30 άκρες για τον περιορισμό των δαπανών συνεδρίασης στο ελάχιστο
Τα χρήματα κάνουν τον κόσμο να πάει "κύκλος. Και όταν τον προγραμματισμό συνεδρίασης, τα χρήματα μπορούν πιθανώς να σας πάρουν οποιο δήποτε θέλετε. Εντούτοις, λίγοι αρμόδιοι για το σχεδιασμό γεγονότος έχουν την πολυτέλεια ενός απεριόριστου προϋπολογισμού. Ο προϊστάμενός σας μπορεί να επιθυμήσει να πιει τη σαμπάνια σε έναν προϋπολογισμό μπύρας. Με άλλα λόγια, η προσοχή εσείς για να ξοδεψει λιγότεροι, αλλά αναμένει τα θαύματα συγχρόνως.
Η προετοιμασία και η διαχείριση ενός ρεαλιστικού προϋπολογισμού είναι σοβαρή επιχείρηση, αλλά για να σημειώσουν τα "μεγάλα κύρια" σημεία που πρέπει επίσης να είστε ένα savvy aficionado διαπραγματευτών και έκπτωσης. Για να σας βοηθήσει στο δρόμο σας, είναι εδώ 30 άκρες σε ποικίλες διαφορετικές περιοχές για να κρατήσει τις δαπάνες συνεδρίασής σας σε ένα ελάχιστο χωρίς απώλεια της ποιότητας που προσπαθείτε για.
1. Κρατήστε τον προϋπολογισμό σας εύκαμπτο. Προετοιμάζεται για να ενσωματώσει μια πιθανότητα 10 τοις εκατό στο συνολικό προϋπολογισμό σας για να φροντίσει οποιεσδήποτε απροσδόκητες δαπάνες και έκτακτες ανάγκες. Οι απρόβλεπτες ή αγνοημένες δαπάνες όπως, υπερωρίες, οι ολονύκτιες αποστολές, οι προσωρινές σύνδεση σταθμών τηλεφώνων και υπολογιστών ή οι αντικαταστάσεις ομιλητών θα μπορούσαν να ανεβάσουν στα ύψη τον προϋπολογισμό σας.
2. Ελέγξτε όλα τα τιμολόγια. Εξετάστε τίποτα στα τιμολόγιά σας που δεν υπολογίζει ενάντια στη γραπτή αναφορά. Διερευνήστε τα τιμολόγιά σας ξενοδοχείων/δυνατότητας και τροφίμων και ποτών ενώ επιτόπιος. Να εξαφανίσει τις αποκλίσεις είναι προσωπικά πολύ ευκολότερη απ'ό,τι πέρα από το τηλέφωνο.
3. Έγκριση ορίου. Μόνο ένας επίλεκτος λίγοι πρέπει να έχει την εξουσία για να χρεώσει τα στοιχεία στον κύριο απολογισμό σας στο ξενοδοχείο. Σιγουρευτείτε ότι το ξενοδοχείο έχει έναν κατάλογο αυτών των ανθρώπων, και αρνηθείτε να πληρώσετε για τις δαπάνες που υπογράφονται από το αναρμόδιο προσωπικό.
4. Αναθεωρήστε τους απολογισμούς καθημερινά. Για να αποφύγετε οποιεσδήποτε σημαντικές εκπλήξεις ή αποτυχίες καρδιών όταν βλέπετε τον τελικό λογαριασμό, αναθεωρήστε τους απολογισμούς σας με τη δυνατότητα σε καθημερινή βάση. Είναι ευκολότερο στα λάθη σημείων ή κάνει τις απαραίτητες αλλαγές εάν οι δαπάνες κλιμακώνουν σε ορισμένες περιοχές.
