Οργάνωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Η κράτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας οργανωμένου είναι επιτακτική, ειδικά στις τοποθετήσεις εταιρικών ή μικρών επιχειρήσεων. Όταν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επιχειρησιακούς λόγους, χειρίζεστε ουσιαστικά τα αρχεία πελατών. Λόγω της σημασίας αυτού για ακόμα και το μικρότερο των επιχειρήσεων, εκείνα τα αρχεία πρέπει να μείνουν όσο το δυνατόν λιγότερο. Θα συσσωρεύατε όχι μόνο τα όλα αρχεία πελατών εγγράφου σας σε μια γωνία εσείς; Οι περισσότεροι από μας, τόσο εδώ είναι μερικοί τρόποι να κρατηθούν τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αλληλογραφία) οργανωμένα επίσης.
Εάν το επιχειρησιακό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας inbox είναι αυτήν την περίοδο σωριασμένο με τις εκατοντάδες των παλαιών στοιχείων, θέστε κατά μέρος κάποιο χρόνο να καθαριστεί έξω. Αυτή η πρώτη εκκαθάριση μπορεί να πάρει αρκετές ώρες, έτσι μπορείτε να θελήσετε να εξουσιοδοτήσετε κάποιο χρόνο Σαββατοκύριακου ή βραδιού να την αντιμετωπίσετε.
Μέθοδοι αρχειοθέτησης
Πρίν αρχίζετε την πραγματική αρχειοθέτηση των στοιχείων, θα χρειαστείτε στον καταιγισμό ιδεών την οργανωτική δομή σας. Εάν δεν έχετε ένα στερεό πρόγραμμα διοικητικού λογισμικού επαφών, προτείνω έντονα σε ένα. Η προτίμησή μου είναι GoldMine, και θα εξηγήσω γιατί περαιτέρω επάνω σε αυτό το τμήμα. Για τώρα, πρέπει απλά να αποφασίσετε πώς εργάζεστε, και ποιο σύστημα αρχειοθέτησης θα λειτουργήσει καλύτερα για σας προσωπικά. Εάν χρειάζεστε τη βοήθεια που βρίσκει την αρχειοθέτηση και τις οργανωτικές ιδέες, είναι εδώ μερικοί δημοφιλείς αυτοί:
1. Φάκελλοι ονόματος πελατών; Δημιουργήστε τους φακέλλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ονομάζονται όπως τους πελάτες σας. Όλο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε ή από έναν ιδιαίτερο πελάτη θα αρχειοθετηθεί στο μεμονωμένο φάκελλο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκείνου του πελάτη.
2. Φάκελλοι ονόματος προγράμματος; Εάν εργάζεστε πρώτιστα με τα προγράμματα, μπορείτε να δημιουργήσετε τους φακέλλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με από μπροστά, υπάρχοντα ή μελλοντικά ονόματα προγράμματος. Από εκεί, μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σχετικό με το πρόγραμμα, ανεξάρτητα από ποιο είναι ή από, στον αντίστοιχο φάκελλο προγράμματος.
3. Φάκελλοι μήνα και έτους; Δημιουργήστε τους φακέλλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ονομάζονται για κάθε μήνα και έτος. Κατόπιν αρχειοθετήστε όλο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που στέλνεται ή που παραλαμβάνεται σε εκείνο τον μήνα/έτος στο φάκελλο ταιριάσματος.
4. Τυπώστε τον καθρέφτη εικονιδίου του διαχειρηστή αρχείων; Δημιουργήστε τους φακέλλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καθορίζονται για να ταιριάξουν με το σύστημα εικονιδίου του διαχειρηστή αρχείων τυπωμένων υλών σας. Κατόπιν αρχειοθετήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους φακέλλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σύστημα με τον ίδιο τρόπο ότι αρχειοθετείτε τα έγγραφα τυπωμένων υλών αντιγράφων σε χαρτί σας.
