Η τέχνη wastebasketry
Είναι τα ντουλάπια αρχειοθέτησής σας που γεμίζονται τόσο πλήρης που είναι δύσκολο να ανακτηθούν και να αρχειοθετηθούν τα έγγραφα; Εάν είστε όπως 80% των ανθρώπων στα ακροατήρια στα οποία μιλώ, η απάντησή σας είναι «ναι.» «Είναι εκεί πράγματα στο ντουλάπι αρχειοθέτησής σας που θα μπορούσατε πιθανώς να ρίξετε έξω;» Οι περισσότεροι άλλη μια φορά απαντούν «ναι.» Έτσι ποιο είναι το πρόβλημα;
Βεβαίως ένα σημαντικό εμπόδιο είναι χρόνος. Μερικοί μπορούν να πουν ότι να καθαρίσει έξω το ντουλάπι αρχειοθέτησης δεν θα σας κάνει τα χρήματα. Η απάντησή μου είναι «πραγματικά;» Η έρευνα παρουσιάζει ότι το μέσο πρόσωπο περνά 150 ώρες κάθε έτος ψάχνοντας τις τοποθετημένες σε λάθος μέρος πληροφορίες. Τι θα συνέβαινε στο κατώτατο σημείο σας να ευθυγραμμίσει εάν προσθέσατε εκείνο τον χρόνο να πάρετε τους νέους πελάτες ή την πώληση των νέων προϊόντων ή τις υπηρεσίες στους παλαιούς πελάτες;
Συχνά οι άνθρωποι λένε ότι σε με «δεν αποτυγχάνουν ποτέ. Κάθε φορά που ρίχνω έξω κάτι, το χρειάζομαι η επόμενη ημέρα.» Σε ποιο Ι η απάντηση, «μπορεί εσείς να μου δώσει ένα παράδειγμα;» Συνήθως παίρνω τη σιωπή. Καθορίστε εάν θέλετε να κρατήσετε κάθε κομμάτι χαρτί καθόλου με την αναρώτηση αυτών «τέχνη Wastebasketry;» ερωτήσεις:
1. Αυτό απαιτεί οποιαδήποτε δράση από τη μεριά μου; Ακριβώς επειδή λαμβάνετε πληροφορία-ακόμα και εάν είναι από τον κύριος-doesn't-κύριο μέσο όρο σας πρέπει να το κρατήσετε! Εάν δεν απαιτεί τη δράση, το αρχειοθετήστε ή το πετάξτε αμέσως! Εάν είναι ακριβώς ένα FYI, διαβάστε το και την εκτίναξη.
2. Αυτό υπάρχει αλλού; Είναι στη βιβλιοθήκη; Ξέρετε έναν εμπειρογνώμονα στο θέμα που θα ήταν σίγουρο να έχει τις πληρέστερες πληροφορίες εάν το χρειαστήκατε πραγματικά; Ο αρχικός αρχειοθετείται αλλού; Είναι απαραίτητη συντήρηση ένα αντίγραφο σε χαρτί εάν υπάρχει ήδη στον υπολογιστή;
3. Είναι αυτές οι πληροφορίες αρκετά πρόσφατες να είναι χρήσιμες; Σήμερα, οι πληροφορίες γίνονται ξεπερασμένες πολύ γρήγορα. Θα θέλατε έναν πελάτη για να αποφασίσετε εαν πρέπει να επιλεχτούν οι υπηρεσίες σας που εδρεύουν σε ένα τρεις-έτος-παλαιό φυλλάδιο; Οι πληροφορίες σε ένα μήνας-παλαιό άρθρο περιοδικών 6 για το λογισμικό υπολογιστών έχουν εκτοπιστεί αναμφισβήτητα, όπως έχει μια μεταφορτωμένη αναθεώρηση προϊόντων από ένα υπηρεσία online. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι πιό αρμόζον να παρακολουθήσει της πηγής των πληροφοριών, έτσι μπορείτε να πάρετε την πιό πρόσφατη έκδοση, παρά την κράτηση οι ίδιες των πληροφοριών.
4. Μπορώ να προσδιορίσω τις συγκεκριμένες περιστάσεις όταν θα χρησιμοποιούσα αυτές τις πληροφορίες; Συνήθως, «ακριβώς σε περίπτωση» δεν είναι αρκετά καλός! Αρχειοθετεί τα επονομαζόμενα «διάφορα» είναι σημαντικός λίγη, επειδή δεν υπάρχει τίποτα για να σας προκαλέσει για να κοιτάξει εκεί. Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε πώς θα χρησιμοποιούσατε τις πληροφορίες; τουλάχιστον αρκετά καλά ότι μπορείτε να τον αρχειοθετήσετε για τη μελλοντική αναφορά, είναι απίθανο ότι θα θυμόσαστε ότι τον έχετε, να είναι σε θέση πόσο μάλλον να τον βρείτε αργότερα.
