Παραγωγικές συνεδριάσεις: πώς να καταστήσει τις συνεδριάσεις σας παραγωγικότερες
Υπάρχει ένα απλό μυστικό στις αποτελεσματικές συνεδριάσεις: θέστε μια ημερήσια διάταξη και ένα ραβδί σε το. Η ημερήσια διάταξη οδηγεί το περιεχόμενο και τις εκβάσεις της συνεδρίασης και, όπου απαιτείται, πρέπει να απεικονίσει τις ανάγκες όλων των συμμετεχόντων έτσι ο καθένας πρέπει να αγοράσει και ένα ενδιαφέρον για τις εκβάσεις. Ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για τον προγραμματισμό και το τρέξιμο των συνεδριάσεων και θα μείνετε καταπληκτικός σε αυτό που μπορείτε να επιτύχετε. Και, ακριβώς σε περίπτωση όχι η καθεμία στην οργάνωσή σας ακολουθεί αυτά τα βήματα στις μεγάλες συνεδριάσεις, έχω περιλάβει μερικές ερωτήσεις κλειδή που πρέπει να υποβάλετε προτού να δεχτείτε οποιαδήποτε πρόσκληση συνεδρίασης; ναι, έχετε μια επιλογή και μπορείτε να πείτε το κανένα εάν ενώνοντας στη συνεδρίαση δεν είστε η αποτελεσματικότερη χρήση του χρόνου σας.
Πριν από τη συνεδρίαση
Κυκλοφορήστε μια ημερήσια διάταξη. Μην σχεδιάστε ποτέ μια συνεδρίαση χωρίς να καταστήσει το σαφές στους συμμετέχοντές σας τι ο σκοπός, το χρονικό πλαίσιο και οι εκβάσεις της συνεδρίασης θα είναι. Στείλετε ένα σχέδιο ημερήσιων διατάξεων σε το καθένα που θα παρευρίσκεται. Εάν κριθεί απαραίτητο, ζητήστε την εισαγωγή τους για να καθαρίσετε, να προσθέσετε ή να διαγράψετε τα σημεία ημερήσιων διατάξεων. Αναθεωρήστε και στείλετε εκ νέου την τελική ημερήσια διάταξη η ημέρα πριν από τη συνεδρίαση σε την καθεμία που προγραμματίζει να παρευρεθεί. Αυτός ο τρόπος ο καθένας έχει την ειδοποίηση του περιεχομένου συνεδρίασης, της ευκαιρίας να τεθούν τα ζητήματα και τα ενδιαφέροντά τους στον πίνακα, και του χρόνου να προετοιμαστεί.
Τηλέφωνο μπροστά. Καλέστε τους συμμετέχοντες συνεδρίασης (ή τη βασική επαφή σας) η ημέρα για να επιβεβαιώσετε πριν το χρόνο, τη θέση, τον αριθμό παρουσίας ανθρώπων (και ονομάτων και τίτλων τους) και τη διαθεσιμότητα συνεδρίασης οποιωνδήποτε πόρων που να χρειαστείτε για την παρουσίασή σας.
Το cWho είναι υπεύθυνο; Ανακαλύψτε ποιων οι ιθύνοντες είναι; αυτό θα σας βοηθήσει για να κατευθύνει την προσοχή σας προς τους παίχτες κλειδί καθώς επίσης και για να πάρει μια αίσθηση για την πρόοδο της συνεδρίασης που εδρεύει στην εισαγωγή και τις απαντήσεις τους.
Κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης
Έναρξη με την ημερήσια διάταξη. Ενώπιον σας ανοικτών το lap-top ή η έναρξή σας στην παρουσίασή σας, παίρνει λεπτά για να ετοιμάσει μια ημερήσια διάταξη που η καθεμία μπορεί να δει. Αυτό είναι πολύ πιό αρμόζον στα δημιουργικά ή ελεύθερης ροής περιβάλλοντα συνεδρίασης σε αντιδιαστολή με τις επίσημες συνεδριάσεις όπου οι της τελευταίας στιγμής προσθήκες στην ημερήσια διάταξη δεν μπορούν να χαιρετιστούν καθόλου.