Μόλις αποφασίσετε πώς θέλετε να οργανώσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, ιδρύστε τους φακέλλους και περάστε έπειτα από κάθε στοιχείο στο inbox σας. Αυτό είναι το μέρος που μπορεί να πάρει τις ώρες σιγουρεύεται έτσι ότι έχετε θέσει κατά μέρος αρκετό χρόνο να ολοκληρώσετε πλήρως την εργασία.
Ενώ ταξινομείτε τα μηνύματά σας, μπορείτε να βρείτε διάφορα στοιχεία που δεν έχουν εξεταστεί ακόμα αλλά πρέπει να είναι. Προσπαθήστε να εξετάσετε αυτών πρίν αρχειοθετεί τους, ή κάνετε μια σημείωση για το ημερολόγιό σας ή- απαριθμεί. Εναλλακτικά, εάν το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει την ικανότητα, μπορείτε να τους μαρκαρίσετε για την ολοκλήρωση αργότερα. Γνωρίστε εντούτοις: Εάν αρχειοθετείτε τα μηνύματα μακριά δεν είναι πιθανό να τα εξετάσετε αργότερα εκτός αν σχεδιάζετε κάτι που υπενθυμίζει σε σας. Έτσι, εάν μπορείτε, είναι καλύτερο να εξεταστούν τώρα και να αποκτηθούν από τη μέση.
Εάν το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει τη δυνατότητα να συνδέσει τα μηνύματα με τις επαφές, προτείνω έντονα αυτό το χαρακτηριστικό γνώρισμα. Αυτό είναι ο αρχικός λόγος Ι χρήση το λογισμικό GoldMine. Με GoldMine, μπορώ να κρατήσω μια τρέχοντας ιστορία για κάθε πρόσωπο που έρχομαι σε επαφή με. Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνονται ή λαμβανόμενα μπορούν να αρχειοθετηθούν στο δικαίωμα ιστορίας μαζί με τους διορισμούς, τα τηλεφωνήματα, τα fax, τις σημειώσεις προγράμματος και οποιαδήποτε άλληδήποτε αλληλογραφία που έχω συσσωρεύσει.
Με τη χρησιμοποίηση του διοικητικού το λογισμικού επαφών που αρχειοθετεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σύμφωνα με το πρόσωπο από το οποίο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ή, δεν ειναι απαραίτητο συνεχώς να ψάξετε μέσω των διάφορων φακέλλων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά προσπάθεια να βρεθεί ένα συγκεκριμένο στοιχείο.
Τρέχουσες συνήθειες
Τώρα, μόλις ξοδεψετε τον αρχικό χρόνο που απαιτείται για να οργανώσει το inbox σας, είναι αρκετά εύκολο να κρατηθεί οργανωμένο από εκείνο το σημείο προς τα εμπρός. Μπορεί να καταβάλει λίγη προσπάθεια να πάρει στη συνήθεια στην πρώτα εβδομάδα ή τα δύο, αλλά συνήθως η χαρά τον όλοι που καθαρίζονται έξω βοηθά να σας παρακινήσει στην κράτηση του καθαρισμένου.
Περίπου ο συντάκτης:
(C) 2002, εγκαύματα Kathy.
Αυτό το άρθρο είναι ένα απόσπασμα από την έκθεση Kathy: "Μην βάλτε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σήμερα τι δεν θέλετε Να δείτε στις ειδήσεις τίτλων αύριο" - ένας οδηγός στην αποτελεσματική και επαγγελματική επικοινωνία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το διαβάστε ελεύθερο στο χττπ://ωωω.σασεζπuψληθατηονς.θομ/Ρεπορτς/Εφφεθτηβε-ηλεκτρονικό ταχυδρομείο/
Αυτό το άρθρο είναι παρεχόμενη ευγένεια http://www.SasEzPublications.com- μπορείτε ελεύθερα να ανατυπώσετε αυτό το άρθρο σχετικά με τον ιστοχώρο σας ή στο ενημερωτικό δελτίο σας υπό τον όρο ότι αυτή η ειδοποίηση ευγένειας και το όνομα συντακτών και το URL παραμένουν άθικτες.
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