5. Υπάρχει οποιεσδήποτε φόρος ή νομικές επιπτώσεις; Εδώ είναι όπου «ακριβώς σε περίπτωση» λειτουργεί. Δυστυχώς, πρέπει συχνά για να αναστήσουμε το έγγραφο που πολύς μάλλον θα είχαμε ξεχάσει. Μερικές φορές, η κατοχή των ξεπερασμένων πληροφοριών στα αρχεία σας μπορεί να δημιουργήσει τα περιττά προβλήματα. Ένας πελάτης του ορυχείου μηνύθηκε. Όταν τα αρχεία της επιχείρησης κλητεύθηκαν, ο διωκτικός πληρεξούσιος βρήκε την ανυπόγραφη πρόταση συμβάσεων του πελάτη μου, και την χρησιμοποίησε για να αποδείξει την αδικαιολόγητη πρόθεση. Ο πελάτης μου έχασε το κοστούμι και έπρεπε να πληρώσει $147.000. Είχε τα αρχεία ήταν καθαρισμένου κατάλληλα Δεν πιστεύω που θα είχα συμβεί.
Εάν απαντάτε «στο κανένα» σε όλες τις ανωτέρω ερωτήσεις, αλλά δεν είναι ακόμα άνετος ρίχνοντας κάτι μακριά, υποβάλλει μια τελευταία ερώτηση: 6. Ποιο είναι το χειρότερο πιθανό πράγμα που θα μπορούσε να συμβεί εάν δεν είχα αυτές τις πληροφορίες;
Εάν μπορείτε ζωντανός με την απάντησή σας, να το πετάξετε; και ζωντανός ευτυχώς πάντα κατόπιν. Για χρόνια έχω ενορχηστρώσει τις «ημέρες αρχείων καθαρός-έξω» με τις επιχειρήσεις. Χρησιμοποίησα για να ζήσω στο φόβο ότι κάποιος θα ερχόταν πίσω σε με κατόπιν με μια ιστορία φρίκης κάτι που ρίξαμε έξω, και χρειάστηκαν αργότερα. Σε 20 έτη, δεν ποτέ!
Πρόσφατα μια γυναίκα μου είπε ότι μια από τις μεγάλες απογοητεύσεις στη διαφημιστική επιχείρησή της ήταν χρόνος εξόδων προσωπικού ψάχνοντας τα υλικά από των ετών προγραμμάτων πελατών προγενέστερων. Πρότεινα ένα σχέδιο. Γιατί να μην καθιερώσει μια πολιτική επιχείρησης ότι «κρατάμε τα υλικά πελατών για τρία έτη.» Στο τέλος κάθε έτους, στέλνετε μια επιστολή στον πελάτη που λέει «έχουμε τα ακόλουθα υλικά από το πρόγραμμα κάναμε από κοινού. Η πολιτική μας είναι να κρατήσουμε τα υλικά πελατών για τρία έτη. Εάν δεν λαμβάνουμε νέα από σας σε 60 ημέρες, τα υλικά θα καταστραφούν.» Ποιο είναι το χειρότερο πιθανό πράγμα που θα μπορούσε να συμβεί; Τέσσερις δυνατότητες από μπορώ να σκεφτώ. (1) δεν θα σπαταλήσετε τον πολύτιμο χρόνο ψάχνοντας κάτι που δεν επαναφέρει τίποτα στην επιχείρηση, (2) η πολιτική σας καθιστάτε σας το βλέμμα πολύ επαγγελματικό, ή (3) η επιστολή σας υπενθυμίζει στον πελάτη τη διαθεσιμότητά σας, και παίρνετε μια νέα σύμβαση! Το cWho λέει ότι η χρησιμοποίηση wastebasket σας δεν κάνει τα χρήματα; Και (4), κάποιος κάπου πιθανώς το έχει οπωσδήποτε; παρά τις καλύτερες προσπάθειές μας!
Το ÃÆ'â⠂¬Å ¡ Âà ‚© Barbara Hemphill είναι ο συντάκτης Kiplinger που εξημερώνει την τίγρη εγγράφου στην εργασία και που εξημερώνει την τίγρη εγγράφου στο σπίτι και τον ομο-συντάκτη της αγάπης αυτό ή το χάνει: Διαβίωση σωρός-ελεύθερη για πάντα. Η αποστολή του ιδρύματος παραγωγικότητας Hemphill είναι να βοηθήσει τα άτομα και τις οργανώσεις να δημιουργήσουν και να στηρίξουν ένα παραγωγικό περιβάλλον έτσι μπορούν να ολοκληρώσουν την εργασία τους και να απολαύσουν τις ζωές τους. Κάνουμε αυτό με την οργάνωση του διαστήματος, των πληροφοριών, και του χρόνου. Μπορούμε να επιτευχθούμε σε 800-427-0237 ή στο www.ProductiveEnvironment.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Home Made Power Plant» Singorama
» Criminal Check
» Home Made Energy
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
