Ο χρόνος είναι στην πλευρά σας; τον διαχειριστείτε σοφά
Πώς διαχειρίζεστε το χρόνο σας; Ή είναι η πιό κατάλληλη ερώτηση εσείς σας επιθυμεί που υπάρχετε καλύτερες δεξιότητες χρονικής διαχείρισης; Έχω τους πελάτες και τους φίλους που στηρίζονται σε όλα από τα νομικά μαξιλάρια στα λαμπρά χρωματισμένα κολλώδη σημειωματάρια για να διαχειριστούν το χρόνο και τους διορισμούς τους; σχεδόν όλα στη ζωή τους. Δεν καταλαβαίνω γιατί μερικοί λαοί δίνουν έτσι λίγη σημασία σε κάτι τόσο σημαντικό όσο και τη χρονική διαχείριση!
Σαν επαγγελματικό εικονικό βοηθό, έχω τους πολυάριθμους πελάτες και τους στόχους που πρέπει να ολοκληρώσω κάθε ημέρα. Έχω επίσης μια ταραχώδη προσωπική ζωή, πλήρη των οικογενειακών ευθυνών και των χόμπι μου. Η οργάνωση του χρόνου μου είναι κρίσιμη στην επιτυχία μου και για τη διατήρηση της λογικότητάς μου.
Υποβληθείς για την ευχαρίστηση ανάγνωσής σας, και για να ενισχύσουν τον εγκέφαλό σας, είναι μερικές από τις άκρες μου για αποτελεσματικά και αποδοτικά διαχειριζόμενο έναν από τους πολυτιμότερους πόρους σας: χρόνος.
Καθορίστε ποιο καλύτερο εργασιών για σας
Είμαστε όλοι διαφορετικοί στους σεβασμούς στη χρονική διαχείριση -- ποιες εργασίες για σας μπορούν να μην ταιριάξουν με ή το ύφος μου. Είστε συνεχώς πηγαίνετε και ανάγκη το ημερολόγιό σας στα άκρα δακτύλου σας; Ή, προτιμάτε να κρατήσετε ένα ημερολόγιο εγγράφου; Απρόθυμοι υπολογιστές και όλος αυτοί να αντιπροσωπεύσει, ή είστε ο έτσι συνδεμένος με καλώδιο Edison θα ήσαστε ζηλότυποι; Ο,τιδήποτε εργαλεία επιλέγετε να περιλάβετε στο οπλοστάσιό σας, εξασφαλίστε είναι εργαλεία θα χρησιμοποιήσετε με συνέπεια.
Οι δομικές μονάδες της καλύτερης χρονικής διαχείρισης
Τα εργαλεία χρονικής διαχείρισής μου είναι η Microsoft OutlookΓ?Ζ'Γʼβ"¬ΕʽΓ?β??Γ"Β® και εμπιστευτικό PDA μου. Η προοπτική εξυπηρετεί όλο το διορισμό, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου και να αναθέσει τις ανάγκες σε μια εύχρηστη συσκευασία.
Δύο από τα αγαπημένα εργαλεία προοπτικής μου είναι οι κατηγορίες και τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα ετικετών. Οι κατηγορίες επιτρέπουν σε με για να ταξινομήσουν τα ημερολογιακούς στοιχεία και τους στόχους μου με ποικίλους τρόπους, όπως οι πελάτες, τους πιθανούς πελάτες, προσωπικούς, και ούτω καθ'εξής. Επιπλέον, μπορείτε επίσης προηγμένος βρίσκετε τις κατηγορίες (αναζήτησης), έτσι όχι άλλος σπαταλημένος χρόνος που ψάχνει έναν ημερολογιακό διορισμό ή μια είσοδο περιοδικών για έναν ιδιαίτερο πελάτη.
Αντίθετα από το φαινομενικά απεριόριστο αριθμό κατηγοριών που μπορείτε οργάνωση, περιορίζεστε σε δέκα (10) ετικέτες (τουλάχιστον στην έκδοση του 2002). Οι ετικέτες σας επιτρέπουν στον κώδικα χρώματος το ημερολόγιό σας έτσι ξέρετε σε μια ματιά που τα στοιχεία είναι προσωπικής φύσης, και που είναι πελάτης σχετικός.
Η συνέπεια είναι το κλειδί
Ο,τιδήποτε σύστημα έχετε σε ισχύ ή θεωρείτε για να εφαρμόσετε, το βασικό σημείο που θυμάται είναι συνέπεια. Ακολουθήστε τις ίδιες διαδικασίες κάθε μια και κάθε φορά, σίγουρα. Εξασφαλίστε ότι βάζετε τις καλές συνήθειες στο παιχνίδι και σημαντικότερος, ακολουθήστε εκείνες τις καλές συνήθειες!