5. Σχέδιο κατά τη διάρκεια των χρόνων χαμηλός-χρήσης. Εάν έχετε την ευελιξία, θεωρήστε τις συνεδριάσεις σας κατά τη διάρκεια των χαμηλών εποχών ή των ημερών της εβδομάδας όταν η δυνατότητα είναι λιγότερο πολυάσχολη. Κρατώντας κοντά στις διακοπές όπως Πάσχα, η αναμνηστική ημέρα, και η ημέρα εργασίας σίγουρα να είναι σε συμφέροντά σας.
6. Ζητήστε τα καλύτερα ποσοστά. Κάνετε την έρευνά σας. Ελέγξτε έξω τα ποσοστά ραφιών, εταιρικά ποσοστά, εκπτώσεις Αντιαεροπορικού Πυροβολικού και τα λοιπά, και τα συγκρίνετε με τα ποσοστά ομάδας που προσφέρεστε. Καλέστε το ατελές γραφείο επιφύλαξης για τις πληροφορίες.
7. Επιβεβαιώστε και επανεγκρίνετε τις ημερομηνίες και τις λεπτομέρειες γεγονότος σας. Η παράβλεψη μιας λεπτομέρειας μπορεί να κοστίσει εσείς μεγάλα bucks.
8. Ζητήστε μια έκπτωση για τις επιτόπιες πληρωμές. Όταν η δυνατότητα δεν ειναι απαραίτητο να περιμένει την πληρωμή επειδή κανονίζετε να πληρώσετε αμέσως μετά από το γεγονός ή δεδομένου ότι η συνεδρίαση τελειώνει, μπορούν καλά να είναι ανοικτοί σε μια έκπτωση για τη γρήγορη πληρωμή.
9. Να είστε συντηρητικός με τους φραγμούς δωματίων. Με όλο και περισσότερους φιλοξενουμένους που χρησιμοποιούν τις απορριμμένες περιοχές ξενοδοχείων για τις κρατήσεις δωματίων, η τριβή στα αχρησιμοποίητα δωμάτια μπορεί να πάρει πολύ ακριβή.
10. Διαπραγματευτείτε comp τα δωμάτια. Ως τμήμα των συζητήσεών σας με τη διαχείριση ξενοδοχείων, διαπραγματευτείτε comp ή απορριμμένα δωμάτια για τους ομιλητές, το προσωπικό και ή τις βελτιώσεις για VIPs.
11, Καταλάβετε την πρόταση ακύρωσής σας. Μην υπογράψτε τίποτα που δεν είστε απολύτως ευχαριστημένοι από. Να είστε σίγουρος ότι η πρόταση ακύρωσής σας είναι αμοιβαία, έτσι ώστε αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη παίρνουν την επιλογή να υποστηρίξουν από τη σύμβαση πριν από μια καθορισμένη ημερομηνία, σε περίπτωση οποιωνδήποτε αλλαγών στην αρχική συμφωνία.
12. Διαπραγματευτείτε τις καθορισμένες τιμές. Για να βοηθήσει με τη σύνταξη προϋπολογισμού σας, κανονίστε να καταβάλετε ένα διευκρινισμένο ποσό στα τρόφιμα και τα ποτά κατά τη διάρκεια του ολόκληρου γεγονότος σας, παρά ένα ποσοστό ανά άτομο, ανά λειτουργία.
13. Συμβουλευθείτε έναν φορολογικό πληρεξούσιο. Ερευνήστε τους φορολογικούς νόμους για την επιχειρησιακή θέση σας και τη θέση γεγονότος. Μπορείτε να είστε επιλέξιμοι για τα φορολογικά σπασίματα που δεν υποστηρίζετε.
14. Κρατήστε την οργάνωση δωματίων απλή. Οπουδήποτε είναι δυνατόν ύφος θεάτρων χρήσης (όπου μόνο οι καρέκλες χρησιμοποιούνται) δεδομένου ότι είναι λιγότερο εργασία-εντατικό από το τάξη-ύφος (που περιλαμβάνει και τον πίνακα και τις καρέκλες), χαμηλώνοντας κατά συνέπεια τις δαπάνες οργάνωσης. Επίσης, προγραμματίστε να κρατήσετε τις οργανώσεις το ίδιο πράγμα από καθημερινό.
