Ανάγκη του συστήματος διαχείρισης εγγράφων (dms)
Η διαχείριση εγγράφων ή η επιχειρηματική διαχείριση πληροφοριών είναι ίσως ένας από το σημαντικότερο των επιχειρηματικών λύσεων που θα παράσχουν μια λύση στις διάφορες απαιτήσεις SOX. Διάφορα τμήματα SOX έχουν άμεση σχέση στον τρόπο με τον οποίο τα ψηφιακά έγγραφα/τα αρχεία της επιχείρησης δημιουργούνται, αναθεωρούνται, εγκρίνονται, αποθηκεύονται, ανακτώνται, μεταφέρονται, και καταστρέφονται.
Διαχείριση γνώσης: Έγγραφο & διαχείριση αρχείων
Οι εκτιμήσεις έχουν γίνει υπολογίζοντας ότι ένα σημαντικά μεγάλο ποσοστό (μερικοί λένε, περισσότερο από 70%) των εγγράφων που είναι κύριων από μια επιχείρηση είναι σε ψηφιακή μορφή και να μην δει ποτέ στο αντίγραφο σε χαρτί.
Σύμφωνα με το συντάκτη Gartner - μέσα - κύριος James Lundy: Η διαχείριση αρχείων θα γίνει ένα κορυφαίο ζήτημα 10 για πολύ CIOs στο ερχόμενο έτος.
Παρακάτω, θα συζητήσουμε τα διάφορα τμήματα SOX με τα οποία μια διοικητική λύση εγγράφων να βοηθήσει στη συμμόρφωση.
Τμήματα SOX:
Παράγραφος 302: Σύμφωνα με την παράγραφο 302, το CEO και το CFO πρέπει προσωπικά να πιστοποιήσουν τις οικονομικές δηλώσεις και τις κοινοποιήσεις που γίνονται από την επιχείρηση στην αυθεντικότητα και την ακρίβεια. Αυτό απαιτεί ένα σύστημα στη θέση που θα καταστήσει το CEO και το CFO βέβαια ότι όλες οι κοινοποιήσεις ότι η επιχείρηση κάνει είναι ακριβείς και αυθεντικές. Αυτό μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:
Κάποια είναι να αριθμός-κατεβαστεί η ευθύνη του CEO και του CFO στα χαμηλότερα διοικητικά επίπεδα και στην απάντηση ανηφορική sign-offs από τα χαμηλότερα διοικητικά επίπεδα σε όλα τα έγγραφα που είναι εισαγωγές στις αρχειοθετήσεις επιχείρησης.
Ο δεύτερος πρόκειται να σχεδιάσει τις περιεκτικές επιχειρησιακές διαδικασίες που παράγουν τις αρχειοθετήσεις επιχείρησης. Οι επιχειρησιακές διαδικασίες θα σχεδιαστούν κατά τρόπο πολύ αυστηρό για να συμμορφωθούν με όλες τις παροχές και την κατάλληλη εφαρμογή και η κατάρτιση όλου του προσωπικού σχετικού με τις επιχειρησιακές διαδικασίες θα παρεχθεί και θα εξεταστεί σε περιοδική βάση. Περαιτέρω, οι επιχειρησιακές διαδικασίες οι ίδιοι θα είναι ανοικτές στους αυστηρούς εσωτερικούς λογιστικούς ελέγχους που θα πραγματοποιηθούν από καιρό σε καιρό.
Το ένα, ή ένας συνδυασμός και των δύο αυτών των πρακτικών θα προχωρήσει αρκετά προς την εξασφάλιση κατάλληλης συμμόρφωσης.
