Να σκάψει έξω του σωρού εγγράφου - μέρος 2
Προηγουμένως σημειώσαμε ότι τα έγγραφα πρέπει να ταξινομηθούν προτού να μπορέσουν να αρχειοθετηθούν κατάλληλα. Συνεχιμένος από το τελευταίο άρθρο μας, το είδος σας σας έχει αφήσει με δύο σωρούς - "να αρχειοθετήσουν" και "να ρίξουν μακριά/ανακυκλώνουν." Έχετε πετάξει τα απορρίματα/την ανακύκλωση, τόσο τώρα έχετε έναν σωρό των εγγράφων στο αρχείο. Τελειώστε το είδος, και δημιουργήστε ένα βασικό σύστημα αρχειοθέτησης. Λάβετε υπόψη τρία τα πράγματα:
Ένα σύστημα αρχειοθέτησης έχει έναν κύριο σκοπό: για να επιτρέψει σε σας για να βρεί & να ανακτήσει τις πληροφορίες σας γρήγορα και ακριβώς. Τα αρχεία σας είναι πολύ όπως μια βιβλιοθήκη. Όταν πηγαίνετε σε μια βιβλιοθήκη, θέλετε να είστε σε θέση να πάτε δεξιά στο ράφι και να βρείτε το βιβλίο που θέλετε. Φανταστείτε εάν η βιβλιοθήκη δεν είχε κανένα σύστημα αρχειοθέτησης, και βάλτε τα βιβλία στα ράφια τυχαία. Πόσο καιρό πολύ σκέφτεστε ότι θα σας έπαιρνε για να πάρει ματαιωμένο και να σταματήσει την αναζήτηση; Η εικασία μου είναι ότι you'd πιθανώς δεν επιστρέφει ποτέ στη βιβλιοθήκη.
Τα αρχεία σας είναι η βιβλιοθήκη της ζωής σας. Δεν μπορείτε να χρειαστείτε τη γραφική εργασία σας συχνά, αλλά όταν την χρειάζεστε, θέλετε να είστε σε θέση να την βρείτε γρήγορα. Είναι για την προβλεψιμότητα. Οι εκπλήξεις είναι μεγάλες στα γενέθλια. Με τη γραφική εργασία, θέλετε την προβλεψιμότητα και την ταχύτητα. Και η εύρεση των εγγράφων γρήγορων σημαίνει τους στη σωστή θέση.
Για να δημιουργήσει το σύστημα αρχειοθέτησής σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
1. Ευρύ είδος - ταξινομήστε τα έγγραφά σας στις ευρείες κατηγορίες, όπως "η ασφάλεια," "χρησιμότητες," "επενδύσεις," "χόμπι" και "ταξίδι" (οι κατηγορίες σας θα εξαρτηθούν από τον τύπο εγγράφων που πρέπει να αρχειοθετήσετε.) Πάρτε μια δέσμη των τσαντών υπεραγορών, και ονομάστε κάθε μιας χρησιμοποιώντας τις κατηγορίες σας. Αρπάξτε μια χούφτα των εγγράφων από το σωρό, και ρίξτε κάθε έγγραφο στην κατάλληλη τσάντα. Πάλι, μην ψάξτε τις ημερομηνίες, τα ποσά ή άλλες λεπτομέρειες; χωρίζετε τα πράγματα στις μεγάλες κατηγορίες, όπως οι πιστωτικές κάρτες, οι τραπεζικές εργασίες, οι φόροι, κ.λπ.... Καθώς περνάτε από τα έγγραφα, αφαιρέστε οποιοδήποτε στοιχείο που περιλαμβάνει μια δράση, και να την θέσει κατά μέρος, σε μια χωριστή τσάντα επονομαζόμενη "τη δράση." Τα έγγραφα δράσης είναι εύκολο να διαλεχτούν. Σας απαιτούν για να κάνουν κάτι κατά μια ορισμένη ημερομηνία, και περιλαμβάνουν τους λογαριασμούς, τα εισιτήρια στάθμευσης, RSVPs, και τις μορφές, τις εφαρμογές, κ.λπ. που έχουν μια προθεσμία. Όταν είστε γίνοντη ταξινόμηση, θα έχετε μια τσάντα της τραπεζικής ουσίας, μια τσάντα της αυτόματης ουσίας, μια τσάντα της ουσίας πιστωτικών καρτών, κ.λπ. λαμβάνουν υπόψη που οι κατηγορίες θα ποικίλουν από το πρόσωπο στο πρόσωπο.