15. Ελέγξτε σε άλλες ομάδες. Ανακαλύψτε για τις ομάδες που πραγματοποιούν τη συνεδρίασή τους πριν από και μετά από δικούς σας και συζητήστε τις ανάγκες οργάνωσης. Μπορείτε να διαπιστώσετε ότι μπορείτε να σώσετε στην οργάνωση και teardown εάν όλοι έχετε τις ίδιες ή πολύ παρόμοιες απαιτήσεις.
16. Ερευνήστε τις ευκαιρίες εγγυοδοσίας. Βρείτε τους χορηγούς για να καλύψετε όσο το δυνατόν περισσότερα από τις δαπάνες προγράμματός σας, ειδικά τις αμοιβές ομιλητών, τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό, και τις ειδικές λειτουργίες γεύματος.
17. Ερευνήστε τις επιχορηγήσεις. Αν και να είναι μια χρονοβόρα άσκηση, να εξετάσετε συγκεκριμένο ομοσπονδιακό, το κράτος, τις τοπικές ή εταιρικές επιχορηγήσεις που να είναι διαθέσιμοι για την πραγματοποίηση της συνεδρίασής σας.
18. Εμπειρογνώμονες βιομηχανίας χρήσης. Για να σώσει στις δαπάνες ομιλητών, θεωρήστε τους εμπειρογνώμονες βιομηχανίας οι των οποίων επιχειρήσεις πληρώνουν συχνά τις δαπάνες. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τους τοπικούς ομιλητές όπου απαιτείται να σώσει στα έξοδα ταξιδιού. Εντούτοις, ελέγξτε πώς αγαθό που είναι πρίν μισθώνουν τους. Μπορείτε να καταλήξετε με έναν αποτυχημένο!
19. Αποφύγετε τον περιττό εξοπλισμό ενοικίασης. Ο ομιλητής διπλού ελέγχου πρέπει για τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό να αποφύγει τα περιττά στοιχεία.
20 Κρατήστε το σύστημα σηματοδότησης απλό και επαναχρησιμοποιήσιμο. Θεωρήστε σε μια μηχανή τοποθέτησης σε στρώματα για να γίνουν τα σημάδια σας.
21. Συζητήστε τις οικονομικές οπτικοακουστικές οργανώσεις. Περιορίστε τον αριθμό μικροφώνων που απαιτούνται. Ελέγξτε εάν το ξενοδοχείο παρέχει ένα φιλοφρονητικό μικρόφωνο σε κάθε αίθουσα συνεδριάσεων. Περιζώστε έναν πίνακα κοκτέιλ αντί της ενοικίασης των ειδικών κάρρων για τον εξοπλισμό A/V.
22. Χρησιμοποιήστε τους εξωτερικούς προμηθευτές. Κοιτάξτε έξω από το ξενοδοχείο για τους πιθανούς οπτικοακουστικούς προμηθευτές οι των οποίων τιμές μπορούν να είναι ανταγωνιστικότερες από εκείνος ο εσωτερικές. Εντούτοις, το ξενοδοχείο μπορεί να ταιριάξει με τις τιμές άλλου προμηθευτή εάν ρωτιούνται.
23. Εκτός από στη μεταφορά. Σαϊ'τες αερολιμένων χρήσης αντί των taxis. Εάν έχετε μια αρκετά μεγάλη ομάδα που παρευρίσκεται στο γεγονός σας, διαπραγματευτείτε τις ειδικές εκπτώσεις με την επιχείρηση λεωφορείων οχημάτων πυκνών δρομολογίων. Εναλλακτικά, έλεγχος εάν η τοπική taxicab επιχείρηση μπορεί να παρέχει τα δελτία έκπτωσης.