Και για τις δύο αυτές τις επιλογές είναι σαφές ότι ένα ισχυρό enterprise-wide σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα αποτελέσει τη βάση στην οποία η συμμόρφωση θα πραγματοποιηθεί πραγματικά. Στην πρώτη περίπτωση, sign-offs μπορούν να διαμορφωθούν χρησιμοποιώντας μια ενότητα ροής της δουλειάς του συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Στη δεύτερη περίπτωση, η ίδια η επιχειρησιακή διαδικασία θα διαμορφωθεί στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων και όλα τα σχετικά έγγραφα υποστήριξης ή εισαγωγής επίσης θα είναι μέρος DMS και κατάλληλης της υπαγωγής και η σύνδεση θα γίνει μεταξύ των επίσημοι αρχειοθετώντας επιχείρησης και όλων εγγράφων εισαγωγής με την.
Δεδομένου ότι η απόδειξη των αρχείων που υποστηρίζουν την τελική επιχείρηση financials-όπως αρχειοθετημένη ή εκ:θέτω-εσύ είναι σημαντική να αρχειοθετήσει όλα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, να υπερέχουν τα φύλλα, τα στιγμιαία μηνύματα ή άλλα επικοινωνίες και έγγραφα που ανταλλάχθηκαν που οδήγησε σε μια τελική επικυρωμένη αρχειοθέτηση από το CEO και το CFO. Αυτό θα προστατεύσει την αξίωση του CxO ότι όλες οι οικονομικές εκθέσεις είναι αληθινές στη γνώση τους και η δέουσα επιμέλεια πραγματοποιήθηκε πρίν πιστοποιεί τις εκθέσεις.
Παράγραφος 404: Το CEO και το CFO πρέπει να παρέχουν μια έκθεση που αξιολογεί και που πιστοποιεί ότι οι «εσωτερικοί έλεγχοι» έχουν αξιολογηθεί και λειτουργούν το πρόστιμο ή ότι υπάρχουν αδυναμίες και η κατάλληλη ενέργεια λαμβάνεται. Η συμμόρφωση με αυτήν την απαίτηση είναι ένα από τα δυσκολότερα μέρη SOX και απαιτεί ότι ένα σύνολο γυρίζει των ανθρώπων, των διαδικασιών και των τεχνολογιών. Εντούτοις, DMS έχει έναν σημαντικό ρόλο που διαδραματίζει σε αυτό.
Όλα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία και τα συνημμένα έγγραφα στη χρονολογική ακολουθία θα πρέπει να αρχειοθετηθούν με σκοπό την παρουσίαση αποδείξεων ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι κατάλληλοι. Ιδανικά, μια ενότητα ροής της δουλειάς θα παράσχει την προστιθέμενη διαβεβαίωση ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι εφαρμόζονται.
Παράγραφος 103: απαιτεί τα έγγραφα για μια περίοδο 7 ετών για τις επιχειρήσεις λογιστικού ελέγχου. Η επιχείρηση που ελέγχεται θα ήθελε φυσικά να ξαναδιπλώσει την τεκμηρίωση για να φρουρήσει ενάντια σε οποιοδήποτε απόκλιση ή miscommunication ή την κακοδιαχείριση. Επίσης ένα άλλο μέρος της πράξης απαιτεί
Παράγραφος 409: απαιτεί τη near-real-time υποβολή έκθεσης όλος υλικός γεγονός-είτε εσωτερικός ή εξωτερικός στους επενδυτές και τους ρυθμιστικούς οργανισμούς. Αυτό μπορεί να ολοκληρωθεί με τη χρησιμοποίηση ενός ενιαίου enterprise-wide συστήματος διαχείρισης εγγράφων με τις κατάλληλες «επιφυλακές» και τις ανακοινώσεις και τη ροή της δουλειάς που διαμορφώνονται σύμφωνα με το σχέδιο των συμμόρφωση-βασισμένων επιχειρησιακών διαδικασιών. Αυτό το σύστημα θα σιγουρευόταν ότι όλη η σχετική πληροφορία αναμεταδίδεται αμέσως στην κορυφαία διαχείριση (CEO και CFO) και την επιτροπή και τους συμβούλους συμμόρφωσης με τις ελάχιστες καθυστερήσεις και τη λανθάνουσα κατάσταση. DMS παρέχει τις κατάλληλες ικανότητες στους συμβούλους συμμόρφωσης να μια σύσταση (μέσα στο ορισμένο χρονικό πλαίσιο) που συνδέεται με κάθε επιφυλακή και να κλιμακωθούν οι εκθέσεις στο CxOs με τις κατάλληλες συστάσεις. Το CxOs μπορεί έπειτα να αποφασίσει εάν αξίζει την κοινοποίηση κάτω από την πράξη συμμόρφωσης βασισμένη στις συστάσεις της Επιτροπής ή των συμβούλων συμμόρφωσής τους.