Όταν δημιουργώ τους νέους διορισμούς ή τους στόχους, χρησιμοποιώ τους πρώτους-πρώτους χαρακτήρες για να καθορίσω το "ιδιοκτήτη" (πελάτης ή ο ίδιος) εκείνου του διορισμού ή στόχου. Παραδείγματος χάριν, κατά δημιουργία των στοιχείων για τον πελάτη Tom Smith, τη θα προλογίσω όλα τα στοιχεία με TSMITH. Κατά έρευνα για τα στοιχεία για τον Tom, την ξέρω εάν ψάχνω για "TSMITH" που έχω πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία σχετικά με αυτόν τον πελάτη. Θα εφαρμόσω επίσης μια ετικέτα στους διορισμούς μου, όπως TeleCon, PCI (πιθανή συνέντευξη πελατών), ή προσωπικός.
Γεμίζω όλες τις συναντήσεις με έναν 15-μικρό απομονωτή σε κάθε πλευρά. Σχεδιάζω επίσης τα σπασίματα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας μου.
Οι πελάτες μου εκτιμούν ότι κάθε Δευτέρα απελευθερώνω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σχεδίου "του Lori μου", μια συνοπτική σημείωση που ειδοποιεί τους πελάτες μου όταν θα είμαι από το γραφείο για εκείνη την εβδομάδα. Παραδείγματος χάριν, όλοι οι πελάτες μου ξέρουν ότι είμαι μέλος της εκδοτικής ομάδας για ένα γνωστό eZine και ξέρουν ότι εκτός αν είναι μια έκτακτη ανάγκη, δεν είμαι διαθέσιμος κατά τη διάρκεια αυτής της συνεδρίασης.
Όταν παίρνω συνέντευξη από τους πιθανούς πελάτες, τους οικότροφους και τους προμηθευτές, κρατώ τις λεπτομερείς σημειώσεις συνομιλίας στον τομέα υπομνημάτων για εκείνη την επαφή. Χρονολογώ όλες τις τηλεφωνικές συνομιλίες και εφαρμόζω την κωδικοποίηση χρώματος (χρωματισμός πηγών) σε κάθε συνομιλία. Όλες οι συνεντεύξεις τηρούνται 30 λεπτά; καμία εξαίρεση. Το χρονόμετρο υπολογιστών γραφείου μου με βοηθά να παρακολουθήσω του χρόνου, και ηχεί ένα αρχείο WAV κέρατων. όταν είναι χρόνος να τελειωθεί η συνέντευξη.
Εάν πρέπει να ακολουθήσω με κάποιο, δημιουργώ αμέσως έναν διορισμό, που εφαρμόζει τις κατηγορίες και μια ετικέτα, και επισυνάπτω οποιαδήποτε απαραίτητα εξωτερικά έγγραφα (Word, Excel, κ.λπ.). Για τους ημερολογιακούς διορισμούς, παρακολουθώ επίσης του αριθμού χρόνων που έχω προσπαθήσει να έρθω σε επαφή με εκείνο το πρόσωπο. Παράδειγμα: Για τον προμηθευτή Lisa Andrews, θα προλογίσω τη συνάντηση με το Λα (2), όπου το παρενθετικό (2) σημαίνει ότι αυτό είναι η δεύτερη προσπάθειά μου να έρθω σε επαφή με Lisa. Επιτρέπω ένα μέγιστο τριών προσπαθειών συνέχειας; καμία εξαίρεση. Η χάραξη των ανθρώπων είναι κάτω ένα χάσιμο του χρόνου μου -- χρόνος που θα προτιμούσα να ξοδεψω την παραγωγή των χρημάτων και τη διεύθυνση μιας επιχείρησής μου.
Κάνετε την κλήση
PET Peeve: Λαοί που με καλούν και δεν έχουν καμία ένδειξη τι θέλουν να πουν. Ήμουν γνωστός για να κλείνω το τηλέφωνο σε τέτοιες περιπτώσεις, έτσι εξασφαλίστε ότι δεν κάνετε το ίδιο λάθος!
Μερικοί βασικοί κανόνες της εθιμοτυπίας ακολουθούν:
1. Ειρήνη & ήρεμος κανόνας η ημέρα, ειδικά εάν κάνετε μια επιχείρηση να καλέσει. Εάν τα κατσίκια ή ο σύζυγός σας είναι κατ' οίκον, κλείστε την πόρτα στο γραφείο σας. Εάν εκεί ένα μεγάλο ποσό κυκλοφορίας οδών, πηγαίνει σε ένα εσωτερικό δωμάτιο στο σπίτι σας, όσο το δυνατόν πιό μακριά μακρυά από το θόρυβο. Δεν θέλετε να φωνάξετε άνω του DIN αντ' αυτού, κάνετε το DIN να εξαφανιστεί.
2. Ξέρτε τι πρόκειται να πείτε! Έχω συμβουλεψει τους πολυάριθμους πελάτες για να έχω είτε μια κάρτα δεικτών είτε ένα φύλλο του εγγράφου με τα σημεία σφαιρών αυτού που θέλουν να πουν. Κάτι παρόμοιο; στον ημερολογιακό διορισμό για το τηλεφώνημα, περιλαμβάνω τα σημεία σφαιρών στον τομέα υπομνημάτων και κάνω τις σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνομιλίας.