24. Τακτοποιήστε για ένα δωμάτιο. Για τη μικρότερη επιτροπή οι συνεδριάσεις που μπορούν να πραγματοποιηθούν κατά τη διάρκεια μιας μεγαλύτερης διάσκεψης τακτοποιούν για ένα γεύμα μπουφέδων που κρατιέται στο ίδιο δωμάτιο με τη συνεδρίαση που σώζει να πρέπει να νοικιάσει ένα χωριστό δωμάτιο.
25. Διαπραγματευτείτε τα τρόφιμα. Διαπραγματευτείτε την πληρωμή για τα τρόφιμα βασισμένα στην κατανάλωση. Μπορείτε έπειτα να επιστρέψετε τα τρόφιμα χωρίς να πρέπει να πληρώσετε για το.
26. Ελαχιστοποιήστε τις μερίδες. Χωρίστε μίνι- danishes, muffins και doughnuts, ή κόψτε μεγαλύτερα servings στο μισό. Πολλοί άνθρωποι (ειδικά γυναίκες και dieters) μόνο θέλουν το μισό για να αρχίσουν με. Εναλλακτικά, εξυπηρετήστε ένα ηπειρωτικό πρόγευμα αντί ενός πλήρους μπουφέ προγευμάτων.
27. Επιλέξτε λιγότερες επιλογές. Όταν τα hors d'oeuvres, πηγαίνετε για λιγότερες επιλογές σε μεγαλύτερες ποσότητες παρά μια μεγάλη επιλογή σε μικρότερες ποσότητες. Και, θυμηθείτε να αποφύγετε τις γαρίδες. Οι άνθρωποι το εισπνέουν. Εκεί ποτέ αρκετό!!!
28. Ελέγξτε για το νεκρό απόθεμα. Ελέγξτε εάν το ξενοδοχείο έχει το νεκρό κρασί αποθεμάτων διαθέσιμο (όπως το κρασί που μέσα όχι άλλο στον κατάλογο κρασιού). Μπορείτε να είστε σε θέση να διαπραγματευτείτε μια μεγάλη αξία κάποιου πραγματικά κρασιού καλής ποιότητας.
29. Ανοιγμένα κατάστημα μπουκάλια. Ανακαλύψτε εάν το ξενοδοχείο μπορεί να αποθηκεύσει τα ανοιγμένα μπουκάλια του ποτού από μια υποδοχή και μας αυτοί μια άλλη υποδοχή κατά τη διάρκεια της ίδιας διάσκεψης.
30. Ανοικτά μπουκάλια όπως απαιτείται. Σαν καπετάνιο συμποσίου στα ανοικτά μπουκάλια κρασιού μόνο όπως απαιτείται. Πληρώνετε για κάθε μπουκάλι που όντας.
Ακρη επιδομάτων: Αποφύγετε τα αλμυρά τρόφιμα κατά τη διάρκεια των υποδοχών δεδομένου ότι ενθαρρύνει τους ανθρώπους για να πιει περισσότερων.
Περίπου ο συντάκτης
Γραπτός από τη Susan A. Friedmann, CSP, το Tradeshow λεωφορείο, λίμνη ήρεμη, Νέα Υόρκη, συντάκτης: "Προγραμματισμός συνεδρίασης & γεγονότος για τα ομοιώματα," συνεργαμένος με τις επιχειρήσεις για να βελτιώσει την επιτυχία τους συνεδρίασης και γεγονότος μέσω της προγύμνασης, της διαβούλευσης και της κατάρτισης. Πηγαίνετε σε http://www.thetradeshowcoach.com να υπογράψετε επάνω για ένα ελεύθερο αντίγραφο των ακρών ExhibitSmart της εβδομάδας.
info@thetradeshowcoach.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Home Made Power Plant» Singorama
» Criminal Check
» Home Made Energy
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