Χρησιμοποιήστε την προ-συνανμένος ημερήσια διάταξή σας ως βάση και δώστε στους ανθρώπους την ευκαιρία να προτείνει οποιουσδήποτε της τελευταίας στιγμής περιοχές θέματος ή καθαρισμούς. Γράψτε τις απαντήσεις τους σε ένα whiteboard ή ένα κομμάτι χαρτί που δένεται με ταινία σε έναν τοίχο, χρησιμοποιώντας τις διαφορετικά χρωματισμένα μάνδρες ή τα αρχικά για να προσδιορίσει ποια εισαγωγή ανήκει σε ποιο πρόσωπο. Αυτό επιτρέπει σε σας για να προσδιορίσει γρήγορα αυτό που είναι σημαντικό στα διαφορετικά άτομα; και εάν έχετε προσδιορίσει τους ιθύνοντες; τι ενδιαφέρονται ιδιαίτερα για. Μερικοί άνθρωποι μπορούν να εκπλαγούν με την ευκαιρία να συμβάλουν κατά αυτόν τον τρόπο, έτσι επιτρέπουν το χρόνο για τους ανθρώπους να εξετάσουν τις απαντήσεις τους.
Συνεχίστε. Μπορεί να πρέπει να συνεχίσετε, «υπάρχει τίποτ' άλλο;» Εάν ο καθένας λέει όχι, και υποψιάζεστε μπορεί να υπάρξει κάτι που έχει παραμείνει ανείπωτο, ρωτά, «εάν υπήρξε κάτι άλλο, τι αυτό θα ήταν;» Αυτό δίνει σε τον καθέναν την άδεια να σκεφτεί πλευρικά, για «να φανταστεί» άλλα στοιχεία τα οποία να μην έχουν σκεφτεί ακόμα, ή να έχουν θελήσει να προτείνουν.
Κρυφές ατζέντες. Στις περισσότερες συνεδριάσεις υπάρχουν πολλές ημερήσιες διατάξεις; η δηλωμένη ημερήσια διάταξη και οι κρυφές ατζέντες της παρουσίας ατόμων; τι είναι αυτός ότι αυτοί θέλει να πάρει από τη συνεδρίαση για τους; Είναι αρκετά απλό να ανακαλυφθεί; ακριβώς υποβάλτε την ερώτηση; «Τι άλλες ημερήσιες διατάξεις είναι εκεί για αυτήν την συνεδρίαση;» Εναλλακτικά να δηλώσετε, «πάντα φαίνεται να υπάρχει μια άλλη ημερήσια διάταξη με τις περισσότερες συνεδριάσεις που παρευρίσκομαι, είμαι εκεί μια άλλη ημερήσια διάταξη σήμερα;» Είναι σημαντικό να ανακαλυφθεί εάν υπάρχουν άλλες οδηγοί, κριτήρια λήψης αποφάσεων ή ανησυχίες προτού να αρχίσετε τη συνεδρίαση.
Σφαιρικός εναντίον τοπικού. Αναθεωρήστε την ημερήσια διάταξη για να προσδιορίσετε τα σφαιρικά (στρατηγικός) και τοπικά (συγκεκριμένα) στοιχεία. Κάνετε τη σημείωση της οποίας ανήκουν και αντιμετωπίζουν αυτά τα ζητήματα «στους ιδιοκτήτες τους» σε όλη τη συνεδρίαση.