Παράγραφος 802: επιτρέπει τα εγκληματικά penlties για δραστηριότητες εσκεμμένα να αλλάξει, καταστροφής, απόκρυψης και του άλλου, όπως η εισαγωγή των ψεύτικων αρχείων, σχετικών με την παρακώλυση ή τον επηρεασμό μιας τρέχουσας ή ενδεχομένως επερχόμενης έρευνας από μια Ομοσπονδιακή Υπηρεσία. Αυτό θα απαιτούσε το κράτημα όλων των εγγράφων σε ένα ασφαλές σύστημα όπου απολύτως κανένας στην επιχείρηση δεν μπορεί να τα αλλάξει μόλις οριστικοποιηθούν. Επίσης αυτό απαιτεί μια επίσημη πολιτική διατήρησης και καταστροφής εγγράφων που υιοθετείται αυστηρά (στην πραγματικότητα, μπορεί να αποδειχθεί για να υιοθετηθεί) και που περιλαμβάνει να σιγουρευτεί ότι κανένα έγγραφο που οποιαδήποτε διεξάγουσα ανακρίσεης αντιπροσωπεία θα απαιτούσε δεν καταστρέφεται ή διαγράφεται. Το Furhter, η πράξη απαιτεί ότι μόλις έρχεται η επιχείρηση να ξέρει για μια πιθανή έρευνα όλα τα έγγραφα που αναφέρονται ή κάπως germane σε εκείνη την έρευνα διατάζεται αμέσως ακατάλυτος σε ή αναλλοίωτος με την καθένας-συμπερίληψη του CxOs της επιχείρησης. Αυτό το καθιστά σημαντικό ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα με το creat!
ing και δεχόμενος «τις επιφυλακές» από το νομικό τμήμα της επιχείρησης για οποιεσδήποτε τρέχουσες ή επερχόμενες πιθανές έρευνες και κατά συνέπεια άμεσες πληροφορίες «επικάλυψη με θολωτή κατασκευή» όλων των σχετικών εγγράφων. Αυτό το χαρακτηριστικό γνώρισμα θα εξασφαλίσει συμμόρφωση με αυτό το ιδιαίτερο τμήμα και θα σώσει ένα πιθανό όρος φυλακής και μεγάλους νομισματικούς έναν λεπτό και φυσικά μια απώλεια αξιοπιστίας.
Αυτό το τμήμα έχει ισχυρή σχέση αρχεία ή διοικητική πολιτική εγγράφων μιας επιχείρησης. Η επιχείρηση πρέπει να αναπτύξει μια κατάλληλη διοικητική πολιτική εγγράφων και να εμμείνει σε την κατά τρόπο έγκαιρο και αυστηρό. Εάν αυτό δεν γίνεται, η επιχείρηση εκτίθεται στις αυστηρές δαπάνες και τη ζημία από την άποψη της παροχής των εγγράφων στα εχθρικά συμβαλλόμενα μέρη στη «προδικάσιμη ανακάλυψη» - η νομική διαδικασία όλα τα σχετικά έγγραφα στο αντιτιθέμενο συμβαλλόμενο μέρος σε ένα νομικό κοστούμι. Αυτό εκθέτει επίσης την επιχείρηση στις κατηγορίες του κρυψίματος ή της καταστροφής σχετικής έγγραφο-εάν γίνονται σε έναν πιό πρόσφατο στάδιο-ακόμα και πριν από οποιεσδήποτε νομικές διαδικασίες αρχίζουν ενάντια στα επιχείρηση-enron-σχετικά έγγραφα Λα αρθούρος Andersen's.
Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων παρέχουν διάφορα οφέλη στην επιχείρηση. Δεδομένου ότι ένα σύστημα ΙΤ είναι μια επιχειρησιακή διαδικασία που παγώνει σε μια ιδιαίτερη εφαρμογή λογισμικού και υλικού, αποδεικνύει ότι η ιδιαίτερη επιχειρησιακή διαδικασία συνειδητά και επιμελώς υιοθετείται. Στη χειρότερη περίπτωση, αυτό αποδεικνύει ότι η συμμόρφωση ακολουθείται στο πνεύμα. Τώρα εάν η συμμόρφωση ακολουθείται με μορφή μπορεί να ανακαλυφθεί από τα αποτελέσματα του ιδιαίτερου συστήματος και επίσης από τους λογιστικούς ελέγχους από την στα διάφορα στάδια της επιχειρησιακής διαδικασίας. Η ικανότητα να ακολουθηθεί μια διαδρομή του ελέγχου σε όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται ή που υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω του είναι εξαιρετικά χρήσιμη στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων συμμόρφωσης και επίσης στη συμμόρφωση παρουσιάσεων αποδείξεων σε ένα προχωρημένο στάδιο. Η ικανότητα να δημιουργηθούν οι ροές της δουλειάς δημιουργεί αυτόματα τις ελέγξιμες πορείες διαδικασίας.
DMS κάνει επίσης πιθανός να έχει πρόσβαση σε οποιαδήποτε έγγραφα σε οποιοδήποτε σημείο του χρόνου με τη σχετική ευκολία. Ενεργεί επίσης ως συγκεντρωμένη αποθήκευση των εγγράφων (και δομημένος και μη δομημένος). Όλα τα δημόσια αποκαλυπτόμενα έγγραφα μπορούν να κλειδωθούν στην τελική μορφή ως εικόνες και δεν μπορούν να πειραχτούν αργότερα. Αυτοί μπορούν να αποθηκευτούν και να διαγραφούν σύμφωνα με τα προγράμματα των διάφορων ρυθμιστικών και πράξεων συμμόρφωσης της κυβέρνησης. Το έγγραφο και οι πληροφορίες που είναι υποτιθέμενες για να είναι για την περιορισμένη κατανάλωση σε το ανώτερο διοικητικό επίπεδο μπορούν επίσης να καλυφθούν αυστηρά και οι εσωτερικοί έλεγχοι σε αυτούς μπορούν να επιβληθούν αυστηρά. Με την πρώτη ευκαιρία τα έγγραφα μπορούν «να δημοσιευθούν».
Whistleblower: Για αυτό το τμήμα της πράξης, είναι σημαντικό ότι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων παρέχεται για να καταγράψει όλο το whistleblower επικοινωνία-απολύτως ασφαλώς όπου κανένα αναρμόδιο προσωπικό δεν μπορεί να είναι σε θέση να έχει πρόσβαση αυτός-και να αποθηκεύσει σε όλες τις επικοινωνίες.
Μια έμμεση απαίτηση για τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση είναι με σκοπό την αποθήκευση των εγγράφων σχετικών με τις πολιτικές επιχειρηματικής συμμόρφωσης, τις αναπροσαρμογές τους, τις τροποποιήσεις, τις πολιτικές εσωτερικού ελέγχου της επιχείρησης και άλλα έγγραφα παρόμοιας φύσης εκείνη η βοήθεια στην παρουσίαση αποδείξεων που η συμμόρφωση επεξεργάζεται στην επιχείρηση.