3. Τον κρατήστε συνοπτικό. Θίξτε το θέμα σας, φτάστε κάτω στην επιχείρηση και λικνίστε και κυλήστε.
4. Να είστε εγκαίρως. Έχετε το σεβασμό του προσώπου που είστε έτοιμος να καλέσετε. Το They've έθεσε κατά μέρος τον πολύτιμο χρόνο να μιλήσει σε σας.
Έχετε συντάξει τον κατάλογό σας, τώρα έλεγχος αυτό τη 2$α φορά
Περάστε λεπτά στο τέλος της ημέρας σας για να αναθεωρήσετε το αυριανό ημερολόγιο. Να κάνει έτσι θα σας πάρει προετοιμασμένους για το αύριο και θα πηδήσει να αρχίσει τη μνήμη σας εάν ξεχάσατε να κάνετε κάτι. Έχετε οποιαδήποτε fax περιμένοντας ακόμα να βγείτε; Θυμηθήκατε να καλέσετε τον εκτυπωτή και ΕΝΤΑΞΕΙ η απόδειξη; Οποιαδήποτε prep εργασία εσείς πρέπει να κάνει για το αύριο; Πάρτε πέντε λεπτά, αναθεωρήστε το ημερολόγιό σας και για να κάνει τον κατάλογο και να ολοκληρώσει έπειτα οποιαδήποτε τελευταία μικρή εργασία.
Είναι όλος ο συγγενής; Καλά, οι συγγενείς σας σκέφτονται έτσι
Ξέρω πολλούς ανθρώπους που σπίτι-έχουν βασίσει τις επιχειρήσεις και τουλάχιστον 75% τους δεν έχουν μια "οικογενειακή πολιτική" σε ισχύ. Πώς μπορείτε να εργαστείτε αποτελεσματικά από το σπίτι εάν οι φίλες σας σας καλούν όλη την ώρα, και εάν ο θείος Joe σταματά από αρκετές φορές ημερησίως; Απάντηση: Δεν μπορείτε. Τι κάνετε; Ενημερώστε την οικογένεια και τους στενούς φίλους σας ότι εκτός αν είναι μια τρομερή έκτακτη ανάγκη, η οικογενειακές ψιλοκουβέντα και οι επισκέψεις πρέπει να περιοριστούν στο ελάχιστο. Από τη μεριά σας, πρέπει να εξασφαλίσετε ότι καλείτε τον μπαμπά σας στο τέλος της ημέρας που ελέγχει μέσα, και που λέει στη φίλη σας Lisa ότι ναι, μπορείτε να έχετε το μεσημεριανό γεύμα με την την Πέμπτη. Είναι όλο για την ισορροπία: εργασία μερών, παιχνίδι μερών. Πάρα πολύ των πρώτων θα σας καταστήσει τρελλούς!
"Καμία" δεν είναι μια τέσσερα επιστολή Word (υπότιτλος: ακόμα κι αν ήταν, πρέπει ακόμα να το εκφράσετε τώρα και έπειτα)
Πέστε αυτό έξω δυνατό, "είναι εντάξει για με για να πει το αριθ.." Εκείνη η αίσθηση δεν βελτιώνει; Σημαντικότεροι, τον θεωρείτε;
Μην επιτρέψτε την αναβλητικότητα ή τις καλές προθέσεις άλλες να καταπατήσει επάνω στο χρόνο σας. Εάν δεν έχετε το χρόνο να χειριστείτε σήμερα έναν στόχο, να είστε τίμιος και πέστε έτσι. Προσφέρετε τις εναλλακτικές ημερομηνίες και οι χρόνοι όταν είστε διαθέσιμοι, εξασφαλίζοντας εσείς χαρακτηρίζουν αυτούς τους χρόνους τόσο "μη διαθέσιμουσ" στο ημερολόγιό σας έτσι δεν κρατάτε άλλους διορισμούς κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Θυμηθείτε, ο χρόνος είναι χρήματα. Μάθετε πώς να οργανώσει και να διαχειριστεί το χρόνο σας -- θα είστε ευτυχείς ότϊ
Πνευματικά δικαιώματα 2005 Lori Νταίηβις. Τα δικαιώματα που διατηρούνται όλα.
Το Lori Νταίηβις είναι διευθυντής του μέλλοντος στους εικονικούς βοηθούς του Νταίηβις, μια νέα Υόρκη-βασισμένη εταιρία VA. Για να μάθετε περισσότεροι για Lori και DavisVA, παρακαλώ επισκεφτείτε http://www.davisva.com και http://loridavis.typepad.com/davisva/. Μπορείτε να έρθετε σε επαφή με Lori σε 917.319.8224 και μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε lori@davisva.com.
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