Αυτή η διάταξη-θέτοντας διαδικασία μπορεί να φανεί μακροχρόνια, αλλά είναι τόσο πολύτιμη. Ο καθορισμός των αποτελεσματικών ημερήσιων διατάξεων για τις συνεδριάσεις δείχνει ότι εκτιμείτε το χρόνο των συμμετεχόντων και ότι θέλετε να καλύψετε τις πληροφορίες και το περιεχόμενο που είναι σχετικό με τους. Μόλις τεθεί η ημερήσια διάταξή σας μπορείτε να επιταχύνετε τη συνεδρίαση με την εξέταση κάθε στοιχείου, τη συγκέντρωση της παρουσίασής σας στις πτυχές τις σημαντικότερες στο ακροατήριό σας και την επίδειξη του σεβασμού των ζητημάτων, των ανησυχιών και των συναισθημάτων τους.
Ελέγξτε το χρόνο. Σιγουρευτείτε ότι αρχίζετε πάντα (ανεξάρτητα από εάν ο καθένας έχει φθάσει) και τελειώνετε τις συνεδριάσεις εγκαίρως και στην έναρξη της συνεδρίασης επιβεβαιώστε το χρονικό διάστημα διαθέσιμο με τους συμμετέχοντες, «έχουμε μέχρι 1.00pm μαζί σήμερα;» Αυτό δίνει σε τον καθέναν την ευκαιρία να επιβεβαιώσει τη διαθεσιμότητά τους κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, ή να σας προειδοποιήσει εάν πρέπει να φύγουν νωρίς. Αυτό μπορεί να είναι κρίσιμες πληροφορίες; επιτρέπει ότι δίνετε προτεραιότητα στα σημεία ημερήσιων διατάξεών σας που εξασφαλίζουν ξοδεύετε το χρόνο στα σωστά θέματα, ενώ οι σωστοί άνθρωποι είναι ακόμα στο δωμάτιο. Με πάντα να αρχίσει και να τελειώσει εγκαίρως τους ανθρώπους θα μάθει τι για να αναμένει και να καταβάλλει πρόσθετη προσπάθεια να είναι επίσης εγκαίρως, παρά την παράλειψη κινδύνου στο περιεχόμενο ή την αμηχανία να μπεί μόλις αρχίσει η συνεδρίαση.
Πώς αισθάνεστε; Είναι σημαντικό να αποκτηθεί μια αίσθηση για το πώς οι άνθρωποι αισθάνονται για τη συνεδρίαση; συμπεριλαμβανομένης της επένδυσης χρόνου τους, αναμονή για αυτό που θα συζητηθεί ή τι οι εκβάσεις να είναι καθώς επίσης και οι ανησυχίες τους για τα ζητήματα που έχουν επιπτώσεις σε τους. Μπορείτε να επιτύχετε αυτό απλά με την ερώτηση, «πώς είναι ο καθένας συναίσθημα για τη σημερινή συνεδρίαση; Είναι εκεί οποιεσδήποτε ζητήματα ή ανησυχίες;» Στην επιχείρηση όχι πάντα παίρνουμε το χρόνο να αναγνωρίσουμε τα συναισθήματα που εισάγουν μια συνεδρίαση, αλλά τα συναισθήματα έχουν επιπτώσεις στη λήψη αποφάσεων.
Πάρτε τη σημείωση. Εξασφαλίστε ότι σε κάποιο έχει δοθεί ο στόχος τα πρακτικά, σημειώσεις, ή απλά τα στοιχεία δράσης κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης; και σιγουρευτείτε ότι αυτοί διανέμονται αμέσως, μέσα σε 24 ώρες από τη συνεδρίαση είναι ιδανικός. Εάν η συνεδρίαση είναι αρκετά άτυπη ακόμη και να είναι αρμόζον να φωτοτυπηθούν οι σημειώσεις του μικρός-κτήτορα δεδομένου ότι η συνεδρίαση είναι διάλυση και δίνει ένα αντίγραφο σε το καθένα προτού να φύγουν. Αποφύγετε την πρόσθετη εργασία της δακτυλογράφησης των πρακτικών εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο.