Η επιχείρηση πρέπει να κάνει τις πολιτικές για τις ακόλουθες πτυχές των εγγράφων:
Δημιουργία Εγκρίσεις Έκδοση Διατήρηση Πρόσβαση Διανομή Κύκλος της ζωής
Αυτή η πολιτική θα βοηθήσει στην εφαρμογή των αντιφατικών απαιτήσεων της διατήρησης εγγράφων για λόγους συμμόρφωσης και της διαγραφής εγγράφων για τη μείωση του κόστους της διατήρησης εγγράφων και τη βελτίωση της λειτουργικής αποδοτικότητας.
Το αρχικό βήμα είναι να καθοριστεί η πολιτική διατήρησης εγγράφων. Το δεύτερο βήμα είναι να ερευνηθούν τα υπάρχοντα συστήματα διαχείρισης εγγράφων σε ισχύ στην επιχείρηση και το τρίτο βήμα είναι να δημιουργηθεί ένα κατάλληλο σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Έχετε μια συγκεντρωμένη αποθήκευση των εγγράφων.
Έχετε μια δομημένη και ιεραρχική αρχιτεκτονική
Έχετε την ασφάλεια & το έλεγχο προσπέλασης
*A εκθέστε το σύστημα διανομής ή τη διαχείριση εγγράφων & το σύστημα ροής της δουλειάς θα καταβάλει αυτό στο CEO και το CFO μέσα στο ορισμένο χρονικό πλαίσιο και θα τους επιτρέψει αρκετό χρόνο να κρίνει τελικές τους την κατάσταση.
Τέλος, ένα σύστημα διανομής δημόσια πληροφορίας πρέπει να υπάρξει για να καταβάλει γρήγορα αυτό πληροφορία-εάν κριθείς σημαντικός από το CEO & cFO-στους επενδυτές & άλλες αρμόδιων αρχές συμμετόχων ή που ορίζονται από SOX.
Συντάκτης: Ο Δρ Vikas V. Gupta.
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: ceo@inkorus.com
http://www.inkorus.com
www.istrat.co.in
www.gemolap.com
www.internetsrus.com
www.real-estate-web-software.com
Περίπου ο συντάκτης
Ο Δρ Gupta είναι ο ιδρυτής & ο Πρόεδρος Istrat. Είναι ένα B.Tech από IIT, Βομβάη & έκανε το M.S. του (εφαρμοσμένη μηχανική) & τη διδακτορία στην επιστήμη εφαρμοσμένης μηχανικής (Ph.D.) από το Πανεπιστήμιο της Κολούμπια, Νέα Υόρκη. Μετά από τη διδακτορία του έχει εργαστεί στο Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνιας, Irvine ως ερευνητικό επιστήμονα και ως Asst. Ο καθ. σε IIT Kharagpur.
Είναι αρμόδιος για τον καθορισμό της στρατηγικής και της κατεύθυνσης της επιχείρησης και φροντίζει τη στρατηγική και την εκτέλεση της στρατηγικής. Παρέχει μια σφαιρική προοπτική στην επιχείρηση και παρέχει σε μια γέφυρα μεταξύ των ινδικών πόρων ΤΠ, συμπεριλαμβανομένου του ταλέντου και των προϊόντων, και τους σφαιρικούς πελάτες τις απαιτήσεις ΤΠ. Παρέχει στο ινδικό ταλέντο ΤΠ μια κατανόηση των παραμέτρων σημαντικών στο σφαιρικό πελάτη (συγκεκριμένα, ποιότητα, αξιοπιστία και παράδοση, εκτός από το κόστος). Ομοίως παρέχει στους σφαιρικούς πελάτες μια κατανόηση του εύρους & του βάθους της πείρας του ινδικού εργατικού δυναμικού ΤΠ (συγκεκριμένα, πείρα αρχιτεκτονικής & σχεδίου, πείρα ανάπτυξης προϊόντος & διαχείρισης του προγράμματος και λειτουργική πείρα των επιχειρησιακών διαδικασιών των διάφορων τομέων της βιομηχανίας, εκτός από το ταλέντο προγραμματισμού χαμηλότερου κόστους).
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
