3 Απλές οδηγίες αρχειοθέτησης
Ένας από τους πιό βασικούς τρόπους να βρεθούν τα έγγραφα όταν τα χρειάζεστε είναι να ανακτηθούν από ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης. Ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης θα επιτρέψει σε σας για να βρεί τι ψάχνετε σε 10 δευτερόλεπτα ή λιγότεροι.
Εδώ είναι 3 απλές οδηγίες αρχειοθέτησης που μπορούν να βοηθήσουν:
ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ.
Ένα σύστημα αρχειοθέτησης είναι μόνο αποτελεσματικό, εάν μπορείτε να βρείτε όλα που χρειάζεστε, όταν τα χρειάζεστε -- χωρίς μια προσπάθεια. Και όλα τα καλά συστήματα αρχειοθέτησης έχουν τις διαφορετικές κατηγορίες εγγράφων. Τα έγγραφά σας είτε πρόκειται να εμπέσουν σε μια ΚΥΡΙΑ κατηγορία, είτε μια υποκατηγορία.
Παραδείγματος χάριν, μια κύρια κατηγορία να είναι ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ. Μερικές υποκατηγορίες μέσα σε οικονομικό, μπορούν να είναι:
Απολογισμός αποταμίευσης
Απολογισμός ελέγχου
Απολογισμός αγοράς χρημάτων
Στο ντουλάπι αρχειοθέτησής σας, οι κύριες κατηγορίες σας πρέπει πάντα τους φακέλλους αρχείων με μια επονομαζόμενη ετικέττα. Οι υποκατηγορίες σας πρέπει να ονομαστούν τους φακέλλους αρχείων της Μανίλα μέσα στον κατάλληλο κύριο κρεμώντας φάκελλο κατηγορίας.
ΒΑΣΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ.
Ως επί το πλείστον, οι άνθρωποι επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν το ένα, ή έναν συνδυασμό, αυτά τα βασικά συστήματα αρχειοθέτησης:
Αλφαβητικός (Α, β, γ, δ, κ.λπ....)
Αριθμητικός (1 ..2 ..3 ..4, κ.λπ....)
Χρονολογικός (FEB του Ιαν., χαλά, κ.λπ... απριλίου.)
Ένας που χρησιμοποιείτε, εξαρτάται από αυτό που το χρησιμοποιείτε για. Παραδείγματος χάριν, εάν πρέπει να κρατήσετε τα αρχεία για τους όλους πελάτες σας (ή τους συνεταίρους, τους φίλους, κ.λπ.), αλφαβητικός από το τελευταίο όνομα συνήθως θα εργαστεί καλύτερα.
Για τους διαδοχικά αριθμούς ή τα προγράμματα περίπτωσης που είναι αριθμημένοι, ένα αριθμητικό σύστημα θα λειτουργούσε πιθανώς καλύτερα.
Εάν είναι απαραίτητο για σας να βρείς τα πράγματα κατά την ημερομηνία, κατόπιν χρονολογικός μπορεί να είναι η επιλογή σας.
Μερικοί άνθρωποι παίρνουν πραγματικά δημιουργικοί και χρησιμοποιούν έναν συνδυασμό αυτών των συστημάτων. Παραδείγματος χάριν, μπορείτε να θελήσετε τις κύριες κατηγορίες σας για να είστε χρονολογικές, αλλά τις υποκατηγορίες να είστε μέσα αλφαβητικοί.
ΜΑΡΚΑΡΙΣΜΑ.
Εάν ένα αρχείο δεν ονομάζεται κατάλληλα, δεν πρόκειται να είναι γρήγορο και εύκολο να βρεί:
Πάντα γράψτε το θέμα σας στην ετικέττα του φακέλλου αρχείων, κοντά στην κορυφή της ετικέττας, έτσι μπορείτε εύκολα να το δείτε όταν κοιτάζετε μέσω των αρχείων σας.
Χρησιμοποιήστε ένα μέσο σημείο, μαύρος δείκτης για να ονομάσετε τα αρχεία σας. Τυπωμένη ύλη μην χρησιμοποιήστε το χειρόγραφο.
Χρήση ως όσο το δυνατόν λιγότερες λέξεις στην ετικέττα.
Περίπου ο συντάκτης
Η Μαρία Gracia, ιδιοκτήτησ www.getorganizednow.com και συντάκτης του βιβλίου, "τελικά οργανωμένος, τελικά ελεύθερου" μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε το σπίτι σας, το γραφείο σας και τη ζωή σας.
Πάρτε οργανωμένος τώρα! ΕΛΕΥΘΕΡΑ ιδέα- Pak και e-zine που γεμίζουν με τις άκρες, τις ιδέες, τα άρθρα και περισσότερους να ενισχυθούν να οργανώσετε το σπίτι σας, το γραφείο σας και τη ζωή σας Get που οργανώνεται τώρα! Ιστοχώρος!
getorgnow@wi.rr.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Rocket Spanish!» The Woman Men Adore...
» 500 Lovemaking Tips & Secrets
» All Types Of Wedding Speeches
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