2. Συγκεκριμένο είδος - έπειτα, ταξινομήστε το περιεχόμενο κάθε τσάντας στις πιό συγκεκριμένες κατηγορίες. Παραδείγματος χάριν, "οι χρησιμότητεσ" να ταξινομηθούν "στο ύδωρ," "Αέριο," "ηλεκτρικόσ" και "το καλώδιο. "Η κατάθεση" θα μπορούσε να χωριστεί από τον απολογισμό #, ή από "την αποταμίευση," "έλεγχοσ" και "δάνειο αυτοκινήτων." (Μην ενοχλήστε με το σωρό του "Ακτον". Θα φτάσουμε σε αυτόν σύντομα.) Πάλι, οι ιδιαίτεροι τίτλοι σας θα εξαρτηθούν από τους τύπους εγγράφων που έχετε. Αλλά ο προι4στάμενος είναι ο ίδιος. Κάθε ένας από αυτούς τους υποδιαιρεμένους σωρούς θα πάρει τελικά το φάκελλο αρχείων του.
3. Αρχείο - τώρα που το είδος είναι πλήρες, είναι χρόνος να οργανωθεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης. Τον κρατήστε απλό. Θ*Ψηλλ, οι δηλώσεις, και τα παρόμοια αρχεία θα αρχειοθετηθούν χρονολογικά, με τον πιό πρόσφατο λογαριασμό στο μέτωπο. Παραδείγματος χάριν, πάρτε τις δηλώσεις θεωρήσεών σας και τις τακτοποιήστε κατά την ημερομηνία δήλωσης, από παλαιότερο σε πιό τρέχοντα. Πάρτε έναν κενό φάκελλο, τον ονομάστε τη θεώρηση, και βάλτε τις δηλώσεις μέσα. Κάνετε το ίδιο πράγμα για κάθε χρησιμότητα, τραπεζικός λογαριασμός, και άλλος σωρός από το βήμα 2. σημαντικές αγορές κάθε μια θα πάρει ένα χωριστό αρχείο. Έτσι, εάν αγοράζετε ένα νέο πλυντήριο ρούχων, δημιουργήστε ένα αρχείο πλυντηρίων ρούχων. Βάλτε την παραλαβή σας, την εξουσιοδότηση, το εγχειρίδιο, και άλλες πληροφορίες σχετικές με εκείνο το πλυντήριο ρούχων μέσα. Εάν η συσκευή απαιτεί τις επισκευές, βάλτε εκείνες τις αποδείξεις στο φάκελλο επίσης. Τα μη-χρονολογημένα στοιχεία, όπως τα εγχειρίδια οδηγίας και τα άρθρα θα πάνε επίσης στα κατάλληλα επονομαζόμενα αρχεία.
4. Αρχεία δράσης - θυμηθείτε τα έγγραφα από το βήμα 1, τα οποία απαιτούν τη δράση σας; Τους ταξινομήστε σε δύο σωρούς, και ορίστε κάθε σωρό στο αρχείο του. Η πρώτη ομάδα θα περιλάβει τα στοιχεία, όπως οι λογαριασμοί που πρέπει να αντιμετωπιστούν αυτή η εβδομάδα. Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να καλέσουν αυτό "αρχείο tickler". Προτείνω ότι γράφοντας κάθε στόχο- απαριθμεί, καθώς βάζετε τη γραφική εργασία στο αρχείο. Βάλτε όλα τα στοιχεία που πρέπει να αντιμετωπιστούν μέσα σε έναν μήνα, αλλά όχι απαραιτήτως αυτήν την εβδομάδα στο δεύτερο σωρό. Βάλτε αυτά τα στοιχεία σε ένα αρχείο επονομαζόμενο '30 τη δράση ημέρας ". Η ιδέα είναι να αναθεωρηθεί το αρχείο 30-ημέρας σας τακτικά, και τα στοιχεία μεταφοράς στο αρχείο tickler, καθώς φθάνετε στη μίας εβδομάδας ημερομηνία προθεσμίας.
Θ*Μαρθ Rifkin είναι επαγγελματικός διοργανωτής, και ιδιοκτήτης των επαγγελματικών διοργανωτών ΟΑΣΕΩΝ, το οποίο παρέχει το σπίτι και το γραφείο οργανώνοντας τις λύσεις στους πελάτες στο μεγαλύτερο Σιάτλ. Για περισσότερες πληροφορίες παρακαλώ ελάτε σε επαφή με το συντάκτη σε info@oasisorganizers.com, ή ελέγξτε τον ιστοχώρο του, http://www.oasisorganizers.com.
Επαγγελματικοί©διοργανωτές ΟΑΣΕΩΝ Γ"β 2005
Μάιος ανατυπώνεται με την πλήρη πίστωση συντακτών, βιο, και όλες τις συνδέσεις άθικτες μόνο
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Rocket Spanish!» The Woman Men Adore...
» 500 Lovemaking Tips & Secrets
» All Types Of Wedding Speeches
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