Ερωτήσεις που υποβάλλουν πρίν δέχεται μια συνεδρίαση
Τι κάνουμε; Ποια είναι η ημερήσια διάταξη για τη συνεδρίαση; Αποφύγετε χρόνος-τις συνεδριάσεις με την μη αποδοχή των προσκλήσεων στις συνεδριάσεις που δεν έχουν μια σαφή ημερήσια διάταξη.
Το cWho άλλο έρχεται; Υποβάλτε αυτήν την ερώτηση για να εξασφαλίσετε ότι η συνεδρίαση τίθεται στο σωστό επίπεδο για σας και ότι οι κατάλληλοι άνθρωποι εμπλέκονται.
Τι μπορώ να κάνω; Ανακαλύψτε γιατί προσκαλείστε στη συνεδρίαση. Σιγουρευτείτε ότι υπάρχει ένας καλός λόγος για σας να παρευρεθείτε.
Τι ώρα; Να είστε αυστηρός με το χρόνο σας. Ανακαλύψτε τι ώρα η συνεδρίαση τίθεται ως στόχος να αρχίσει και να τελειώσει. Σιγουρευτείτε ότι είστε εγκαίρως και εάν η συνεδρίαση μοιάσει με να πάει, ενημερώστε τους ανθρώπους ότι θα φεύγετε στο διατιθέμενο χρόνο πέρατος.
Είναι απαραίτητο; Όπου είναι δυνατόν, μόνο για το τμήμα σας της ημερήσιας διάταξης. Μην καθίστε μέσω των περιττών συζητήσεων συνεδρίασης που περιμένουν να φτάσει στο μέρος που σας αφορά.
Τι απαιτείται; Ανακαλύψτε τι πρέπει να προετοιμάσετε εκ των προτέρων. Εάν δεν πρέπει να προετοιμάσετε τίποτα, να είστε βέβαιος ότι είστε σαφείς περίπου γιατί η παρουσία σας είναι απαραίτητη.
Πού είναι; Ζητήστε τις σαφείς οδηγίες συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης, του αριθμού πατωμάτων και του αριθμού αιθουσών συνεδριάσεων για να αποφύγετε το χρόνο ψάχνοντας τον τόπο συναντήσεως συνεδρίασης. Εάν είναι δυνατόν, πάρτε έναν αριθμό τηλεφώνου επαφών που μπορείτε να καλέσετε εάν σας καθυστερούν ή έχοντας το πρόβλημα βρίσκοντας τη θέση.
Μπορούμε τηλεσυνέδριο; Είναι όχι πάντα απαραίτητο να είναι εκεί προσωπικά; θα μπορούσατε να κερδίσετε χρόνο και τηλεσυνέδριο ταξιδιού αντ' αυτού;
Τι είναι επόμενος; Στο τέλος της συνεδρίασης (ή στο τέλος του τμήματος μένετε για) ανακαλύψτε πότε τα πρακτικά και τα σχέδια δράσης θα είναι διαθέσιμα.
Το Neen είναι σφαιρικός εμπειρογνώμονας παραγωγικότητας: με την εξέταση το πώς ξοδεύουν το χρόνο και την ενέργειά τους; και πού στρέφουν την προσοχή τους; Το Neen βοηθά την πύραυλος-δαπάνη ανθρώπων η παραγωγικότητα και η απόδοσή τους. Ένας δυναμικός ομιλητής, ένας συντάκτης και ένας εταιρικός εκπαιδευτής, Neen καταδεικνύουν πώς η ώθηση της παραγωγικότητάς σας μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε τα καταπληκτικά πράγματα. Με τη μοναδική φωνή της, την αίσθηση της διασκέδασης και την ασυνήθιστη κοινή λογική, Neen παραδίδει ένα ισχυρό μάθημα στην παραγωγικότητα. Ανακαλύψτε περισσότερων στο http://neenjames.com/
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
