite una orden de compra y paga una factura. La agencia es responsable del cuidado de los contratistas.? Mantenerse en el lado derecho del IRS. Una agencia de buena voluntad asegurar que no hay duda posible sobre si un contratista está siendo tratado como un empleado o un contratista.? Válvula de seguridad. Cuando los aumentos repentinos de la carga de trabajo, su agencia de externalizar rápidamente puede recoger el trabajo extra de colocar a los contratistas que ya están al corriente. Cuando baja la carga de trabajo, la gente en exceso desaparezca y no cuesta nada.? Adaptabilidad. Si su línea de producto o de los cambios tecnológicos, una agencia puede cambiar con ella, el suministro de personal diferente, si es necesario. No es tan fácil de cambiar los empleados permanentes, cuando ya no tener la competencia necesaria para el trabajo. Y re-entrenamiento es caro, sobre todo en términos de pérdida de productivity.The final AnalysisWhether debe externalizar o alquiler no es necesariamente un negro-y-la decisión blanco. Su primer ataque siempre debe ser un análisis de costos. Ejecutar un escenario de ejemplo, como he hecho aquí, y luego examinar los otros factores. En mi experiencia, más allá de la fase inicial, las empresas con la técnica de los proyectos de publicaciones de más éxito han sido los que desplegó una combinación razonable de los empleados y subcontratados contratistas, lo que preparó la empresa y su agencia asociada para ajustar rápidamente el flujo de publicaciones técnicas de trabajo y aumento de decreased.The segundo paso debe ser un cuidadoso análisis de flujo de trabajo. Esto será más difícil para una nueva empresa que no tiene la experiencia interna de publicaciones técnicas. Trate de hablar con un técnico pocas empresas de externalizar las publicaciones para obtener una idea del alcance del trabajo, duración, etc. Si, como una start-up, tiene que trabajar para uno o más empleados de tiempo completo en el futuro inmediato, empezar a buscar. La mayoría de las nuevas empresas no tienen una idea muy clara de lo que puede traer el futuro, y deben considerar la externalización, hasta las proyecciones son proyecciones de flujo de más reliable.Work son mucho más fáciles de determinar en una empresa más madura, que ya cuenta con publicaciones técnicas del personal. El truco es predecir cuando los proyectos se pondrá en marcha y el alcance de cada uno. Un experimentado gerente de publicaciones técnicas tendrá un pequeño problema con esto, pero siempre existe el proyecto de sorpresa?? Que casi siempre es una emergencia. Este factor de en: Si el personal se encuentra en medio de un conjunto de documentación de nuevo, ¿cuánto de una carga adicional que puede absorber antes que las cosas empiezan a fallar? Por último, si usted decide externalizar, la elección de contratistas va a hacer o romper el proyecto. Seleccione una empresa de externalizar el que pueda confiar, con personas que tienen experiencia y probada en el terreno. El costo es de crítica, así que ejecuta los primeros números! Pero más allá de la cuestión del precio, el trabajo debe se realice a tiempo, sobre el presupuesto, sobre las especificaciones y hasta sus estándares de calidad. No se conforme con less.About El Swisher AuthorVal es presidente de Oak Hill Publications, Inc., una de 10 años de documentación técnica de edad
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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